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Assemblée générale

La section Assemblée générale (AG) permet de préparer tous les documents nécessaires à une AG. Elle ne concerne pas la tenue physique de l’assemblée, mais facilite la gestion administrative et la conformité légale.

1. Objectifs

Cette fonctionnalité permet de :

  • Générer la convocation à partir de près de 70 modèles de résolutions adaptées aux différents points à voter (approbation des comptes, budget, travaux, nomination du conseil syndical, etc.)
  • Créer et imprimer les procurations pour les copropriétaires qui donnent pouvoir à un tiers
  • Préparer le vote par correspondance pour les copropriétaires absents
  • Établir la feuille de présence, avec calcul automatique des tantièmes représentés

💡 Tous les documents sont liés à l’exercice comptable et aux budgets concernés, garantissant cohérence et traçabilité.

2. Création d’une assemblée générale

Pour préparer une AG dans le logiciel :

  1. Accédez à Tableau de bord > Budget général & clôture > Assemblée générale
  2. Cliquez sur Nouvelle assemblée générale
  3. Renseignez les informations suivantes :
    • Type d’AG : ordinaire ou extraordinaire
    • Exercice comptable concerné
    • Date de l’AG (pour mention sur la convocation et documents)
    • Date d’envoi de la convocation
    • Ordre du jour (choix parmi les modèles de résolutions)
  4. Enregistrez pour générer automatiquement les documents liés.

3. Documents générés

  • Convocation : générée à partir des modèles de résolutions et prête à l’envoi par courrier recommandé, électronique ou remise contre récépissé
  • Procurations : formulaires standards pour déléguer son vote à un autre copropriétaire
  • Vote par correspondance : formulaires préparés automatiquement, avec suivi des réponses
  • Feuille de présence : liste des copropriétaires avec les tantièmes, utilisée pour le calcul du quorum

4. Bonnes pratiques

  • Vérifier que tous les copropriétaires figurent dans la base avant génération des documents
  • Choisir le modèle de résolution approprié pour chaque point à voter
  • Préparer à l’avance les procurations et votes par correspondance

⚠️ Cette section se limite à la préparation administrative de l’AG et ne remplace pas les obligations légales concernant la tenue physique ou virtuelle de l’assemblée.