Factures¶

La section Factures permet d’enregistrer, suivre et comptabiliser l’ensemble des dépenses de la copropriété.
Elle constitue le cœur de la comptabilité d’engagement : une facture impacte les charges dès sa saisie, indépendamment de son paiement.

1. Objectifs¶

La gestion des factures permet de :

Enregistrer les dépenses fournisseurs de manière conforme ;
Affecter chaque dépense au bon compte de charges et à la bonne clé de répartition ;
Distinguer les charges récupérables des charges non récupérables ;
Suivre les montants dus, payés et les soldes fournisseurs ;
Alimenter automatiquement les annexes comptables et la régularisation des charges.

2. Liste des factures¶

L’écran principal affiche l’ensemble des factures de la copropriété avec :

filtres par date, libellé, fournisseur, compte, clé de répartition et montant ;
vision immédiate :
- du montant total,
- du montant payé,
- du solde restant dû.

Chaque ligne correspond à une facture comptabilisée.

3. Créer une nouvelle facture¶

3.1 Accès¶

Accédez à Tableau de bord > Factures
Cliquez sur Nouvelle facture

3.2 Informations à renseigner¶

Date¶

Date de comptabilisation de la facture
Elle détermine l’exercice comptable impacté

Libellé¶

Description explicite de la dépense
Exemple : Eau 2, Peinture parties communes

Compte fournisseur (401x)¶

Sélectionnez un fournisseur existant
Ou créez-le directement si nécessaire

Échéance (facultatif)¶

Date limite de paiement fournisseur

Référence (facultatif)¶

Numéro de facture fournisseur

3.3 Répartition de la dépense¶

Chaque facture peut comporter plusieurs lignes de répartition (bouton + Ajouter une répartition).
Pour chaque ligne, vous devez renseigner :

Compte de charges (6xxx)
Exemple :
- 60100000 – Eau
- 60400000 – Achats produits d’entretien
Clé de répartition
Exemple :
- Charges générales
- Charges bâtiment B
Montant TTC
Montant de TVA
Montant récupérable sur locataires (le cas échéant)

💡 Cette fonction permet par exemple de répartir une facture entre plusieurs clés (consommation d'eau d'un côté, abonnement de l'autre) ou de traiter des paiements mixtes.

3.4 Pièces jointes¶

Lors de la création ou de l’édition d’une facture, vous pouvez joindre des documents (PDF, image, etc.) depuis l’onglet Pièce jointe.

Cliquez sur Ajouter une pièce jointe et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur.
Les pièces jointes sont conservées avec la facture et accessibles ultérieurement.
Elles sont également mises à disposition des copropriétaires via leur espace extranet (voir section 12).

💡 Cette fonction est utile pour rattacher un devis, un relevé, une facture scannée ou tout justificatif nécessaire à la compréhension de la dépense.

4. Comptabilisation automatique¶

À l’enregistrement :

la facture génère automatiquement les écritures comptables :
- débit du compte de charges,
- crédit du compte fournisseur (401x) ;
elle impacte immédiatement :
- les charges de l’exercice,
- les futures régularisations,
- les annexes comptables.

Aucun paiement n’est effectué à ce stade.

5. Paiement d’une facture¶

Chaque facture dispose d’un onglet Paiements. Trois modes sont possibles, et vous pouvez combiner plusieurs modes sur une même facture.

5.1 Paiement classique¶

Le paiement est effectué par la copropriété via le compte bancaire.
La facture passe de montant dû à montant payé pour la part concernée.
Les écritures de règlement sont générées automatiquement (débit du fournisseur, crédit de la banque).

5.2 Paiement affecté à un copropriétaire¶

La dépense est intégralement imputée au copropriétaire, sans passer par la copropriété.
Utile pour les factures ou frais spécifiques à un lot (ex. travaux privatifs).
Le compte 450 du copropriétaire est débité, le fournisseur est crédité.

5.3 Paiement pour la copropriété par un copropriétaire¶

Le copropriétaire avance le paiement, mais la charge reste au nom de la copropriété.
Utile lorsqu’un copropriétaire règle une facture générale (ex. fourniture achetée pour les parties communes) à la place du syndic.
Le compte 450 du copropriétaire est crédité (il devient créancier), et le fournisseur est débité.

💡 Le logiciel conserve la trace du mode de paiement choisi pour faciliter le suivi et la justification des règlements.

5.4 Cas pratique : facture réglée en partie par un copropriétaire et en partie par la copropriété¶

Il arrive fréquemment qu’un copropriétaire prenne en charge une partie d’une facture (par exemple sa quote-part personnelle de travaux) et que le solde soit réparti entre tous les copropriétaires.

Procédure à suivre :

Saisissez la facture avec son montant total TTC.
Utilisez plusieurs lignes de répartition si nécessaire :
- Une ligne pour la part du copropriétaire (avec la clé appropriée, par exemple une clé spécifique à ce lot).
- Une ou plusieurs lignes pour le reste à répartir (avec la clé générale).
Dans l’onglet Paiements, ajoutez deux (ou plus) paiements :
- Un paiement de type "Paiement pour la copropriété par un copropriétaire" correspondant au montant avancé par le copropriétaire. Sélectionnez le copropriétaire concerné.
- Un ou plusieurs paiements de type "Paiement classique" pour les montants réglés directement par la copropriété (via son compte bancaire).

Exemple concret

Facture de travaux : 1 000 € TTC
- Le copropriétaire Dupont prend en charge 300 € (sa quote-part personnelle).
- Le solde de 700 € est réparti entre tous les copropriétaires selon les tantièmes (via la clé générale).

Saisie de la facture :

Ligne de répartition 1 : 300 € avec clé "Charges générales" (ou une clé spécifique à Dupont si souhaité).
Ligne de répartition 2 : 700 € avec clé "Charges générales".

Paiements :

Paiement n°1 : 300 €, type "Paiement pour la copropriété par un copropriétaire", copropriétaire Dupont.
Paiement n°2 : 700 €, type "Paiement classique", compte bancaire de la copropriété.

Résultat :

Le compte fournisseur est soldé.
Le compte 450 de Dupont est crédité de 300 € (il a avancé cette somme).
Les autres copropriétaires seront débités de leur quote-part via les appels de fonds (car la charge de 700 € a été répartie).
La banque de la copropriété est débitée de 700 €.

Cette méthode permet de gérer proprement les avances de copropriétaires sans créer de confusion dans les écritures.

6. Saisie d’un avoir fournisseur¶

Un avoir fournisseur est un document émis par un fournisseur pour annuler ou réduire une facture déjà reçue (ex. retour de marchandise, remise, erreur de facturation).
Il doit être saisi comme une écriture comptable spécifique.

6.1 Accès¶

Accédez à Tableau de bord > Écritures comptables > Nouvelle écriture comptable

6.2 Créer l’écriture d’avoir¶

Identifiez l’avoir :
- montant de l’avoir
- date de l’avoir
- référence fournisseur
Saisissez l’écriture comptable :

Compte	Libellé	Débit (€)	Crédit (€)
401xxx	Avoir fournisseur	Montant	-
6xxx	Achat	-	Montant

⚠️ Les comptes débités/crédités dépendent du type de facture initiale (charges, TVA, etc.).
Cette écriture réduit le solde fournisseur et ajuste les charges correspondantes.

7. Exclusion d’un copropriétaire d’une charge¶

Il peut arriver qu’une charge doive être supportée par seulement une partie des copropriétaires, par exemple des frais de syndic bénévole pour lesquels le syndic bénévole lui-même ne doit pas payer.

Pour gérer cette situation, il faut créer une clé de répartition personnalisée qui exclut le ou les lots concernés.

7.1 Créer une clé de répartition personnalisée¶

Allez dans Paramétrage > Clés de répartition.
Cliquez sur Nouvelle clé.
Donnez-lui un nom explicite (ex: Frais syndic, Charges hors lot X).
Définissez les tantièmes :
- Attribuez 0 au lot à exclure.
- Répartissez les tantièmes des autres lots proportionnellement à leur clé générale ou selon une règle définie en AG.
- La somme des tantièmes doit être de 1 000 (ou 100 000 selon votre base).

Exemple

Pour exclure le lot n°5 d’une charge de 100 € :

Lot 5 : 0 millième
Lot 1 : 300 / 800 * 1000 = 375
Lot 2 : 200 / 800 * 1000 = 250
Lot 3 : 200 / 800 * 1000 = 250
Lot 4 : 100 / 800 * 1000 = 125
Total : 1000 millièmes

Avec cette clé, la charge sera répartie uniquement sur les lots 1 à 4.

7.2 Utiliser cette clé dans la facture¶

Lors de la saisie de la facture concernée (par exemple, les frais de syndic) :

Créez une nouvelle facture normalement.
Dans la zone de répartition, sélectionnez la clé personnalisée que vous venez de créer.
Saisissez le montant à répartir.
Validez la facture.

Le système répartira automatiquement le montant uniquement sur les lots ayant des tantièmes non nuls.

Important

La création d’une clé de répartition personnalisée doit s’appuyer sur une décision d’assemblée générale ou au moins une justification claire (ex: le syndic bénévole ne peut pas être à la fois payeur et bénéficiaire). Conservez une trace de cette décision (PV d’AG, note interne).

7.3 Autres cas d’usage¶

Cette méthode peut être utilisée pour toutes les situations où une charge ne concerne qu’un sous-ensemble de lots :

travaux spécifiques à un bâtiment ;
charges liées à un équipement particulier (ascenseur, jardin) si certains lots n’y ont pas accès ;
indemnités ou frais propres à certains copropriétaires.

8. Rattachement des charges à l’exercice¶

Principe fondamental

En comptabilité d’engagement, c’est la date de la dépense (la date de facture) qui détermine l’exercice de rattachement, et non la date de paiement.

8.1 Factures de décembre payées en janvier¶

Si une facture date de décembre 2025 mais est payée en janvier 2026 :

✅ Elle doit être comptabilisée dans l’exercice 2025 (car la dépense concerne 2025).
✅ Le paiement effectué en 2026 viendra simplement solder la dette fournisseur dans l’exercice 2026.
✅ Dans la balance de 2025, cette facture apparaîtra en charges, même si elle n’est pas encore payée.
✅ Dans la balance de 2026, seul le mouvement de trésorerie (paiement) apparaîtra.

8.2 Charges payées d’avance (CCA)¶

Si une dépense est payée en 2025 mais concerne l’exercice 2026 (ex: assurance annuelle, abonnement), il faut utiliser le mécanisme des charges constatées d’avance (CCA) :

Comptabilisez la facture normalement en 2025 (débit du compte de charge, crédit fournisseur).
Avant la clôture 2025, passez une écriture d’inventaire pour neutraliser la part 2026 :
- Débit 486 – Charges constatées d’avance
- Crédit 6xx – Compte de charge concerné
En 2026, au début de l’exercice, passez l’écriture de reprise :
- Débit 6xx – Compte de charge
- Crédit 486 – Charges constatées d’avance

8.3 Appels de fonds reçus en N+1 pour des travaux de N¶

Les appels de fonds sont des produits. Ils doivent être rattachés à l’exercice au cours duquel la créance est née, c’est-à-dire à la date de l’appel.

Si un appel de fonds pour des travaux réalisés en 2025 est payé par un copropriétaire en février 2026 : - L’appel de fonds doit avoir été réalisé (provisionné) dans l’exercice 2025. - L’écriture de produit (débit 450, crédit 702) est dans l’exercice 2025. - Le paiement reçu en 2026 viendra créditer le compte 450 et débiter le 512 dans l’exercice 2026, sans impacter le résultat de 2026.

Résumé

Facture 2025 payée en 2026 → charge dans 2025, paiement dans 2026.
Facture 2026 payée en 2025 → nécessite une CCA pour rattacher la charge à 2026.
Appel de fonds 2025 encaissé en 2026 → produit dans 2025, encaissement dans 2026.

Dans tous les cas, c’est la date de l’opération économique (facture, appel) qui détermine l’exercice de rattachement, pas la date de mouvement bancaire.

9. Suivi et consultation¶

Pour chaque facture ou avoir, vous pouvez consulter :

le détail des montants (TTC, TVA, récupérable) ;
l’historique des paiements et avoirs ;
les écritures comptables associées ;
le solde restant dû du fournisseur.

10. Bonnes pratiques¶

Toujours vérifier le compte de charges avant validation ;
Utiliser une clé de répartition cohérente avec la nature de la dépense ;
Séparer charges récupérables et non récupérables ;
Ne jamais modifier une facture ou un avoir après clôture de l’exercice ;
Préférer un libellé clair et normalisé.

11. Erreurs fréquentes¶

Utiliser une mauvaise clé de répartition ;
Oublier la TVA ou la part récupérable ;
Saisir une facture ou avoir sur le mauvais exercice ;
Confondre saisie de facture et paiement ;
Ne pas sélectionner le copropriétaire lors d’un paiement via copropriétaire.

12. Accès aux factures par les copropriétaires (extranet)¶

Les copropriétaires disposant d’un accès extranet peuvent consulter les factures qui les concernent directement depuis leur espace personnel.

12.1 Consultation des factures¶

Le copropriétaire se connecte à son espace extranet.
Dans le menu, il accède à la liste des dépenses (ou « Factures » selon la configuration).
La liste affiche toutes les factures pour lesquelles le copropriétaire a été redevable (via les clés de répartition).
Pour chaque facture, il peut :
- visualiser le détail (montant, date, fournisseur, etc.) ;
- télécharger la facture si un fichier PDF a été attaché ;
- consulter les pièces jointes déposées par le gestionnaire (devis, justificatifs, etc.).

12.2 Pièces jointes et transparence¶

Lorsque le gestionnaire ajoute une pièce jointe à une facture (via l’onglet Pièce jointe), celle-ci est automatiquement accessible aux copropriétaires concernés dans leur liste de dépenses.

Bonne pratique

Pour améliorer la transparence et réduire les questions, joignez systématiquement les justificatifs (facture fournisseur, devis, relevé) aux dépenses saisies. Les copropriétaires pourront ainsi les consulter librement.

13. Étape suivante¶

Une fois les factures et avoirs fournisseurs saisis :

procéder aux règlements fournisseurs ;
gérer les paiements directs par copropriétaires si nécessaire ;
préparer les régularisations de charges ;
éditer les annexes comptables de fin d’exercice.

➡️ Voir la section Comptabilité > Écritures comptables pour la suite du processus comptable.