Créer un exercice comptable et saisir le budget¶

La création d’un exercice comptable est une étape obligatoire avant toute saisie comptable : budget, appels de fonds, factures ou règlements.
Un exercice définit une période de référence unique sur laquelle l’ensemble des opérations de la copropriété est enregistré.

1. Comprendre la logique comptable en copropriété¶

Il est crucial de comprendre que la comptabilité de copropriété repose sur une séparation stricte entre les recettes (produits) et les dépenses (charges).

Indépendance des appels de fonds et des dépenses¶

Contrairement à une comptabilité de trésorerie simple, les appels de fonds ne dépendent pas des dépenses réelles au fil de l'eau.

Les Recettes (Appels de fonds) : Elles sont établies sur la base du budget prévisionnel voté en Assemblée Générale. Le montant appelé auprès des copropriétaires est fixe et ne varie pas selon les dépenses réelles du syndic durant l'année.
Les Charges (Dépenses courantes) : Elles sont saisies au fur et à mesure de la réception des factures. Ces dépenses n'ont aucun impact immédiat sur les appels de fonds de l'exercice en cours.
La Régularisation : Après la clôture de l'exercice et l'approbation des comptes (année N+1), on compare le réel (charges) et le prévisionnel (appels). L'écart est alors régularisé sur les comptes des copropriétaires.

💡 En résumé : On appelle l'argent dont on pense avoir besoin (budget), on dépense ce qui est nécessaire (factures), et on fait les comptes à la fin (régularisation).

2. Dépenses courantes vs opérations exceptionnelles (point clé)¶

Toutes les dépenses ne relèvent pas du budget courant.

2.1 Dépenses courantes¶

Elles sont récurrentes ou prévisibles, intégrées au budget prévisionnel, appelées via les appels de fonds classiques.

Exemples : entretien, électricité, assurance, honoraires de gestion.

2.2 Opérations exceptionnelles (hors budget courant)¶

Certaines dépenses sont ponctuelles, non récurrentes, non intégrées au budget prévisionnel courant.

👉 Elles doivent être traitées comme des opérations exceptionnelles, avec un financement distinct.

Exemple typique : le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique)
Le DPE :

n’est pas une charge courante annuelle,
ne doit pas être intégré comme une ligne classique du budget général,
constitue une dépense exceptionnelle hors budget courant.

3. Comment traiter correctement une dépense exceptionnelle (ex : DPE)¶

Pour une dépense comme le DPE, deux cas existent :

3.1 La copropriété dispose de trésorerie suffisante¶

La facture est comptabilisée comme charge exceptionnelle en utilisant le compte 62220000 Prestations particulières.
Elle sera régularisée lors de la clôture annuelle.
Aucun appel immédiat n’est obligatoire.

3.2 La copropriété doit financer la dépense¶

Il faut alors :

Créer une ligne spécifique dédiée à l’opération exceptionnelle.
Utiliser une clé de répartition adaptée (charges générales ou clé spécifique).
Générer un appel de fonds exceptionnel distinct du budget courant.

⚠️ Le financement d’une opération exceptionnelle ne passe pas par une ligne de budget courant, même si la dépense concerne tous les copropriétaires.

4. Configuration de l'exercice (Budget général)¶

Lors de la création, renseignez les éléments suivants :

Date de début : Début de la période budgétaire (ex: 01/01/2026).
Date de fin : Fin de l’exercice (ex: 31/12/2026).
Libellé : Utilisez un nom explicite (ex: Charges générales 2026).

5. Saisir le budget prévisionnel¶

Dans l'exercice, cliquez sur Ajouter une ligne de budget.
Renseignez : Intitulé, Montant annuel prévisionnel et la Clé de répartition.

⚠️ Une erreur sur la clé de répartition faussera le calcul de la quote-part de chaque copropriétaire.

À propos des colonnes N+1 et N+2

Lors de la saisie, deux colonnes supplémentaires sont proposées : N+1 et N+2.

Ces montants sont purement informatifs.
Ils ne sont utilisés par aucun calcul comptable, ni pour les appels de fonds, ni pour les régularisations.

Seul le montant de la colonne N (exercice en cours) est pris en compte.

Ces colonnes permettent simplement de :

Planifier les évolutions budgétaires futures.
Préparer une duplication d’exercice en ayant déjà une idée des montants à venir.
Conserver une trace des prévisions sur plusieurs années.

5.1 Modifier ou supprimer une ligne de budget¶

Si vous avez saisi une ligne avec une mauvaise clé de répartition ou un montant erroné, vous pouvez la corriger simplement tant qu'aucun appel de fonds n'a été réalisé sur cet exercice.

Pour modifier une ligne : cliquez sur l'icône Éditer (crayon) dans la colonne Actions en fin de ligne. Vous pouvez alors changer l'intitulé, le montant ou la clé de répartition.
Pour supprimer une ligne : cliquez sur l'icône Supprimer (poubelle) dans la même colonne.

Attention

Si des appels de fonds ont déjà été réalisés sur l'exercice, toute modification de ligne de budget (montant ou clé) nécessite de :

Annuler les écritures des appels concernés (depuis la liste des appels, action "Annuler les écritures").
Effectuer la modification sur la ligne de budget.
Ré enregistrer les appels depuis l'onglet appels de fonds du budget correspondant pour regénérer la répartition du budget.
Recréer les appels pour générer les nouvelles écritures.

Dans le cas contraire, les appels déjà émis resteraient figés avec les anciennes données.

5.2 Cas particulier : les charges d'eau¶

Pour que les provisions d'eau soient correctement réparties et apparaissent dans les appels de fonds, vous devez impérativement :

Créer une ligne de budget spécifique à l'eau (ex: "Eau froide") avec la clé de répartition "Eau" (ou la clé générée automatiquement par le module compteurs).
Vérifier que chaque lot concerné est bien associé à un compteur individuel et que la clé "Eau" est correctement paramétrée (voir section Relevés de compteurs d'eau).
Après toute modification (ajout d'un nouveau lot, modification de compteur, changement de propriétaire, scission de lot), vous devez recréer les appels de fonds pour que le système prenne en compte les nouvelles données.

Attention

Un nouveau lot ou une nouvelle clé de répartition ne sera pris en compte dans les appels de fonds que si :

La ligne de budget correspondante existe et utilise la bonne clé.
Les appels de fonds sont réalisés après la configuration complète du lot et de la clé.
En cas de modification en cours d'exercice, vous devez annuler les écritures des appels déjà réalisés et les recréer.

Exemple concret : Si vous avez ajouté un lot (ex. lot n°28) et que vous constatez qu'il n'apparaît pas dans les provisions d'eau, vérifiez d'abord que la clé "Eau" est bien affectée à ce lot dans le paramétrage des compteurs. Ensuite, annulez les appels de fonds déjà émis pour l'exercice et générez-les à nouveau. Le nouveau lot sera alors inclus dans le calcul.

6. Création par duplication¶

Méthode recommandée :

Ouvrez Tableau de bord > Budget général & clôture
Sur l’exercice précédent : Actions > Dupliquer

La structure budgétaire et les clés de répartition sont reprises.

6.1 Que signifient les colonnes N+1 et N+2 ?¶

Lors de la saisie d’une ligne de budget, deux colonnes sont proposées pour les années suivantes (N+1 et N+2).

Important

Les montants saisis dans les colonnes N+1 et N+2 sont purement informatifs.
Ils ne sont utilisés par aucun calcul, ni pour les appels de fonds, ni pour la comptabilité, ni pour la régularisation.

Seul le montant de l’exercice en cours (colonne N) est pris en compte pour générer les appels de fonds et alimenter les comptes des copropriétaires.

Ces colonnes permettent simplement de : - Planifier les évolutions budgétaires futures. - Préparer une duplication d’exercice en ayant déjà une idée des montants à venir. - Conserver une trace des prévisions sur plusieurs années.

💡 Si vous modifiez les montants N+1 ou N+2 dans l’exercice 2025, cela n’aura aucun impact sur l’exercice 2026.
Lorsque vous dupliquerez l’exercice 2025 pour créer l’exercice 2026, les valeurs de la colonne N+1 deviendront les valeurs de l’exercice 2026 (colonne N).

Exemple

Dans l’exercice 2025 : - Ligne "Contrat de maintenance" :
- Montant 2025 (N) = 2 460 €
- Montant 2026 (N+1) = 2 500 €
- Montant 2027 (N+2) = 2 500 €

Seul le montant 2 460 € est utilisé pour les appels de fonds de 2025.

Après duplication pour créer l’exercice 2026 : - La ligne "Contrat de maintenance" affichera 2 500 € en colonne N (le montant qui était en N+1 lors de l’exercice précédent).

6.2 Anticiper l’exercice suivant¶

Important

Vous n’avez pas besoin d’attendre la clôture de l’exercice en cours (N) pour créer et utiliser l’exercice suivant (N+1).

En pratique, les appels de fonds du début d’année (janvier, avril, etc.) doivent être préparés en avance :

Dupliquez l’exercice N vers N+1 dès la fin d’année (ou tout début d’année).
Configurez le budget N+1 immédiatement.
Générez les appels de fonds de N+1 (T1, T2, etc.) sans attendre la clôture de N.
Clôturez l’exercice N plus tard, une fois toutes les opérations finalisées.

💡 Les exercices comptables sont indépendants dans leur préparation : la clôture de N n’est pas un prérequis pour travailler sur N+1.

6.3 Impression du budget¶

Le budget prévisionnel peut être imprimé directement depuis l’écran Exercice comptable > Budget général & clôture.

Repérez le bouton de Clôture provisoire (ou définitive) en haut à droite de l’écran.
Cliquez sur la flèche vers le bas située juste à droite de ce bouton (menu déroulant).
Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Imprimer.
Un document PDF récapitulant les lignes budgétaires de l’exercice (intitulés, montants N, N+1, N+2, clés de répartition) est généré. Vous pouvez alors l’imprimer ou le sauvegarder.

Utilité

L’impression du budget est pratique pour :

Joindre le budget voté en AG aux documents de convocation.
Conserver une trace papier des prévisions.
Partager le budget avec le conseil syndical sans leur donner accès au logiciel.

6.4 Impression du Grand livre et de la Balance¶

Depuis le même écran Exercice comptable > Budget général & clôture, vous pouvez également imprimer le Grand livre et la Balance comptable.

Repérez le bouton de Clôture provisoire (ou définitive) en haut à droite de l’écran.
Cliquez sur la flèche vers le bas située juste à droite de ce bouton (menu déroulant).
Dans le menu, sélectionnez Grand livre ou Balance selon le document souhaité.
Un fichier PDF contenant l’état comptable (tous les comptes avec leurs mouvements pour le Grand livre, ou les soldes agrégés pour la Balance) est généré. Vous pouvez alors l’imprimer ou le sauvegarder.

Utilité

Le Grand livre détaille l’ensemble des écritures par compte, utile pour une analyse approfondie ou un contrôle externe.
La Balance récapitule les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes, indispensable pour vérifier l’équilibre comptable avant clôture.

7. Principe des appels de fonds¶

Les appels de fonds permettent de porter les montants votés sur les comptes individuels des copropriétaires.

Tant qu'un appel n'est pas réalisé, aucune écriture comptable n'est générée : ce sont des échéances théoriques.
Une fois réalisé, l'appel impacte directement les comptes copropriétaires, la balance et les états financiers.

⚠️ Les modalités (dates, fréquences) se définissent dans l'onglet Appels de fonds, et non au niveau des lignes de budget.

7.1 Mise à jour des appels après modification¶

Si vous modifiez le budget (ajout/suppression de ligne, changement de clé) ou la structure des lots/compteurs (nouveau lot, modification de tantièmes, changement de propriétaire), les appels de fonds déjà réalisés ne seront pas automatiquement mis à jour. Vous devez :

Annuler les écritures des appels concernés (depuis la liste des appels, action "Annuler les écritures").
Ré-enregistrer les appels (depuis l'onglet d'appel de fonds du budget correspondant).
Passer les écritures à nouveau pour générer les écritures comptables.

Point important

Un nouvel appel de fonds ne tiendra compte des modifications que s'il est généré après ces modifications.
Les appels antérieurs restent figés avec les données de l'époque.

8. Appel de fonds exceptionnel pour un seul copropriétaire / lot¶

Si la copropriété ne peut pas avancer le règlement d’une facture spécifique et que le coût doit être supporté par un seul copropriétaire, procédez ainsi :

Créez une clé de répartition spécifique au nom du copropriétaire concerné.
Attribuez 1 millième à ce seul lot.
Ajoutez une ligne au budget avec cette clé spécifique.
Enregistrez toute facture concernant ce lot en utilisant cette clé de répartition.

💡 Cette méthode permet d’appeler des fonds exceptionnels pour un seul lot, sans impacter le reste de la copropriété.

9. Accéder et réaliser les appels de fonds¶

Accédez à la section Exercice comptable.
Ouvrez l’onglet Appels de fonds. La liste affiche tous les appels définis.

9.2 Lecture de la liste¶

Chaque ligne indique la date, le budget concerné, le montant appelé vs comptabilisé, et le statut. * Exemple : Si "Montant comptabilisé" est à 0,00 €, l'appel n'est pas encore validé.

9.3 Statut des appels¶

Non réalisé : Le montant n'est pas dû. Aucune écriture n'existe.
Réalisé : Les écritures sont générées. Les montants deviennent exigibles.

⚠️ Pour modifier un appel déjà Réalisé, vous devez impérativement annuler les écritures correspondantes au préalable.

10. Bonnes pratiques¶

Vérification : Comparez le total saisi avec le PV d'AG avant de valider le premier appel.
Modification : Si vous modifiez le budget après avoir réalisé des appels, vous devrez annuler ces appels et les recalculer.
Indépendance : Vos dépenses réelles (factures) ne font pas baisser votre budget prévisionnel (enveloppe de recettes).
Nouveau lot : Après l'ajout d'un lot, vérifiez systématiquement les clés de répartition et recréez les appels si nécessaire.

11. FAQ / Erreurs fréquentes¶

Puis-je modifier un poste de budget après génération des appels ?
Oui, mais il faut annuler les écritures d'appels existantes et recalculer les montants.
Que faire si un exercice est fermé avant toutes les saisies ?
Déclôturez l'exercice, saisissez les opérations manquantes, puis reclôturez.
Pourquoi un copropriétaire n'a-t-il pas de provision d'eau alors que les autres en ont ?
Vérifiez :
Que le lot est bien associé à un compteur individuel (menu Exercice comptable > Compteurs/Relevés).
Que la ligne de budget "Eau" existe avec la clé "Eau" (et non une autre clé).
Que les appels de fonds ont été générés après ces paramétrages.
Si le lot est nouveau ou a été modifié (scission, fusion), il se peut que la clé de répartition n'ait pas été mise à jour dans les appels : annulez les écritures des appels et recréez-les.
Le total de la clé de répartition eau est incorrect, comment le corriger ?
La clé "Eau" est automatiquement calculée à partir des compteurs individuels. Vérifiez que chaque lot a bien un compteur avec des index cohérents. Si un lot a été ajouté, assurez-vous qu'il possède un compteur individuel. Ensuite, recréez les appels.

12. Étape suivante¶

Définissez les dates d'échéances dans Modalités d'appels de fonds.
Générez votre premier appel dans Réaliser les appels de fonds.