Avances de trésorerie¶

En copropriété, il est souvent nécessaire d'anticiper financièrement des dépenses futures qui ne sont pas encore précisément identifiées ou votées en assemblée générale.

Les avances de trésorerie sont des mécanismes légaux qui permettent de constituer ces réserves financières, distinctes du budget de fonctionnement courant et du budget des travaux.

1. Principe : À quoi servent les avances ?¶

Une avance n'est pas une dépense. C'est une somme mise de côté, une réserve qui reste la propriété du syndicat des copropriétaires. Elle sert à :

Sécuriser la trésorerie face à des imprévus.
Anticiper des dépenses importantes à venir (comme des travaux).
Éviter de lancer des appels de fonds urgents et coûteux en temps.
Respecter des obligations légales, comme le fonds de travaux imposé par la loi ALUR.

Point crucial : Ne pas confondre

Avance de trésorerie ≠ Avance pour une opération précise

Avance de trésorerie (comptes 1031x, 1032x, 1033x, 105x, 106x) : C'est une réserve pour des dépenses futures non encore identifiées. Elle est gérée ici.
Avance pour une opération (compte 67x) : C'est un budget affecté à une opération déjà votée et identifiée (ex: ravalement, toiture). Elle se gère via Exercice comptable → Travaux / Opérations exceptionnelles.

Chaque type d'avance est créé par une décision d'assemblée générale et s'appuie sur un article de loi ou un décret précis.

2. Les différents types d'avances¶

Copriciel vous aide à distinguer et gérer les principaux types d'avances rencontrés en copropriété, avec leurs fondements juridiques.

2.1 Avance de trésorerie (Fonds de roulement) - Comptes 1031x¶

Origine juridique : Principalement issue de la pratique et reconnue par l’article 45-1 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, qui prévoit l’existence d’avances de trésorerie.
Caractéristique principale : C'est une somme remboursable. Si un copropriétaire vend son lot, sa quote-part de cette avance doit lui être restituée. Elle est attachée au lot, non à la personne.
À utiliser pour : Faire face à un décalage de trésorerie temporaire, couvrir une dette importante à très court terme.
Exemple de compte : 10310000

2.2 Fonds de prévoyance¶

Origine juridique : Il s’agit d’une pratique ancienne des syndics permettant de constituer une réserve pour des dépenses futures avant l’apparition du fonds de travaux. Il est créé par décision d’assemblée générale.
Situation actuelle : Son usage est aujourd'hui largement supplanté par le fonds de travaux ALUR (voir ci-dessous), devenu la référence pour l'épargne-projet en copropriété.
Caractère remboursable : Généralement oui, selon les termes de la décision d'AG.

2.3 Fonds spécial¶

Origine juridique : Il découle du principe général de décision de l'assemblée générale prévu par la loi du 10 juillet 1965. L’AG peut voter toute provision ou appel de fonds spécifique pour un projet déterminé. Base légale indirecte : pouvoir décisionnel de l’AG.
Objectif : Créer une réserve affectée à un projet précis (ex: rénovation des parties communes, plan pluriannuel de travaux).
Avantage : Permet un suivi financier très clair et séparé pour ce projet.
Caractère remboursable : dépend de la décision d'AG.

2.4 Fonds de travaux ALUR (obligatoire) - Comptes 105x¶

Origine juridique : Créé par la loi ALUR, codifié à l’article 14-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965.
Règles :
- Obligatoire pour la plupart des copropriétés (sauf exceptions).
- Montant minimum annuel = 5% du budget prévisionnel.
- Destiné exclusivement à financer des travaux futurs.
- Les sommes versées restent définitivement dans le patrimoine du syndicat (non remboursables individuellement). Elles sont attachées au lot, mais ne sont pas restituées au copropriétaire sortant.
Exemple de compte : 10500000

2.5 Fonds délégué au conseil syndical¶

Origine juridique : Introduit par la loi ELAN, inscrit à l’article 21-1 de la loi de 1965.
Particularité : L'assemblée générale peut décider de déléguer une partie de ses décisions au conseil syndical, y compris la gestion d'une enveloppe financière, avec un plafond et pour une durée maximale de 2 ans.
Condition : Le cadre (montant, type de dépenses autorisées) doit être très clairement défini dans la décision d'AG.
Caractère remboursable : dépend de l'affectation décidée.

Synthèse des fondements juridiques¶

Type d'avance	Base juridique principale	Remboursable au copropriétaire sortant ?
Avance de trésorerie (103)	Décret 1967, art. 45-1	Oui
Fonds de prévoyance	Décision d'AG (usage)	Généralement oui
Fonds spécial	Décision d'AG (loi 1965)	Selon décision
Fonds de travaux ALUR (105)	Loi 1965, art. 14-2 (Loi ALUR)	Non
Fonds délégué au conseil syndical	Loi 1965, art. 21-1 (Loi ELAN)	Selon décision

3. Accéder à la gestion des avances¶

Allez dans Tableau de bord > Exercice comptable.
Sélectionnez Avances.

Vous voyez alors la liste de toutes les avances existantes pour l'exercice en cours, avec leurs informations principales.

4. Créer une nouvelle avance¶

Pour créer une avance, cliquez sur le bouton Nouvelle avance et renseignez les champs suivants :

▶ Type¶

C'est le choix le plus important. Sélectionnez le type correspondant à la décision de l'assemblée générale et à l'objectif de la réserve. Ce choix déterminera le compte comptable utilisé.

▶ Clé de répartition¶

Indiquez comment le montant de l'avance sera réparti entre les lots lors des appels de fonds. La plus courante est "Charges générales".

▶ Libellé¶

Donnez un nom clair et explicite à cette avance. Privilégiez un libellé normé qui figurera sur tous les documents.

Bon exemple : Fonds de travaux ALUR
À éviter : "Réserve pour travaux" (trop vague)

▶ Montant¶

Saisissez le montant total de l'avance tel qu'il a été voté.

5. Gérer les appels de fonds liés à une avance¶

Une fois l'avance créée (par exemple le fonds de travaux ALUR, compte 105), vous devez prélever les fonds auprès des copropriétaires pour alimenter cette réserve. C'est ce qu'on appelle un appel de fonds pour avance.

Important : Cet appel n'a rien à voir avec les comptes de charges (67x) utilisés pour les opérations exceptionnelles. Il s'agit d'une opération distincte qui crédite le compte d'avance (105) et débite les comptes copropriétaires (450).

5.1 Procédure pour ajouter des appels de fonds à une avance¶

Depuis la liste des avances (Tableau de bord > Exercice comptable > Avances), repérez l'avance concernée (par exemple "Fonds de travaux ALUR").
Cliquez sur le menu d'actions (icône ··· ou petite flèche) à droite de l'avance.
Sélectionnez Ajouter des appels de fonds (ou selon l'interface, un onglet "Appels de fonds" dédié).
Configurez la date et le montant de l'appel. Vous pouvez appeler le montant total en une fois ou le fractionner en plusieurs échéances.
Validez. L'appel apparaît alors dans la liste des appels de fonds de l'exercice, avec un statut "non réalisé".
Pour que les sommes soient effectivement portées sur les comptes copropriétaires, vous devez réaliser cet appel (comme pour tout appel de fonds) depuis l'onglet Appels de fonds de l'exercice.

Attention

Ne confondez pas :

Alimenter le fonds travaux : cela se fait via les appels de fonds liés à l'avance (compte 105).
Utiliser le fonds travaux pour payer une dépense : cela se fait via l'onglet Utilisation de l'avance (écriture D705 – C105).
Financer une opération exceptionnelle (ex: ravalement voté) : cela relève des Opérations exceptionnelles (compte 67x) et non des avances.

6. Utiliser une avance existante¶

Une fois qu'une avance est constituée, vous pouvez l'utiliser pour financer des dépenses. Cette opération s'effectue dans l'onglet Utilisation accessible depuis la navigation principale.

6.1 Accès à l'utilisation¶

Allez dans Tableau de bord > Budget général & clôture > Avances
Cliquez sur le menu d'actions (icône ··· ou petite flèche) à droite de l'avance.
Sélectionnez Utilisation d'une avance.

6.2 Procédure d'utilisation¶

Pour utiliser une avance existante :

Renseignez la date de l'utilisation (par défaut, la date du jour).
Saisissez un libellé explicite décrivant l'opération (ex: "Utilisation de 'Fonds de travaux' pour remplacement chaudière").
Sélectionnez la clé de répartition appropriée (généralement COMMUN pour les dépenses communes).
Indiquez le montant de l'utilisation.
Cliquez sur Valider.

6.3 Effets comptables de l'utilisation¶

Lorsque vous utilisez une avance, le système génère automatiquement les écritures comptables suivantes :

Écriture générée automatiquement :

Débit : Compte 703 ou 705 (selon la nature de la dépense et la clé de répartition)
Crédit : Compte 103 ou 105 (selon le type d'avance utilisé)

/// example | Exemple concret type: example Utilisation de 5 000 € du "Fonds de travaux ALUR" pour des travaux de peinture :

Date : 15/03/2024
Libellé : "Utilisation Fonds travaux - Peinture parties communes"
Clé : COMMUN
Montant : 5 000 €

Écriture comptable générée : Date : 15/03/2024 Débit : 70500000 - Entretien et réparations (5 000 €) Crédit : 10500000 - Fonds de travaux ALUR (5 000 €)

Conséquence :

Le compte 705 augmente (dépense enregistrée)
Le compte 105 diminue (avance utilisée)
Aucun impact sur les comptes copropriétaires (l'argent était déjà collecté) ///

Principe fondamental

L'utilisation d'une avance ne crée PAS de nouvelle dette envers les copropriétaires.
L'argent a déjà été collecté via les appels de fonds précédents et était simplement "en attente" sur le compte d'avance (103 ou 105).

Règle comptable : Utilisation = Transformation d'une réserve (103/105) en dépense réelle (703/705).

6.4 Contrôles automatiques¶

Le système effectue plusieurs vérifications lors de l'utilisation :

Solde disponible : Vous ne pouvez pas utiliser plus que le solde restant de l'avance.
Cohérence du type : Le système vérifie la cohérence entre le type d'avance et la nature de la dépense.
Tracabilité : Chaque utilisation est tracée avec date, libellé et montant.
Vérification comptable : Les comptes 703/705 sont sélectionnés automatiquement selon la clé de répartition.

7. Bonnes pratiques & pièges à éviter¶

✅ À FAIRE¶

Toujours s'appuyer sur une décision d'AG pour créer ou modifier une avance.
Utiliser des libellés précis et officiels pour une parfaite traçabilité.
Bien distinguer l'avance de trésorerie (1031/1032) de l'opération exceptionnelle (67x).
Conserver une copie de la résolution d'AG dans le dossier justificatif.
Documenter chaque utilisation avec un libellé clair et des justificatifs.
Vérifier le solde disponible avant d'utiliser une avance.
Vérifier l'écriture comptable générée (D703/705 - C103/105).

❌ À ÉVITER¶

Détourner l'usage d'une avance. Une avance "fonds de travaux ALUR" ne doit pas servir à payer des charges courantes.
Oublier le caractère remboursable des comptes 1031x. Cette information est cruciale pour un copropriétaire qui vend.
Créer de multiples avances sans justification, ce qui complexifie inutilement la gestion.
Modifier le montant ou la clé de répartition d'une avance existante sans une nouvelle décision d'AG.
Utiliser une avance sans justificatif de dépense.
Mélanger les utilisations de différentes avances sur une même facture.
Ignorer l'écriture D703/705 - C103/105 qui prouve la bonne utilisation comptable.

8. Questions fréquentes¶

Q : Un copropriétaire me demande le remboursement de sa part du fonds de travaux ALUR. Que faire ?

R : Vous pouvez lui expliquer que la loi ALUR (art. 14-2) a créé ce fonds comme une dotation non remboursable. Les sommes versées appartiennent au syndicat dans son ensemble pour financer des travaux futurs. Ce n'est pas une épargne individuelle.

Q : L'assemblée générale a voté "une provision pour ravalement". Est-ce une avance de trésorerie ?

R : Probablement non. Si le ravalement est un projet identifié, il faut plutôt créer une Opération Exceptionnelle (compte 67x) qui permettra un suivi détaillé des devis, dépenses et appels de fonds spécifiques à ce projet.

Q : Dois-je créer une avance "Fonds de travaux ALUR" chaque année ?

R : Oui, c'est une dotation annuelle. Vous devez la recréer chaque exercice pour appeler les 5% du budget prévisionnel de l'année.

Q : Puis-je utiliser partiellement une avance ?

R : Oui. Vous pouvez utiliser tout ou partie du solde disponible. Le système conserve l'historique des utilisations partielles et génère l'écriture D703/705 - C103/105 correspondante.

Q : Que se passe-t-il si j'utilise une avance pour une dépense qui devait être financée par le budget courant ?

R : C'est une mauvaise pratique. Vous faussez le budget prévisionnel et la lisibilité des comptes. L'écriture D703/705 - C103/105 sera correcte, mais l'affectation budgétaire sera erronée.

Q : Comment vérifier que l'écriture comptable est correcte ?

R : Vérifiez dans Comptabilité > Écritures comptables que chaque utilisation génère bien :

Un débit sur 703 (charges) ou 705 (travaux)

Un crédit sur 103 (fonds roulement) ou 105 (fonds travaux)

Q : Pour alimenter le fonds de travaux ALUR, dois-je utiliser un compte 67x ?

R : Non. Le compte 67x est réservé aux opérations exceptionnelles (dépenses identifiées). Pour constituer le fonds de travaux, vous devez créer une avance de type "Fonds de travaux ALUR" (compte 105) dans le menu Avances, puis lui associer des appels de fonds via l'onglet dédié. C'est cette procédure qui créditera le compte 105 et débitera les comptes copropriétaires.

Q : Où trouver l'option "Ajouter des appels de fonds" pour une avance ?

R : Dans la liste des avances, cliquez sur le menu d'actions (trois points) à droite de l'avance concernée, puis sélectionnez Ajouter des appels de fonds. Vous pouvez également accéder à cette fonction depuis le détail de l'avance.

9. Résumé des points clés¶

Une avance est une réserve, pas une charge comptable.
Chaque type a un fondement légal (Décret 1967 art. 45-1, Loi ALUR art. 14-2, Loi ELAN art. 21-1, ou décision d'AG).
Sa création nécessite toujours un vote en AG.
Elle est liée à un compte spécifique (1031x, 1032x, 105x...).
Les appels de fonds se font depuis la fiche de l'avance.
L'utilisation se fait via l'onglet "Utilisation".
Écriture comptable générée : D703/705 - C103/105
Ne pas confondre avec les Opérations Exceptionnelles (67x) pour un projet précis.
Toute utilisation doit être documentée et justifiée.

En cas de doute sur le type d'avance à choisir ou sur son utilisation, référez-vous toujours au procès-verbal de l'assemblée générale et, si nécessaire, à un conseil juridique.