Délégation de comptabilité (prestation optionnelle)¶

Vous pouvez nous confier la saisie comptable de vos factures (fournisseurs, travaux, etc.) ainsi que le rapprochement bancaire mensuel.
Cette prestation s’adresse aux syndics bénévoles ou gestionnaires qui souhaitent déléguer tout ou partie de la saisie des dépenses, tout en conservant le contrôle et l’accès à leur comptabilité.

Cette prestation n’est compatible qu’avec l’offre Essentiel Plus (extranet avec espace de stockage des factures).

1. Périmètre de la prestation¶

Une prestation correspond au traitement de 25 factures (pièces justificatives).

1 prestation = 25 factures maximum
2 prestations = 50 factures, etc.

Le traitement comprend :

la saisie des factures dans Copriciel (date, libellé, fournisseur, montant TTC, TVA, clé de répartition, compte de charges) ;
le rattachement des pièces justificatives (PDF, image) aux écritures ;
le rapprochement bancaire mensuel (vérification que les opérations du relevé correspondent aux écritures) ;
une vérification rapide de la cohérence (pas d’analyse comptable approfondie, ni de conseil personnalisé).

⚠️ Cette prestation ne comprend pas la reprise comptable, les régularisations de fin d’exercice, l’analyse des soldes ou les conseils juridiques/fiscaux (ces services relèvent de la prestation d’accompagnement comptable facturée à l’heure – voir section 6).

2. Tarification¶

Volume de factures	Nombre de prestations	Coût TTC
25 factures	1 prestation	60 €
50 factures	2 prestations	120 €
75 factures	3 prestations	180 €

3. Conditions d’éligibilité¶

Offre obligatoire : Essentiel Plus (seule cette offre dispose d’un espace de stockage sécurisé pour les factures et d’un extranet copropriétaire).
Les factures doivent être lisibles et comporter les informations essentielles (date, fournisseur, montant, TVA).
Les pièces justificatives doivent être fournies au format PDF (de préférence) ou image.

4. Modalités d’envoi des factures¶

Vous pouvez nous transmettre les factures de deux manières :

4.1 Envoi groupé¶

Regroupez plusieurs factures (jusqu’à 25 par prestation) dans un seul e-mail.
L’objet de l’e-mail doit indiquer le nombre de factures et la copropriété concernée.

4.2 Envoi au fil de l’eau¶

Envoyez les factures une par une au fur et à mesure de leur réception.
Le comptage se fait par tranche de 25 factures (vous êtes facturé dès que le seuil est atteint).

Adresse e-mail dédiée : une adresse individuelle vous sera communiquée lors de votre première demande (par exemple saisie-[votre_copro]@copriciel.com). Merci de ne pas utiliser l’adresse générique contact@copriciel.com pour ce service.

Important

Toute facture envoyée doit être accompagnée de son fichier PDF. Les factures sans justificatif ne peuvent pas être traitées.

5. Rapprochement bancaire mensuel inclus¶

Dans le cadre de cette prestation, nous réalisons le rapprochement bancaire de votre copropriété pour chaque mois de l’exercice.

Le rapprochement consiste à vérifier que toutes les opérations figurant sur le relevé bancaire correspondent bien aux écritures comptables (factures, règlements, frais bancaires, etc.) saisies dans Copriciel.
Ce rapprochement est effectué mensuellement, à partir des relevés bancaires que vous nous transmettez.

Documents à fournir¶

Pour permettre ce rapprochement, vous devez nous transmettre chaque mois :

le relevé bancaire au format PDF (original fourni par la banque, pas de scan, pas de photo, pas de retraitement).
Idéalement, le relevé doit être reçu avant la fin du mois suivant (ex. relevé de janvier à envoyer avant fin février).

Important

Le rapprochement bancaire ne peut être réalisé qu’avec les relevés PDF originaux.
Les fichiers scannés ou photographiés ne sont pas exploitables car leur structure n’est pas reconnue par notre outil de traitement automatique.

Traitement¶

À réception du relevé, nous l’importerons dans Copriciel.
Nous identifierons les éventuels écarts (écritures manquantes, doublons, erreurs d’imputation) et les corrigerons.
Nous vous transmettrons un compte‑rendu mensuel de la situation du rapprochement.

6. Ce que cette prestation n’inclut pas (et vers quoi vous orienter)¶

Demande	Service adapté
Analyse d’une situation comptable (soldes, écarts, régularisations de charges)	Accompagnement comptable à l’heure (prestation facturée 60 €/h)
Reprise comptable initiale (écriture À Nouveau, balance d’ouverture)	Accompagnement comptable à l’heure
Conseil juridique ou fiscal	À orienter vers un avocat ou expert‑comptable
Gestion des appels de fonds, budgets, clôture	Support logiciel inclus (gratuit)

Bon à savoir

Les factures que vous nous confiez pour saisie seront stockées automatiquement dans l’espace de stockage de votre offre Essentiel Plus. Vous pourrez les retrouver à tout moment dans l’onglet Pièces jointes des écritures comptables correspondantes.

7. Déroulement de la prestation¶

Demande : Contactez-nous par e-mail à l’adresse dédiée (communiquée sur demande) en précisant que vous souhaitez bénéficier de la délégation de saisie et de rapprochement bancaire.
Règlement : La prestation est facturée avant traitement (60 € par tranche de 25 factures, incluant les rapprochements mensuels pour la période couverte). Nous vous adressons une facture pro forma.
Transmission des documents : Envoyez les factures (en une ou plusieurs fois) ainsi que vos relevés bancaires mensuels à l’adresse e-mail dédiée.
Saisie et rapprochement : Nous procédons à la saisie des factures et au rapprochement bancaire dans un délai de 3 à 5 jours ouvrés après réception des relevés.
Confirmation : Vous recevez un compte‑rendu et pouvez consulter les factures saisies ainsi que l’état du rapprochement dans votre espace Copriciel (menu Comptabilité > Rapprochement bancaire).

8. Comment souscrire ?¶

Envoyez un e-mail à l’adresse dédiée (fournie sur demande) avec :

l’objet : « Délégation saisie – [Nom de votre copropriété] » ;
le nombre de factures estimé (par exemple « 25 factures » ou « 50 factures »).

Nous vous répondrons avec les informations de règlement et l’adresse e-mail à utiliser pour l’envoi des justificatifs.