Réaliser les appels de fonds¶

Les appels de fonds permettent de porter les montants votés (budgets, avances, travaux) sur les comptes individuels des copropriétaires.
Tant qu’un appel de fonds n’est pas réalisé, aucune écriture comptable n’est générée et aucune somme n’est exigible.

1. Principe général¶

Les appels de fonds sont définis à partir des budgets (budget général, travaux, avances).
Ils existent d’abord comme des échéances théoriques.
Ils ne deviennent effectifs qu’après génération des écritures comptables.
Chaque appel impacte directement :
- les comptes copropriétaires ;
- la balance ;
- les états financiers.

À noter :
Un bordereau d’appel de fonds à une date donnée reflète uniquement les écritures comptables enregistrées jusqu’à cette date. Les paiements enregistrés ultérieurement n’apparaîtront que sur le bordereau suivant.

En comptabilité, les régularisations utilisent tous les éléments de résultat (charges via factures et avances via appels de fonds) indépendamment de la date réelle de règlement, même si celui-ci intervient sur un exercice ultérieur.

2. Accéder aux appels de fonds¶

Accédez à Exercice comptable
Ouvrez l’onglet Appels de fonds

La liste affiche l’ensemble des appels définis sur l’exercice.

3. Lecture de la liste des appels de fonds¶

Pour chaque appel, les informations suivantes sont visibles :

Date de l’appel
Budget concerné
Montant appelé
Montant comptabilisé
Statut
Actions disponibles

Exemple : - Budget : Charges générales 01/01/2026 – 31/12/2026 - Montant total prévu : 1 500 € - Montant comptabilisé : 0,00 € → appel non encore réalisé

4. Statut des appels de fonds¶

4.1 Appel non réalisé¶

Le montant n’est pas encore porté sur les comptes copropriétaires
Aucune écriture comptable n’existe
Aucune somme n’est exigible

C’est l’état initial par défaut.

4.2 Appel réalisé¶

Les écritures comptables sont générées
Les montants sont répartis selon les clés de répartition
Les comptes copropriétaires sont débités
L’appel devient exigible

⚠️ Cette opération a un impact comptable immédiat.

4.3 Effet irréversible des écritures d’appels de fonds¶

⚠️ Une fois les écritures comptables d’un appel de fonds passées, les montants sont figés.

Concrètement :

la répartition par lots est calculée à l’instant du passage des écritures ;
toute modification ultérieure du budget, des lots ou des clés de répartition n’a aucun impact sur les appels déjà réalisés ;
les bordereaux individuels et les comptes copropriétaires conservent la répartition initiale.

Copriciel ne recalcule jamais automatiquement des écritures comptables déjà passées. Ce fonctionnement garantit la cohérence comptable et la traçabilité légale.

5. Vérification préalable : la date d’entrée des copropriétaires¶

Avant de réaliser un appel de fonds, il est essentiel de vérifier que la date d’entrée de chaque copropriétaire est compatible avec la date de l’appel.

Principe

Un copropriétaire n’est redevable des appels de fonds qu’à partir de sa date d’entrée dans le lot. Si la date d’entrée est postérieure à la date de l’appel, l’écriture comptable ne pourra pas être générée correctement pour ce copropriétaire, et l’appel pourra être bloqué ou incomplet.

5.1 Comment vérifier ?¶

Accédez à la fiche du copropriétaire concerné (menu Copropriété > Propriétaires).
Dans l’onglet Lots, vérifiez la date d’entrée associée à chaque lot.
Assurez-vous que cette date est antérieure ou égale à la date de l’appel de fonds que vous souhaitez réaliser.

Exemple concret

Situation :

Appel de fonds du 1er trimestre émis le 01/01/2026.
Un copropriétaire a une date d’entrée au 15/01/2026.

👉 Ce copropriétaire ne sera pas redevable de l’appel du 1er trimestre.
Si vous tentez de passer les écritures, le système peut ne pas valider l’appel ou générer une erreur.

Solution :
- Soit vous modifiez la date d’entrée si elle est erronée (ex: le copropriétaire était déjà propriétaire au 01/01). - Soit vous acceptez qu’il ne participe pas à cet appel, mais alors l’écriture devra être ajustée manuellement ou l’appel recalculé après correction.

À faire avant chaque nouvel appel

Pour les nouveaux copropriétaires ou les mutations, vérifiez systématiquement la cohérence entre la date d’entrée et les échéances d’appels.
Une date d’entrée trop tardive est la cause la plus fréquente d’échec de validation d’un appel.

5.2 Impact sur les écritures¶

Si un copropriétaire a une date d’entrée postérieure à l’appel : - Il ne sera pas inclus dans le calcul de répartition. - Le montant total appelé sera donc réparti uniquement sur les lots dont la date d’entrée est antérieure. - L’écriture comptable ne pourra pas être générée si le système détecte une incohérence (par exemple, si le montant total appelé ne correspond plus à la somme des quotes-parts).

Dans ce cas, vous devrez : 1. Corriger la date d’entrée si elle est erronée. 2. Ou, si la date est correcte, ajuster manuellement les appels ou recalculer le budget pour cet appel spécifique.

5.3 Rappel réglementaire¶

⚖️ Fondement juridique

Selon l’article 6-2 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, le paiement des provisions (appels de fonds) et des soldes de régularisation incombe au propriétaire en place à la date d’exigibilité, c’est-à-dire celui titulaire du lot à la date de clôture de l’exercice concerné.

Ainsi, la date d’entrée du copropriétaire détermine sa responsabilité sur les appels émis après cette date. Une date d’entrée mal renseignée peut entraîner une imputation incorrecte des charges d’un exercice.

6. Réaliser un appel de fonds¶

Pour réaliser un appel :

Sélectionnez la ligne de l’appel concerné
Cliquez sur le bouton Passer les écritures comptables
Vérifiez :
la date
le montant
Confirmez l’action

Un message de confirmation s’affiche :

Cette action ajoutera les écritures comptables pour cet appel de fonds.

Après validation : - les écritures sont créées ; - l’appel passe à l’état réalisé.

7. Comprendre et lire un appel de fonds¶

Lorsque vous générez et envoyez un appel de fonds à un copropriétaire, le document PDF produit contient plusieurs informations essentielles. Savoir les lire permet de répondre aux questions des copropriétaires et de vérifier la cohérence des calculs.

Voici un exemple commenté d'appel de fonds.

7.1 En-tête et identification¶

``` APPEL DE FONDS DU 01/10/2025 Copropriété : Résidence LES OLIVIERS 15 rue des Jardins 75000 Paris

Martin Durand 8 avenue de la République 69000 Lyon ```

Date de l'appel : 01/10/2025 (date d'émission).
Copropriété : nom et adresse de la résidence.
Destinataire : nom et adresse du copropriétaire concerné.

7.2 Situation des avances de trésorerie¶

``` SITUATION DE VOS AVANCES DE TRÉSORERIE AU 01/10/2025

Fonds de prévoyance (1032) : 23,00 € Fonds de travaux ALUR (105) : 13,43 € Total des avances : 36,43 € ```

Cette section rappelle le montant des avances déjà versées par le copropriétaire (fonds de prévoyance, fonds travaux, etc.). Ces sommes sont stockées sur des comptes spécifiques et n'apparaissent pas dans le solde courant.

7.3 Détail des charges pour l'exercice¶

Charges copropriété 2025 Désignation À répartir Quote-part Montant Locatif* LOT 4 - APPARTEMENT 50,72 € 37,49 € CHARGES GÉNÉRALES 1 102,52 € 46/1000 50,72 € 37,49 € – Achats produits d'entretien... 30,00 € 46/1000 1,38 € 1,38 € – Primes d'assurances 287,52 € 46/1000 13,23 € 0,00 € – Contrats de maintenance 660,00 € 46/1000 30,36 € 30,36 € – Entretien et petites réparations 37,50 € 46/1000 1,72 € 1,72 € – Electricité 87,50 € 46/1000 4,03 € 4,03 € CHARGES COPROPRIÉTÉ 2025 50,72 € 37,49 €

Cette partie détaille comment le montant appelé est calculé :

Désignation : postes de dépenses (charges générales, eau, etc.) et leur ventilation par lot.
À répartir : montant total du poste pour toute la copropriété.
Quote-part : tantièmes du lot (ici 46/1000) appliqués à ce poste.
Montant : part du copropriétaire pour ce poste.
Locatif* : part récupérable si le lot est loué (information facultative).

💡 La ligne CHARGES COPROPRIÉTÉ 2025 en bas donne le total dû pour cet appel.

7.4 Historique du compte¶

Historique de votre compte Date Libellé Débit Crédit Solde 01/01/2025 Report à nouveau (01/01/2024 - 31/12/2024) 91,95 € 91,95 € 01/01/2025 Régularisation des comptes « Charges générales… » 24,55 € 67,40 € 22/01/2025 RGLT 45000005 Martin Durand 27,99 € 95,39 € 01/03/2025 Appel de fonds 826,31 € -730,92 € 14/03/2025 RGLT 45000005 Martin Durand travaux 826,31 € 95,39 € 01/04/2025 Appel de fonds 50,72 € 44,67 € 15/05/2025 RGLT 45000005 Martin Durand 50,72 € 95,39 € 01/07/2025 Appel de fonds 50,72 € 44,67 € 29/07/2025 RGLT 45000005 Martin Durand 52,72 € 97,39 €

L'historique retrace tous les mouvements du compte copropriétaire depuis le début de l'exercice :

Report à nouveau : solde initial au 01/01.
Régularisation : ajustement suite à la clôture de l'exercice précédent.
Appels de fonds (débits) : montants appelés.
Règlements (crédits) : paiements reçus.
Solde : solde après chaque opération (négatif = dette, positif = avoir).

7.5 Récapitulatif et solde final¶

Solde antérieur 97,39 € Récapitulatif complet Charges copropriété 2025 : 50,72 € Total appel de fonds : 50,72 € Solde antérieur -97,39 € SOLDE EN VOTRE FAVEUR (RIEN À RÉGLER !) : -46,67 €

Solde antérieur : solde avant cet appel (ici 97,39 €, soit un avoir).
Charges copropriété 2025 : montant appelé (50,72 €).
Total appel de fonds : rappel du montant dû pour cet appel.
SOLDE EN VOTRE FAVEUR : si négatif, le copropriétaire a un avoir et ne doit rien régler pour cet appel.

Important

Le montant appelé peut être inférieur au solde antérieur créditeur. Dans ce cas, le copropriétaire n'a rien à payer ; l'appel est simplement destiné à l'informer de sa situation.

7.6 Coordonnées de paiement¶

``` INFORMATIONS DE PAIEMENT Par virement bancaire :

Titulaire : Syndicat des copropriétaires Résidence LES OLIVIERS IBAN : FR76 1234 5678 9012 3456 7890 123 BIC : BNPAFRPP Banque : Banque Nationale de Paris ```

Ces informations sont reprises du compte bancaire de la copropriété paramétré dans le logiciel. Seul le compte sur lequel les règlements doivent être effectués figure ici.

Rappel

Les comptes épargne ou comptes travaux (502) ne figurent jamais sur les appels de fonds. Les copropriétaires ne paient que sur le compte courant (512).

8. Modifier une répartition ou budget après passage des écritures¶

Si vous avez modifié ou ajouté un budget, des lots, une clé de répartition après avoir réalisé un ou plusieurs appels de fonds, la procédure est la suivante :

Attention

Si des appels de fonds ont déjà été réalisés sur l'exercice, toute modification de ligne de budget (montant ou clé) nécessite de :

Annuler les écritures des appels concernés (depuis la liste des appels, action "Annuler les écritures").
Effectuer la modification sur la ligne de budget.
Ré enregistrer les appels depuis l'onglet appels de fonds du budget correspondant pour regénérer la répartition du budget.
Recréer les appels pour générer les nouvelles écritures.

Dans le cas contraire, les appels déjà émis resteraient figés avec les anciennes données.

⚠️ Tant que les écritures existantes ne sont pas annulées, les montants affichés sur les comptes copropriétaires resteront inchangés.

9. Supprimer un appel de fonds réalisé¶

Il est possible d’annuler un appel.

L’action de suppression :

supprime les écritures comptables associées ;
remet l’appel à l’état non réalisé.

⚠️ Si l’exercice est clôturé, pour supprimer l'appel de fonds il faut déclôturer l'exercice.

10. Règles essentielles à respecter¶

Ne jamais modifier les clés de répartition après réalisation des appels sans recalcul complet.
Vérifier systématiquement :
- l’exercice actif ;
- le budget concerné ;
- les montants.
Les appels doivent respecter les modalités votées en assemblée générale.

11. Bonnes pratiques¶

Réaliser les appels à la date prévue, pas en avance.
Vérifier la cohérence entre :
- budget voté ;
- échéancier ;
- montants appelés.
Documenter toute annulation ou correction.
Réaliser les appels avant émission des avis d’échéance.

12. Erreurs fréquentes¶

Confondre appel défini et appel réalisé.
Passer un appel sur le mauvais exercice.
Modifier un budget après avoir réalisé des appels.
Supprimer un appel déjà partiellement réglé.
Oublier de réenregistrer les modalités après modification de clé ou de budget.

13. À retenir¶

Un appel de fonds n’est effectif qu’après passage des écritures.
Il impacte immédiatement la comptabilité.
Toute modification d’appel déjà réalisé nécessite annulation, réenregistrement et repassage des écritures.
Le bordereau montre l’état figé des écritures à une date donnée, mais la comptabilité et les régularisations utilisent l’ensemble des éléments de résultat, indépendamment de la date réelle des paiements.