Écritures comptables¶
La section Écritures comptables permet de consulter, filtrer et saisir manuellement les mouvements comptables de la copropriété. Elle constitue le socle de la comptabilité en partie double, conformément aux règles applicables à la copropriété.
1. Rôle des écritures comptables¶
Les écritures comptables servent à :
- enregistrer toutes les opérations financières de la copropriété ;
- assurer la traçabilité des flux (charges, règlements, avances, travaux) ;
- alimenter automatiquement :
- les comptes des copropriétaires ;
- les soldes fournisseurs ;
- les annexes comptables ;
- les balances et grands livres.
Note
Chaque écriture impacte au minimum deux comptes (débit / crédit) afin de garantir l’équilibre comptable.
2. Consultation des écritures¶
L’écran Comptabilité > Écritures comptables permet de visualiser l’ensemble des mouvements enregistrés.
2.1 Filtres disponibles¶
Vous pouvez filtrer les écritures par :
- Libellé
- Compte comptable
- Copropriétaire / Lot
- Période (date de début / fin)
- Montant (de / à)
- Clé de répartition
- Journal
- Nature d’écriture (facture, règlement, opération diverse, FNP, CCA, etc.)
3. Lecture d’une écriture¶
Chaque ligne correspond à un mouvement comptable et affiche :
- Journal (ex. : BQ, HA, OD…)
- Date
- Compte comptable
- Libellé
- Clé de répartition (le cas échéant)
- Montant au débit
- Montant au crédit
Attention
Chaque écriture doit respecter le principe de double impact : total débit = total crédit.
Exemple courant :
- règlement d’un copropriétaire :
- débit du compte banque (512)
- crédit du compte copropriétaire (450)
4. Journaux comptables¶
Les écritures sont classées par journal, selon leur nature :
- BQ : Banque (règlements encaissés ou paiements)
- HA : Achats / factures fournisseurs
- OD : Opérations diverses (écritures manuelles, régularisations)
Le journal permet d’identifier rapidement l’origine d’une écriture.
5. Saisie d’une nouvelle écriture comptable¶
Certaines situations nécessitent une saisie manuelle (régularisation, reprise comptable, correction).
5.1 Accès¶
- Accédez à Comptabilité > Écritures comptables
- Cliquez sur Nouvelle écriture comptable
5.2 Champs à renseigner¶
- Date : date comptable de l’opération
- Journal : généralement OD – Opérations diverses
- Libellé : description claire et explicite
- Échéance (facultatif)
- Référence (facultatif)
5.3 Lignes d’écriture¶
Ajoutez au minimum deux lignes :
- sélection du compte comptable
- saisie du montant au débit ou au crédit
- affectation éventuelle d’une clé de répartition
⚠️ Le total des débits doit être strictement égal au total des crédits.
Le logiciel affiche automatiquement l’indicateur Balance équilibrée avant validation.
6. Facture non parvenue (FNP) et charge constatée d’avance (CCA)¶
Certaines opérations comptables doivent être enregistrées hors flux de trésorerie immédiat pour respecter le rattachement des charges aux bons exercices.
La facture non parvenue concerne une dépense réalisée sur l’exercice N, mais dont la facture n’est reçue qu’en N+1. Elle permet de constater la charge sur le bon exercice, même sans pièce comptable disponible.
La charge constatée d’avance correspond à une dépense payée sur l’exercice N mais liée à l’exercice N+1.
Exemples :
- Travaux terminés en décembre mais facturés en janvier
- Prestation de nettoyage ou sécurité dont la facture arrive après la clôture
- Intervention d’urgence fin d’année
Écritures types :
-
Clôture exercice N (constater la charge) :
- Débit : D6xx – compte de charge concerné (ex. 615, 606…)
- Crédit : C408x – Fournisseurs – factures non parvenues
-
Réception de la facture en N+1 :
- Débit : D408x – FNP soldée
- Crédit : C401x – Fournisseur réel
-
Paiement de la facture en N+1 :
- Débit : D401x – Fournisseur
- Crédit : C512x – Banque
Exemples :
- Contrat d’assurance payé en décembre pour l’année suivante
- Abonnement annuel réglé en avance
- Contrat de maintenance facturé fin d’année
Écritures types :
-
Clôture exercice N :
- Débit : D486x – Charges constatées d’avance
- Crédit : C401x – Fournisseur
-
Rattachement exercice N+1 :
- Débit : D6xx – compte de charge concerné
- Crédit : C486x – Reprise CCA
-
Paiement réel (souvent déjà effectué) :
- Débit : D401x – Fournisseur
- Crédit : C512x – Banque
7. Cas particulier : prime d’assurance sur deux exercices¶
Lorsqu’une prime d’assurance est réglée ou facturée sur une période chevauchant deux exercices, il est recommandé d’appliquer la méthode rigoureuse de comptabilisation fractionnée plutôt que d’enregistrer la totalité sur l’exercice en cours.
Exemple pratique¶
- Prime d’assurance 2025‑2026 : 600 €
- Facturée le 01/07/2025 pour la période 01/07/2025 → 30/06/2026
1. Réception de la facture (01/07/2025)¶
| Date | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| 01/07/2025 | 616x – Primes d’assurance | 401x – Fournisseur | 600 € |
2. Constatation de la part de charge liée à 2026¶
| Date | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| 31/12/2025 | 486x – Charges constatées d’avance | 616x – Primes d’assurance | 300 € |
⚠️ Écriture à ajouter avant la clôture provisoire de l'exercice 2025.
3. Rattachement exercice 2026 (01/01/2026) – reprise de la charge pour 2026¶
| Date | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| 01/01/2026 | 616x – Primes d’assurance | 486x – Charges constatées d’avance | 300 € |
⚠️ Écriture à ajouter après la clôture définitive de l'exercice 2025.
Cette méthode permet de respecter le principe de rattachement des charges à l’exercice concerné, contrairement à l’enregistrement simplifié qui comptabilise la totalité sur un seul exercice.
Remarques¶
- La partie 2025 reste intégrée dans l’exercice 2025, même si la facture couvre l’année suivante.
- Cette approche est pertinente pour les contrats annuels payés en avance (assurance, abonnements, maintenance).
- Elle garantit la fiabilité des comptes annuels et des soldes copropriétaires.
8. Rattachement des charges et produits à l’exercice comptable¶
Principe fondamental
En comptabilité d’engagement, c’est la date de l’opération économique (date de facture pour une charge, date d’appel de fonds pour un produit) qui détermine l’exercice de rattachement, et non la date de paiement ou d’encaissement.
8.1 Factures de l’exercice N payées en N+1¶
Exemple : Une facture datée de décembre 2025 est payée en janvier 2026.
- ✅ La facture doit être comptabilisée dans l’exercice 2025 (charge de 2025).
- ✅ Le paiement effectué en 2026 sera enregistré comme règlement de la dette fournisseur dans l’exercice 2026.
- ✅ Dans la balance 2025, la charge apparaîtra, même si elle n’est pas encore payée.
- ✅ Dans la balance 2026, seul le mouvement de trésorerie (paiement) apparaîtra, sans impact sur le résultat.
8.2 Charges payées d’avance (CCA)¶
Exemple : Une prime d’assurance annuelle payée en décembre 2025 couvrant la période du 01/01/2026 au 31/12/2026.
La charge concerne l’exercice 2026, mais le paiement a lieu en 2025. Il faut donc neutraliser la part 2026 en utilisant le compte 486 – Charges constatées d’avance.
Écritures :
- En 2025, comptabilisation de la facture (débit 616, crédit 401).
- Avant la clôture 2025, écriture d’inventaire :
- Débit 486 – Charges constatées d’avance
- Crédit 616 – Primes d’assurance (pour le montant correspondant à 2026)
- En 2026, écriture de reprise :
- Débit 616 – Primes d’assurance
- Crédit 486 – Charges constatées d’avance
8.3 Appels de fonds émis en N encaissés en N+1¶
Exemple : Un appel de fonds pour des travaux réalisés en 2025 est émis en décembre 2025 mais encaissé par un copropriétaire en janvier 2026.
- ✅ L’appel de fonds doit être provisionné (réalisé) dans l’exercice 2025 (produit de 2025).
- ✅ L’écriture de produit (débit 450, crédit 702) est passée en 2025.
- ✅ L’encaissement en 2026 viendra créditer le compte 450 et débiter le 512 dans l’exercice 2026, sans impacter le résultat 2026.
8.4 Synthèse¶
| Situation | Rattachement | Comptabilisation |
|---|---|---|
| Facture 2025 payée en 2026 | Charge en 2025 | Facture en 2025, paiement en 2026 |
| Facture 2026 payée en 2025 | Charge en 2026 | Utilisation du compte 486 (CCA) |
| Appel de fonds 2025 encaissé en 2026 | Produit en 2025 | Provisionnement en 2025, encaissement en 2026 |
À retenir
Dans tous les cas, c’est la date de l’opération économique (facture, appel) qui détermine l’exercice de rattachement, pas la date de mouvement bancaire.
9. Modèles d’écritures comptables courantes¶
Cette section présente les écritures types les plus fréquentes en copropriété.
Elles servent de référence pratique lors d’une saisie manuelle (journal OD) ou pour comprendre les écritures générées automatiquement par le logiciel.
⚠️ Ces modèles décrivent la logique comptable.
Les écritures liées aux appels de fonds, règlements ou factures sont en général générées automatiquement par les modules dédiés.
9.1 Appel de provisions (charges courantes)¶
Objectif : constater la créance sur les copropriétaires.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 450 – Copropriétaires | 701 – Provisions pour charges courantes |
9.2 Encaissement d’un copropriétaire¶
Objectif : enregistrer le paiement et réduire la dette du copropriétaire.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 512 – Banque | 450 – Copropriétaires |
💡 Ne jamais créditer directement un compte de produit (701 / 702).
9.3 Facture fournisseur – charges courantes¶
Objectif : enregistrer une charge et la dette fournisseur (comptabilité d’engagement).
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 6xx – Charges concernées (ex. 615, 622…) | 401 – Fournisseurs |
9.4 Paiement d’un fournisseur¶
Objectif : solder tout ou partie de la dette fournisseur.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 401 – Fournisseurs | 512 – Banque |
9.5 Avoir fournisseur¶
Objectif : diminuer la charge et la dette fournisseur.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 401 – Fournisseurs | 6xx – Charge concernée |
9.6 Appel de fonds travaux¶
Objectif : financer des travaux ou opérations exceptionnelles.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 450 – Copropriétaires | 702 – Provisions pour travaux |
9.7 Facture de travaux¶
Objectif : enregistrer une charge de travaux distincte des charges courantes.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 67x – Travaux | 401 – Fournisseurs |
9.8 Subvention à recevoir¶
Objectif : constater une subvention acquise mais non encore encaissée.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 441 – Subventions à recevoir | 131 – Subventions d’investissement |
9.9 Encaissement d’une subvention¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 512 – Banque | 441 – Subventions à recevoir |
9.10 Indemnité d'assurance reçue – impact sur les régularisations¶
Objectif : enregistrer le produit perçu d'une assurance suite à un sinistre (incendie, dégât des eaux, etc.).
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 512 – Banque | 713 – Produits exceptionnels |
Point clé à comprendre
L'enregistrement d'une indemnité d'assurance ne supprime pas la dépense correspondante (comptes 67x) des répartitions individuelles.
En revanche, cette indemnité constitue un produit exceptionnel qui vient en diminution du montant total régularisé pour chaque copropriétaire.
Exemple concret :
- Travaux de réparation suite à sinistre : 10 000 € (comptabilisés en 67x)
- Indemnité d'assurance reçue : 8 000 €
- Reste à charge de la copropriété : 2 000 €
Lors de la clôture de l'exercice : 1. Les 10 000 € de travaux sont intégrés dans le calcul des charges. 2. Les 8 000 € d'indemnité sont intégrés dans le calcul des produits. 3. La régularisation automatique répartit uniquement le solde net (2 000 €) entre les copropriétaires.
Résultat :
- Sans indemnité, chaque copropriétaire aurait dû payer sa quote-part sur 10 000 €.
- Avec l'indemnité, ils ne paient que sur 2 000 €.
- La dépense initiale reste visible dans les comptes, ce qui permet de conserver la traçabilité complète de l'opération (justificatifs pour l'AG, contrôle, etc.).
À noter : Ce produit sera régularisé automatiquement lors de la clôture de l'exercice. Aucune manipulation supplémentaire n'est nécessaire.
9.11 Écriture d’attente copropriétaire¶
Cas : paiement reçu non immédiatement affectable.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 471 – Comptes d’attente | 450 – Copropriétaires |
⚠️ Le compte 471 doit rester temporaire et être soldé rapidement.
9.12 Virement interne entre comptes bancaires¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 512x – Banque A | 512y – Banque B |
9.13 Transfert vers un compte épargne dédié (ex: compte travaux)¶
Objectif : déplacer une partie de la trésorerie du compte courant (512) vers un compte épargne ou compte dédié aux travaux (502).
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 502 – Compte épargne / Compte travaux | 512 – Compte de dépôt |
Exemple concret
Situation :
- Une provision de 10 000 € est constituée pour des travaux futurs.
- Les appels de fonds sont encaissés sur le compte courant (512).
- Pour isoler cette trésorerie, un virement de 10 000 € est effectué vers un compte épargne dédié (502).
Écriture à passer :
Débit 502000 – Compte épargne travaux 10 000 €
Crédit 512000 – Compte courant 10 000 €
💡 Cette écriture ne modifie pas le résultat comptable, elle translate simplement la trésorerie d'un compte à l'autre.
9.14 Placement de trésorerie¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 503 – Placements | 512 – Banque |
9.15 Clôture des charges (fin d’exercice)¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 489 – Solde en attente d’affectation | 6xx – Charges |
9.16 Clôture des produits (fin d’exercice)¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 7xx – Produits | 489 – Solde en attente d’affectation |
9.17 Répartition de l’excédent (489 créditeur)¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 489 – Solde en attente d’affectation | 450 – Copropriétaires |
9.18 Répartition du déficit (489 débiteur)¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 450 – Copropriétaires | 489 – Solde en attente d’affectation |
9.19 Affectation au fonds travaux¶
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 705 – Affectation fonds travaux | 105 – Fonds de travaux |
9.20 Encaissement d’intérêts bancaires¶
Objectif : enregistrer les intérêts perçus sur le compte bancaire (produits financiers).
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 512 – Banque | 716 – Produits financiers |
Erreur fréquente
Une erreur courante consiste à inverser cette écriture en débitant le compte 716 et créditant le compte 512. Cela aurait pour effet de diminuer le produit (car un débit sur un compte de produit réduit son solde créditeur) et de diminuer le compte banque, ce qui ne correspond pas à la réalité d’un encaissement d’intérêts.
L’écriture correcte est bien : débit 512, crédit 716.
9.21 Frais bancaires (prélèvements, tenue de compte, etc.)¶
Objectif : enregistrer les frais prélevés directement par la banque (commission de tenue de compte, frais de virement, cotisation carte bancaire, etc.). Ces frais sont généralement portés sur le relevé bancaire et ne font pas l’objet d’une facture fournisseur.
| Débit | Crédit |
|---|---|
| 627 – Services bancaires | 512 – Banque |
Exemple concret
Situation :
La banque prélève le 31/03 25,00 € au titre des frais de tenue de compte.
Écriture à passer manuellement (journal OD) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 627000 | Frais bancaires | 25,00 € | |
| 512000 | Compte bancaire | 25,00 € |
9.22 Refacturation à des tiers non‑membres de la copropriété¶
Contexte et limites¶
Il arrive qu’un équipement ou un service (portail, voirie, éclairage, etc.) soit utilisé à la fois par la copropriété et par des tiers (propriétaires de hangars, de garages, commerces, etc.) qui ne sont pas membres du syndicat des copropriétaires.
Règle fondamentale
Il est impossible d’intégrer un non‑copropriétaire dans une clé de répartition.
Les clés de répartition ne peuvent être attribuées qu’à des lots de la copropriété et à leurs copropriétaires.
Un tiers ne peut pas se voir affecter des tantièmes, ni apparaître dans les comptes 45 (copropriétaires).
Si la copropriété paie une facture pour un usage partagé, elle ne peut pas répartir cette charge via les clés habituelles.
Il faut alors refacturer la part due par les tiers, en dehors du mécanisme des appels de fonds.
Solution temporaire : refacturation par écriture comptable¶
La méthode la plus simple (à utiliser à titre provisoire) consiste à :
- Comptabiliser l’intégralité de la facture dans la copropriété (débit du compte de charge, crédit du fournisseur).
- Refacturer la part due aux tiers via une écriture manuelle utilisant le compte 462 – Débiteurs divers (ou 462 – Créditeurs divers selon le sens).
Écriture type pour refacturer un tiers (exemple) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 462xxx | Tiers – Société X (refacturation portail) | Montant à facturer | |
| 6xx | Charge concernée (ou 708 – Produits accessoires) | Montant à facturer |
Remarque
Le crédit peut être imputé sur le compte de charge d’origine (pour réduire la charge nette de la copropriété) ou sur un compte de produit (ex. 708 – Produits accessoires).
La première solution est plus simple et évite de créer un produit artificiel.
Puis, lors de l’encaissement du règlement du tiers :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 512 – Banque | Règlement tiers | Montant reçu | |
| 462xxx | Tiers – Société X | Montant reçu |
Limites de cette solution¶
- Juridiquement fragile : la copropriété n’a pas vocation à facturer des tiers sans convention.
- Complexité : nécessite un suivi manuel des tiers (factures, relances).
- Risque de contentieux : absence de cadre légal.
Solutions pérennes¶
-
Convention écrite
Établir une convention entre la copropriété et les tiers, définissant les clés de répartition des coûts et les modalités de paiement.
La facturation peut alors s’appuyer sur cette convention, mais la comptabilité reste manuelle (écritures 462). -
Association Syndicale Libre (ASL)
Créer une ASL qui regroupe la copropriété et les autres utilisateurs.
L’ASL dispose de sa propre comptabilité et émet des appels de fonds propres.
C’est la solution la plus propre sur le plan juridique et comptable.
Recommandation
Si le partage d’équipement est pérenne (portail, voirie, éclairage commun), il est fortement conseillé de se rapprocher d’un avocat ou d’un notaire pour créer une ASL.
Le bricolage comptable via le 462 n’est qu’une solution temporaire.
10. À retenir¶
- Les modèles d’écritures permettent de comprendre la logique comptable sous-jacente.
- La majorité de ces écritures sont générées automatiquement par le logiciel.
- Les écritures manuelles doivent rester exceptionnelles, justifiées et documentées.
- Toute erreur d’écriture impacte directement :
- les soldes copropriétaires,
- les annexes légales,
- la régularisation annuelle.
11. FAQ¶
-
Quelle est la différence entre FNP et CCA ?
La FNP (Facture Non Parvenue) concerne une charge non facturée mais rattachée à l’exercice clos. La CCA (Charge Constatée d’Avance) est une charge déjà payée mais liée à l’exercice suivant. -
Quel compte utiliser pour une FNP ?
Compte 408x – Fournisseurs factures non parvenues. -
Quel compte pour une CCA ?
Compte 486x – Charges constatées d’avance. -
Que faire si une facture arrive tardivement après la clôture ?
Comptabiliser rétroactivement en FNP si elle concerne l’exercice précédent. -
Ces écritures sont-elles obligatoires en copropriété ?
Oui, pour respecter la comptabilité d’engagement et présenter des comptes fidèles. -
J'ai reçu une indemnité d'assurance, mais les travaux correspondants apparaissent toujours dans les répartitions individuelles après clôture. Comment les faire disparaître ?
R : L'indemnité ne doit pas "faire disparaître" la dépense. Elle vient en déduction du montant à répartir.
Si les travaux coûtent 10 000 € et que l'assurance verse 8 000 €, la régularisation ne portera que sur 2 000 €.
La trace des 10 000 € reste nécessaire pour la justification comptable et la transparence.
Vérifiez que l'indemnité a bien été enregistrée en produit (compte 713) sur le même exercice que les travaux. Si c'est le cas, le calcul de la régularisation est correct, même si visuellement la dépense apparaît encore. Vous pouvez le vérifier en consultant le détail des régularisations ou les annexes comptables.