Modalités d’appels de fonds¶
Les modalités d’appels de fonds définissent comment et quand le budget voté est appelé auprès des copropriétaires sur un exercice comptable donné.
Ce paramétrage conditionne directement :
- les montants appelés à chaque copropriétaire ;
- le calendrier de trésorerie de la copropriété ;
- la cohérence entre budget prévisionnel et encaissements réels.
1. Principe général¶
Un appel de fonds correspond à une demande de paiement adressée aux copropriétaires afin de financer les charges prévues au budget.
Dans Copriciel, les appels de fonds sont toujours :
- rattachés à un exercice comptable ;
- basés sur un budget prévisionnel existant ;
- répartis selon les clés de répartition et les tantièmes des lots.
Attention
Tant que le budget n’est pas créé et validé, aucun appel de fonds ne peut être paramétré.
2. Accéder aux appels de fonds¶
- Accédez à Tableau de bord > Budget général & clôture.
- Ouvrez l’onglet Appels de fonds.
Vous accédez alors à la vue de synthèse des appels.
3. Montant total à appeler¶
Copriciel calcule automatiquement :
- le montant total à appeler, basé sur le budget ;
- le montant unitaire par appel selon le nombre d’échéances définies.
Exemple :
- Budget annuel : 6 000,00 €
- Nombre d’appels : 4
- Montant par appel : 1 500 €
4. Définir le nombre d’appels¶
Le nombre d’appels dépend :
- des décisions d’assemblée générale ;
- des usages de la copropriété (mensuel, trimestriel, semestriel, etc.).
Dans l’exemple présenté, 4 appels de fonds sont définis pour l’exercice.
👉 Copriciel répartit automatiquement le montant total sur le nombre d’appels.
5. Paramétrer les dates d’appel¶
Pour chaque appel de fonds, vous devez renseigner :
- la date d’exigibilité ;
- le montant associé (calculé automatiquement, mais ajustable si nécessaire).
Exemple :
| Date | Montant |
|---|---|
| 01/01/2026 | 1 500 € |
| 01/04/2026 | 1 500 € |
| 01/07/2026 | 1 500 € |
| 01/10/2026 | 1 500 € |
Important
Les dates doivent impérativement se situer dans l’exercice comptable.
6. Vérification préalable : la date d’entrée des copropriétaires¶
Avant de provisionner un appel de fonds, il est essentiel de vérifier que la date d’entrée de chaque copropriétaire est compatible avec la date de l’appel.
Principe
Un copropriétaire n’est redevable des appels de fonds qu’à partir de sa date d’entrée dans le lot. Si la date d’entrée est postérieure à la date de l’appel, l’écriture comptable ne pourra pas être générée correctement pour ce copropriétaire, et l’appel pourra être bloqué ou incomplet.
6.1 Comment vérifier ?¶
- Accédez à la fiche du copropriétaire concerné (menu Copropriété > Propriétaires).
- Dans l’onglet Lots, vérifiez la date d’entrée associée à chaque lot.
- Assurez-vous que cette date est antérieure ou égale à la date de l’appel de fonds que vous souhaitez réaliser.
Exemple concret
Situation :
- Appel de fonds du 1er trimestre prévu le 01/01/2026.
- Un copropriétaire a une date d’entrée au 15/01/2026.
👉 Ce copropriétaire ne sera pas redevable de l’appel du 1er trimestre.
Si vous tentez de provisionner l'appel, le système pourra bloquer la génération des écritures ou générer une erreur.
Solution :
- Soit vous modifiez la date d’entrée si elle est erronée (ex: le copropriétaire était déjà propriétaire au 01/01).
- Soit vous acceptez qu’il ne participe pas à cet appel, mais alors l’appel devra être ajusté manuellement ou recalculé après correction.
À faire avant chaque nouvel appel
Pour les nouveaux copropriétaires ou les mutations, vérifiez systématiquement la cohérence entre la date d’entrée et les échéances d’appels.
Une date d’entrée trop tardive est la cause la plus fréquente d’échec de validation d’un appel.
6.2 Impact sur les écritures¶
Si un copropriétaire a une date d’entrée postérieure à l’appel : - Il ne sera pas inclus dans le calcul de répartition. - Le montant total appelé sera donc réparti uniquement sur les lots dont la date d’entrée est antérieure. - L’écriture comptable ne pourra pas être générée si le système détecte une incohérence (par exemple, si le montant total appelé ne correspond plus à la somme des quotes-parts).
Dans ce cas, vous devrez : 1. Corriger la date d’entrée si elle est erronée. 2. Ou, si la date est correcte, ajuster manuellement les appels ou recalculer le budget pour cet appel spécifique.
6.3 Rappel réglementaire¶
⚖️ Fondement juridique
Selon l’article 6-2 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, le paiement des provisions (appels de fonds) et des soldes de régularisation incombe au propriétaire en place à la date d’exigibilité, c’est-à-dire celui titulaire du lot à la date de clôture de l’exercice concerné.
Ainsi, la date d’entrée du copropriétaire détermine sa responsabilité sur les appels émis après cette date. Une date d’entrée mal renseignée peut entraîner une imputation incorrecte des charges d’un exercice.
7. Compte de règlement des appels de fonds¶
Les appels de fonds sont toujours destinés à être réglés sur le compte bancaire de dépôt (compte courant, généralement le compte 512). C’est le compte sur lequel les copropriétaires effectuent leurs virements ou déposent leurs chèques.
Les comptes épargne ou comptes travaux (comptes 502) ne reçoivent jamais directement les paiements des copropriétaires. Ils sont alimentés par transfert interne depuis le compte courant.
Ainsi, sur les avis d’appel de fonds, seul le RIB du compte courant figure. C’est normal et conforme aux pratiques comptables.
7.1 Transfert vers un compte épargne ou compte travaux¶
Lorsque vous souhaitez affecter une partie des fonds au compte travaux (par exemple, la part correspondant au fonds de travaux), vous devez effectuer un virement interne entre les comptes bancaires dans la comptabilité.
Écriture à passer :
Débit 502 – Compte épargne / compte travaux
Crédit 512 – Compte de dépôt (compte courant)
Cette opération :
- ne modifie pas le résultat comptable ;
- translate simplement la trésorerie d’un compte à l’autre ;
- peut être effectuée à tout moment, par exemple après encaissement des appels.
Important
Cette écriture est indépendante des appels de fonds et ne doit pas être confondue avec la répartition des charges. Elle ne change en rien les montants dus par les copropriétaires ni leur répartition.
8. Appels de fonds provisionnés vs non provisionnés¶
8.1 Appels de fonds non provisionnés¶
Ils correspondent aux appels futurs, non encore émis.
- modifiables ;
- supprimables ;
- aucun impact comptable tant qu’ils ne sont pas provisionnés.
Exemple : appels prévus au 01/04, 01/07 et 01/10.
8.2 Appels de fonds provisionnés¶
Un appel devient provisionné lorsqu’il est :
- généré ;
- intégré dans la comptabilité ;
- visible dans les comptes copropriétaires.
Exemple : appel du 01/01/2026 provisionné.
| Date | Montant | Statut |
|---|---|---|
| 01/01/2026 | 1 500 € | Provisionné |
Attention
Une fois provisionné, un appel de fonds ne doit plus être modifié directement. Pour le modifier, il faut d’abord annuler les écritures correspondantes, appliquer les corrections, puis reprovisionner.
9. Bonnes pratiques¶
- Respecter strictement les décisions votées en AG.
- Échelonner les appels pour éviter les tensions de trésorerie.
- Vérifier les dates avant provisionnement.
- Ne jamais modifier un appel provisionné sans analyse d’impact.
- Documenter toute modification exceptionnelle.
10. Erreurs fréquentes¶
- Créer des appels avant validation du budget.
- Définir des dates hors exercice.
- Modifier un appel déjà provisionné sans annulation préalable.
- Oublier de recalculer après modification du budget.
- Confondre appel de fonds et encaissement.
11. Étape suivante¶
Une fois les appels de fonds paramétrés :
- Provisionner les appels (passage des écritures).
- Émettre les avis d’appels.
- Suivre les règlements.
- Gérer les régularisations en fin d’exercice.
➡️ Poursuivez avec la section Réaliser les appels de fonds.