Comptabilité des copropriétaires¶

La section Comptabilité > Copropriétaires permet de suivre, analyser et justifier la situation financière individuelle de chaque copropriétaire.
Elle constitue le cœur du suivi des créances et des règlements du syndicat.

1. Objectifs¶

Cette section permet de :

Visualiser la situation comptable globale de tous les copropriétaires ;
Consulter le détail du compte individuel (450x) de chaque copropriétaire ;
Identifier rapidement les soldes débiteurs ou créditeurs ;
Enregistrer les règlements (virements, chèques, espèces) ;
Justifier les soldes en cas de contestation ou de contrôle.

2. Vue d’ensemble des copropriétaires¶

L’écran principal affiche la situation comptable à une date donnée.

Colonnes affichées¶

Compte : compte comptable individuel du copropriétaire (450xxxxx)
Débit : sommes dues par le copropriétaire (appels de fonds, régularisations, charges)
Crédit : règlements effectués par le copropriétaire
Balance :
- Solde débiteur → copropriétaire doit de l'argent
- Solde créditeur → copropriétaire a payé en trop
Actions : accès au détail du compte et aux opérations possibles

La balance correspond strictement au solde comptable du compte 450x.

3. Pourquoi la situation comptable peut être vide ?¶

Il est possible que la situation comptable d’un copropriétaire n’affiche aucun mouvement (débit, crédit, solde) alors que vous avez déjà saisi des appels de fonds.

Cause fréquente

Les appels de fonds n’ont pas été réalisés (écritures comptables non passées).

Tant qu’un appel de fonds n’est pas réalisé, aucune écriture comptable n’est générée.
Les comptes des copropriétaires (450x) ne sont donc ni débités ni crédités, et leur solde reste à zéro.

3.1 Comment remédier à la situation ?¶

Allez dans Exercice comptable > Appels de fonds.
Pour chaque ligne d’appel concernée, cliquez sur le bouton Passer les écritures comptables (dans la colonne Actions).
Une fois les écritures passées, les comptes des copropriétaires sont alimentés et leur situation comptable devient visible.

💡 Sans cette étape, les copropriétaires n’ont pas de dette officielle enregistrée, et la situation comptable (accessible via Comptabilité > Copropriétaires) restera vierge.

4. Détail du compte copropriétaire¶

En cliquant sur un copropriétaire, vous accédez à son grand livre individuel.

Informations affichées¶

Pour chaque écriture :

Date
Libellé
Débit (charges appelées)
Crédit (règlements, avoirs)
Solde cumulatif

Types d’écritures courantes¶

Appels de fonds (budget général, travaux, avances)
Régularisations de charges
Reports à nouveau
Règlements (virements, chèques, espèces)

Le solde affiché est chronologique et cumulatif : toute écriture impacte directement la dette ou l’avoir du copropriétaire.

5. Ajouter un règlement¶

Les règlements permettent de créditer le compte copropriétaire et de réduire sa dette.

Deux méthodes permettent d’enregistrer un règlement :

5.1 Depuis la situation d’un copropriétaire¶

Accédez à Comptabilité > Copropriétaires.
Repérez le copropriétaire concerné dans la liste.
Cliquez sur le bouton Ajouter un règlement (situé dans la colonne Actions).
Renseignez :
- Copropriétaire (pré‑rempli)
- Type de règlement : Virement / Espèces / Chèque
- Date du règlement
- Description (référence, numéro de chèque, etc.)
- Montant
- Compte bancaire (512x)
Enregistrez.

5.2 Depuis la liste globale des copropriétaires (bouton « Nouveau paiement »)¶

Accédez à Comptabilité > Copropriétaires.
En haut à droite de l’écran, cliquez sur le bouton + Nouveau paiement.
Une fenêtre s’ouvre : sélectionnez le copropriétaire destinataire.
Renseignez les mêmes informations que ci‑dessus (date, montant, compte bancaire, etc.).
Enregistrez.

L’écriture est automatiquement générée :

Crédit du compte 450x
Débit du compte bancaire 512x

6. Supprimer ou modifier un règlement¶

Si vous devez réinitialiser la situation d’un copropriétaire ou corriger un règlement saisi par erreur :

Procédure¶

Accédez à Comptabilité > Écritures comptables
Filtrez sur le compte du copropriétaire concerné
Identifiez la ligne correspondant au règlement à supprimer ou modifier
Selon le cas :
- Supprimer la ligne : le solde du copropriétaire est recalculé automatiquement
- Modifier la ligne : ajustez le montant, la date ou la référence
Validez l’opération

⚠️ Toute suppression ou modification impacte directement :
- le solde du copropriétaire
- les annexes comptables
- les régularisations de fin d’exercice

7. La règle temporelle des appels de fonds¶

7.1 Principe fondamental¶

Un appel de fonds affiche la situation des règlements **jusqu’à la veille de sa date d’émission.**

Autrement dit :

Un règlement saisi le jour même de l’appel de fonds n’apparaît pas sur cet appel.
Il sera pris en compte sur le prochain appel (ou sur la prochaine consultation du compte).

7.2 Pourquoi cette règle ?¶

Copriciel fonctionne comme un système comptable en date réelle.
Lorsque vous générez un appel de fonds, le logiciel :

Fige la situation des créances à la date de l’appel moins un jour ;
Calcule les montants dus en fonction des seuls règlements enregistrés à cette date ;
Produit le document PDF avec ce calcul.

Un règlement enregistré postérieurement ne peut pas modifier rétroactivement un document déjà émis.
Cela serait contraire au principe de non‑régression des documents comptables et à la traçabilité.

Exemple concret

Copropriétaire Dupont :

1er mars : appel de fonds n°1 émis pour 500 €.
3 mars : Dupont règle 500 € par virement (saisie le 3 mars).
10 mars : vous générez l’appel de fonds n°2.

Résultat :

L’appel n°1 ne montre aucun règlement (le règlement est postérieur à sa date).
L’appel n°2 déduit les 500 € du solde antérieur et n’appelle que les nouvelles provisions.

👉 Le copropriétaire voit un solde débiteur de 500 € sur l’appel n°1 alors qu’il a payé. Ce n’est pas une erreur : c’est la temporalité comptable.

7.3 Comment éviter les contestations¶

✅ Informez les copropriétaires : joignez une note à chaque premier appel expliquant que les règlements récents apparaîtront sur le document suivant.

✅ Utilisez l’extranet : les copropriétaires connectés voient en temps réel leur situation, indépendamment des documents PDF.

✅ En cas de contestation, montrez la situation comptable individuelle : la chronologie des écritures prouve que le règlement a bien été enregistré et qu’il a été déduit de l’appel suivant.

8. Règles comptables importantes¶

Les comptes copropriétaires sont des comptes de tiers (classe 4).
Un copropriétaire peut être :
- débiteur sur un exercice ;
- créditeur suite à un trop-perçu ou une avance.
Les soldes doivent être justifiables à tout moment par le détail des écritures.
Toute modification rétroactive impacte :
- les soldes individuels ;
- les annexes comptables ;
- les régularisations.

9. Bonnes pratiques¶

Saisir les règlements à la date réelle d’encaissement
Toujours vérifier le compte bancaire utilisé (512x)
Utiliser des libellés explicites pour faciliter les contrôles
Anticiper la date d’émission des appels pour maximiser le nombre de règlements pris en compte
Ne jamais modifier ou supprimer une écriture validée sans justification comptable
S’appuyer sur le détail du compte en cas de contestation d’un copropriétaire

10. Erreurs fréquentes¶

Confondre débit et crédit du compte copropriétaire
Enregistrer un règlement sur le mauvais copropriétaire
Oublier d’affecter un règlement au bon compte bancaire
Corriger un solde sans comprendre l’origine des écritures
Modifier un appel de fonds pour « rattraper » un règlement récent
Croire qu’un règlement saisi le jour J apparaît sur l’appel du jour J

11. Extraits de compte individuels¶

Copriciel permet d’éditer un extrait de compte individuel pour chaque copropriétaire.
Ce document retrace l’ensemble des mouvements du compte (appels de fonds, règlements, régularisations) et permet de justifier la situation à une date donnée, y compris les paiements effectués en dehors des appels de fonds programmés.

11.1 Accès à l’extrait de compte¶

Allez dans Comptabilité > Copropriétaires.
Dans la liste, repérez le copropriétaire concerné.
Cliquez sur le bouton Situation comptable (ou sur le nom du copropriétaire selon l’affichage).
La situation détaillée du compte s’affiche, avec l’historique chronologique de toutes les écritures (débits et crédits).

11.2 Impression de l’extrait de compte¶

Dans l’écran de situation détaillée du copropriétaire :

Cliquez sur le bouton Imprimer (généralement situé en haut à droite).
Un document PDF est généré, reprenant l’ensemble des mouvements du compte à la date d’édition.

À quoi sert cet extrait ?

Justificatif à fournir en cas de contestation.
Preuve des règlements effectués, y compris les versements complémentaires non liés à un appel de fonds spécifique.
Suivi individuel à remettre au copropriétaire lors d’une demande de situation.

11.3 Que contient l’extrait de compte ?¶

Le document PDF généré reprend toutes les informations du grand livre individuel du copropriétaire :

Date de chaque opération.
Libellé (ex : « Appel de fonds 01/01/2025 », « Règlement 45000001 – Martin Durand », « Régularisation exercice 2024 »).
Débit (montant appelé).
Crédit (montant réglé).
Solde après chaque écriture.

Exemple

Extrait de compte de M. Martin Durand
Période du 01/01/2025 au 31/12/2025

Date	Libellé	Débit	Crédit	Solde
01/01/2025	Report à nouveau		91,95	91,95
01/01/2025	Régularisation exercice 2024	24,55		67,40
22/01/2025	Règlement – virement reçu		27,99	95,39
01/03/2025	Appel de fonds n°1 – Charges générales 2025	826,31		-730,92
14/03/2025	Règlement – virement reçu		826,31	95,39
01/04/2025	Appel de fonds n°2 – Charges générales 2025	50,72		44,67
15/05/2025	Règlement – virement reçu		50,72	95,39
01/07/2025	Appel de fonds n°3 – Charges générales 2025	50,72		44,67
29/07/2025	Règlement complémentaire – Travaux privatif		52,72	97,39
…	…	…	…	…
Solde au 31/12/2025			97,39 € (créditeur)

12. Lien avec les autres modules¶

La comptabilité des copropriétaires est alimentée par :

les appels de fonds
les travaux et opérations exceptionnelles
les avances de trésorerie
les régularisations de charges en fin d’exercice

➡️ Toute anomalie constatée ici doit être analysée à la source (budget, appels, répartition).

Résumé pour les gestionnaires pressés

Un appel de fonds = photographie de la dette au J-1.
Un règlement d’aujourd’hui ne peut pas modifier le cliché pris hier.

Le copropriétaire conteste ? Montrez‑lui la date de l’appel et celle du règlement.
Le copropriétaire exige un document à jour ? Générez un extrait de compte depuis la situation comptable du copropriétaire – ce n’est pas un appel de fonds.
Le copropriétaire a payé le jour de l’émission ? Il figurera sur le prochain appel – c’est normal.