Gestion des modifications de lots¶

Les lots d’une copropriété peuvent évoluer dans le temps : agrandissement, division, fusion, changement de destination, etc. Copriciel permet de gérer ces modifications sans perdre l’historique comptable des lots concernés.

1. Principe fondamental : ne jamais supprimer un lot¶

Règle d’or

Un lot ne doit jamais être supprimé dans Copriciel.

Tout lot existant est associé à un historique comptable : appels de fonds, régularisations, soldes copropriétaires. Supprimer un lot ferait disparaître ces données et rendrait la comptabilité incohérente.

Au lieu de supprimer, vous devez :

Déclarer le lot vacant (date de fin) lorsqu’il n’existe plus physiquement (fusion, division, démolition).
Créer un nouveau lot pour la nouvelle configuration (lot modifié, lot issu d’une division, etc.).

2. Cas de figure courants¶

2.1 Modification de la surface d’un lot (sans changement de numéro)¶

Si un lot change de surface (agrandissement ou réduction) mais conserve son numéro :

Créez un nouveau lot avec le nouveau numéro (ex: 12bis) ou un nouveau numéro incrémenté.
Attribuez les nouveaux tantièmes à ce nouveau lot (conformément au nouveau règlement de copropriété).
Déclarez l’ancien lot vacant en lui attribuant une date de fin (voir section 3).

⚠️ Ne modifiez pas directement les tantièmes d’un lot existant : cela fausserait les calculs des appels de fonds déjà réalisés.

2.2 Division d’un lot en plusieurs lots¶

Un lot est divisé en deux (ou plus) nouveaux lots :

Créez les nouveaux lots (ex: 12A et 12B) avec leurs tantièmes respectifs.
Déclarez l’ancien lot vacant (date de fin) – voir section 3.
Attribuez les nouveaux lots aux copropriétaires concernés.

2.3 Fusion de plusieurs lots en un seul¶

Plusieurs lots sont fusionnés en un seul nouveau lot :

Créez le nouveau lot avec le numéro unique et les tantièmes cumulés.
Déclarez vacants tous les anciens lots (date de fin).
Attribuez le nouveau lot au copropriétaire.

2.4 Création d’un nouveau lot (cas classique)¶

Un nouveau lot est créé (ex: lot supplémentaire, nouveau local, etc.) :

Créez le lot dans Paramétrage > Lots.
Attribuez les tantièmes pour chaque clé de répartition (générale, eau, ascenseur, etc.).
Attribuez le lot au copropriétaire concerné (ou créez-le si nécessaire).

3. Déclarer un lot vacant (date de fin)¶

Pour indiquer qu’un lot n’existe plus physiquement à partir d’une certaine date :

Allez dans Copropriétaire > Propriétaire.
Ouvrez la fiche du propriétaire concerné puis se rendre dans l'onglet Lots.
Editer le lot concerné.
Cochez la case Déclarer le lot vacant.
Renseignez la date à partir de laquelle le lot est considéré comme vacant (généralement la date de fin d’existence physique du lot).
Enregistrez les modifications.

Emplacement du paramètre

La date de sortie et la case « Lot vacant » sont disponibles dans l’onglet Informations générales de la fiche du lot (accessible depuis Paramétrage > Lots, puis en cliquant sur le lot concerné).

Conséquences d’une date de fin¶

Un lot avec une date de fin :

n’est plus disponible pour les appels de fonds futurs ;
ne peut plus être attribué à un copropriétaire ;
conserve son historique comptable (consultable en archivage) ;
ses tantièmes ne sont plus pris en compte dans les clés de répartition.

Règle importante

Ne jamais supprimer un lot pour lui substituer un nouveau lot. La date de fin est la méthode recommandée. Un lot supprimé perd son historique comptable, ce qui rend impossible la traçabilité des opérations passées.

4. Répercussions sur la comptabilité¶

4.1 Appels de fonds¶

Les appels de fonds antérieurs à la date de fin du lot restent inchangés (ils sont attribués au lot d’origine).
Les appels de fonds postérieurs à la date de fin ne concernent pas ce lot (il n’est plus dans la liste des lots actifs).

4.2 Clés de répartition¶

Les tantièmes d’un lot déclaré vacant sont retirés du total de chaque clé de répartition.
Cela peut modifier les quotes-parts des autres lots pour les futurs appels de fonds.

4.3 Régularisations¶

Les régularisations de l’exercice en cours sont calculées sur la base des lots actifs et de leurs tantièmes.
Un lot déclaré vacant en cours d’exercice ne participe pas aux régularisations de la fin d’exercice.

Anticiper les modifications

Pour éviter les incohérences, effectuez les modifications de lots en début d’exercice (juste après la clôture de l’exercice précédent) ou en fin d’exercice (après la clôture définitive). Évitez de modifier les lots en cours d’exercice, sauf nécessité absolue.

5. Bonnes pratiques¶

Conservez toujours l’historique : ne supprimez jamais un lot, utilisez la date de fin.
Documentez les modifications : notez dans le libellé du nouveau lot ou dans les commentaires la raison de la modification (ex: « issu de la division du lot 12 »).
Vérifiez les tantièmes : après création ou déclaration de fin, contrôlez que le total des tantièmes de chaque clé reste cohérent.
Informez les copropriétaires : en cas de modification de lots, mettez à jour les fiches des copropriétaires concernés et vérifiez que leurs appels de fonds futurs sont corrects.

6. Questions fréquentes¶

Q : Puis-je modifier les tantièmes d’un lot existant ?

R : Non, cela fausserait les appels de fonds déjà réalisés. Créez un nouveau lot et déclarez l’ancien vacant.

Q : La date de fin a-t-elle un impact sur les soldes des copropriétaires ?

R : Oui. Les soldes antérieurs restent sur le compte du copropriétaire. Si le lot a été transféré à un nouveau propriétaire, vous devez également réaliser un transfert de lot (voir section dédiée).

Q : Puis-je réactiver un lot déclaré vacant ?

R : Oui, vous pouvez supprimer la date de fin pour réactiver un lot, à condition qu’il n’ait pas été remplacé par un autre (sinon cela crée deux lots actifs avec les mêmes caractéristiques).

7. En résumé¶

Action	Méthode recommandée
Supprimer un lot	❌ Ne jamais supprimer
Lot qui n’existe plus	✅ Déclarer vacant (date de fin)
Nouveau lot (création)	✅ Créer un nouveau lot
Lot modifié (surface, tantièmes)	✅ Créer un nouveau lot + déclarer l’ancien vacant
Vente d’un lot	✅ Utiliser la fonction Transfert de lot

💡 Règle simple : Un lot ne disparaît jamais de la base de données. Il peut être désactivé (date de fin) ou transféré, mais jamais supprimé.