Travaux / opérations exceptionnelles¶

Certaines dépenses ne relèvent pas du budget courant de fonctionnement.
Il peut s’agir de travaux, d’opérations exceptionnelles ou du financement d’études techniques.
Ces dépenses font l’objet d’un vote spécifique en assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) et donnent lieu à un ou plusieurs appels de fonds dédiés.

1. Principe général¶

Les travaux et opérations exceptionnelles permettent de :

financer des dépenses non récurrentes ;
distinguer clairement ces montants du budget de fonctionnement ;
assurer une répartition conforme aux décisions d’assemblée générale ;
suivre précisément l’avancement financier d’un projet.

Chaque opération est indépendante du budget général et possède son propre suivi comptable.

2. Cas de figure prévus en copropriété¶

Copriciel distingue trois types d’opérations exceptionnelles, conformément aux usages comptables en copropriété.

2.1 Travaux votés¶

Il s’agit de travaux d’entretien, de rénovation ou d’amélioration votés en assemblée générale.

Exemples :

ravalement de façade ;
réfection de toiture ;
remplacement de chaudière ;
travaux d’accessibilité.

Ces opérations sont généralement imputées sur des comptes de type 671x.

2.2 Travaux urgents / opérations exceptionnelles¶

Ce cas couvre les dépenses engagées sans attendre le vote préalable, ou liées à une situation exceptionnelle.

Exemples :

travaux urgents suite à un sinistre ;
procédure judiciaire ;
mise en sécurité immédiate de l’immeuble.

Ces opérations doivent être ratifiées en assemblée générale a posteriori.

2.3 Études techniques¶

Il s’agit du financement d’études préalables ou d’expertises.

Exemples :

diagnostic technique global (DTG) ;
audit énergétique ;
étude structurelle ;
étude préalable à des travaux.

Ces études peuvent être suivies indépendamment ou liées à des travaux futurs.

3. Accéder à la section¶

Accédez à Exercice comptable
Sélectionnez Travaux / opérations exceptionnelles

Vous visualisez alors la liste des opérations existantes, avec leur type, statut et libellé.

4. Ajouter des travaux ou opérations exceptionnelles¶

Pour créer une nouvelle opération :

Cliquez sur Ajouter des travaux ou opérations exceptionnels
Renseignez les champs suivants :

4.1 Type¶

Sélectionnez le type d’opération :

Travaux votés (671x)
Travaux urgents / opération exceptionnelle
Étude technique

Ce choix détermine la logique comptable associée.

4.2 Libellé¶

Libellé clair et explicite de l’opération.

Exemples :

Ravalement façade – Bâtiment A
Procédure judiciaire – Lot 12
Audit énergétique global
Diagnostic DPE 3PT

Le libellé est utilisé dans :

les appels de fonds ;
les documents comptables ;
les annexes.

4.3 Clé de répartition¶

Indique la clé de répartition applicable à l’opération.

Exemple :

Charges générales propriétaires
Clé spécifique travaux
Clé bâtiment / ascenseur / parking

⚠️ La clé doit être conforme à la décision votée en assemblée générale.

Cas particulier : exclusion d'un copropriétaire

Si l'assemblée générale décide de répartir le coût d'une opération exceptionnelle (par exemple, des frais de procédure judiciaire) sur tous les copropriétaires à l'exception d'un seul (le copropriétaire concerné par le litige), vous devez créer une clé de répartition personnalisée.

Procédure :

Allez dans Paramétrage > Clés de répartition et cliquez sur Nouvelle clé.
Donnez un nom explicite, par exemple "Frais procédure hors lot X".
N'attribuez aucun tantième au lot à exclure.
Répartissez les tantièmes des autres lots de manière identique à la clé générale.
Utilisez cette clé lors de la création de l'opération exceptionnelle (section 4) et lors de la génération des appels de fonds correspondants.

Ainsi, le copropriétaire exclu ne sera pas redevable de cet appel, et les autres copropriétaires supporteront la charge selon leur quote-part ajustée.

4.4 Montant¶

Montant total voté pour l’opération
Exprimé en euros

Ce montant servira de base pour :

les appels de fonds ;
le suivi des dépenses ;
les régularisations éventuelles.

4.5 Date d’assemblée générale¶

Date du vote de l’opération en AG
Format : JJ/MM/AAAA

Cette date permet de justifier la légitimité de l’opération et de tracer la décision collective.

5. Statut de l’opération¶

Chaque opération dispose d’un statut :

Ouvert : opération en cours, appels de fonds possibles
Clôturé : opération terminée, plus aucune modification possible

Le statut conditionne les actions disponibles.

6. Appels de fonds liés aux travaux¶

Les travaux et opérations exceptionnelles donnent lieu à :

un appel unique ;
ou plusieurs appels échelonnés.

6.1 Procédure pour inclure une opération exceptionnelle dans les appels de fonds¶

Pour que l’opération (ex. Diagnostic DPE) soit correctement incluse dans les appels de fonds :

Saisissez l’opération dans Travaux / opérations exceptionnelles, avec le montant total et le nombre d’échéances prévues.
Vérifiez que le tableau affiche bien :
- le montant total ;
- toutes les échéances planifiées (ex. : 01/01, 01/04, 01/07, 01/10).
Enregistrez les modalités d’appels en cliquant sur le bouton Enregistrer.
⚠️ Tant que cette étape n’est pas réalisée, les montants ne sont pas pris en compte dans le suivi comptable ni dans la répartition aux copropriétaires.
Ensuite, pour que ces montants soient effectivement portés sur les comptes des copropriétaires, il faut réaliser l’appel de fonds :

Accéder aux appels de fonds¶

Accédez à Exercice comptable > Appels de fonds La liste affiche l’ensemble des appels définis sur l’exercice.

Réaliser un appel de fonds¶

Sélectionnez la ligne de l’appel concerné.
Cliquez sur le bouton Passer les écritures comptables.
Vérifiez :
- la date
- le montant
Confirmez l’action.

Un message de confirmation s’affiche :

Cette action ajoutera les écritures comptables pour cet appel de fonds.

Après validation :

les écritures sont créées ;
l’appel passe à l’état réalisé.

Ainsi, le montant de l’opération exceptionnelle est correctement imputé aux copropriétaires et suivi dans la comptabilité.

6.2 Modification d’une opération ou d’un appel déjà saisi¶

Si vous avez fait une erreur dans la saisie de l’opération ou dans les modalités d’appels :

L’exercice doit être déclôturé.
Allez dans Comptabilité > Écritures comptables.
Sélectionnez le journal AN.
Supprimez l’écriture de reprise ou d’appel erronée.
Revenez dans Paramétrage > Travaux / opérations exceptionnelles et refaites la saisie ou enregistrez à nouveau les appels.

7. Annexe 5 – Suivi des travaux non clôturés¶

L’annexe 5 est un état comptable réglementaire qui liste les travaux et opérations exceptionnelles en cours (non encore clôturés) à la date de l’arrêté des comptes.

7.1 Qu’est-ce qui apparaît sur l’annexe 5 ?¶

L’annexe 5 affiche le solde des comptes dédiés aux travaux, à condition qu’ils soient non nuls :

Type de compte	Libellé	Solde affiché
702x	Appels de fonds travaux (produits)	Solde créditeur
672x	Dépenses de travaux (charges)	Solde débiteur

Ces comptes sont automatiquement créés lorsque vous créez une opération exceptionnelle (section 4).
Les écritures comptables correspondantes (appels de fonds réalisés, factures de travaux) y sont portées.

À retenir

Si aucune écriture n’existe sur les comptes 702x ou 672x d’une opération, aucun montant n’apparaîtra sur l’annexe 5.

7.2 Cas particulier : reprise des travaux non clôturés lors d’un changement de syndic¶

Lorsque vous changez de logiciel ou de syndic, et que des travaux votés antérieurement ne sont pas encore terminés à la date de reprise, vous devez reconstituer leur historique pour que l’annexe 5 les prenne en compte correctement.

📌 Comptes concernés¶

Compte	Signification
120x	Travaux en attente de clôture (bilan) – solde créditeur si des appels de fonds ont déjà été collectés sans être entièrement dépensés
702x	Produits – appels de fonds travaux (compte de résultat)
672x	Charges – dépenses de travaux (compte de résultat)

Règle impérative :
Si les appels de fonds travaux ont déjà été réalisés par le passé (dans l’ancienne comptabilité), il ne faut surtout pas en créer de nouveaux. Vous devez seulement reprendre les soldes de ces opérations non clôturées dans votre nouvelle comptabilité en utilisant le compte 120.

🔍 Identification du solde à reprendre¶

Lors de la reprise comptable (voir chapitre Reprise comptable), identifiez dans le grand livre de l’ancien syndic le solde du compte 120x au dernier jour de l’exercice précédent (généralement le 31/12/N-1).
Ce solde représente le montant des appels de fonds travaux déjà collectés non encore dépensés à cette date.

Exemple :
- Appels de fonds réalisés dans l’ancienne comptabilité : 10 000 € (crédit de 702x)
- Dépenses engagées avant la reprise : 3 500 € (débit de 672x)
- Solde du compte 120x au 31/12 : 6 500 € (créditeur)

✍️ Écritures à passer lors de la reprise¶

À la date d’ouverture du nouvel exercice (par exemple le 01/01/N), passez deux écritures manuelles dans le journal AN (ou OD) pour solder le compte 120x et reconstituer l’antériorité des travaux.

Écriture n°1 – Constatation des dépenses déjà engagées
Débit 672x – Compte de charges de travaux Crédit 120x – Travaux en attente de clôture

Écriture n°2 – Constatation des appels de fonds antérieurs
Débit 120x – Travaux en attente de clôture Crédit 702x – Produits – appels de fonds travaux

⚙️ Effet sur les comptes¶

Le compte 120x est soldé (il retrouve un solde nul).
672x présente un solde débiteur (dépenses engagées antérieurement).
702x présente un solde créditeur (appels collectés antérieurement).
Le solde de l’opération (702x – 672x) correspond au solde du compte 120x avant reprise (ici 6 500 € créditeur).

Lors de la clôture provisoire, l’annexe 5 affichera automatiquement ces travaux en cours avec le solde correct (dépenses – appels).

Exemple chiffré complet

Données reprises : - Appels de fonds antérieurs : 10 000 € (crédit 702x) - Dépenses antérieures : 3 500 € (débit 672x) - Solde 120x au 31/12 : 6 500 € créditeur

Écritures au 01/01/N :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
672x	Dépenses travaux antérieures	3 500
120x	Travaux en attente		3 500
120x	Travaux en attente	10 000
702x	Appels de fonds antérieurs		10 000

Résultat :
- 120x : crédité 3 500, débité 10 000 → solde nul.
- 672x : débiteur 3 500 € (charge de l’exercice N).
- 702x : créditeur 10 000 € (produit de l’exercice N).
- À la clôture provisoire, l’annexe 5 affichera un solde de 6 500 € (reste à dépenser).

Bonne pratique

Ne créez jamais de nouveaux appels de fonds dans votre nouvelle comptabilité pour des sommes déjà collectées avant la reprise. Contentez‑vous de reconstituer l’historique via le compte 120 et les deux écritures ci‑dessus.

7.3 Pourquoi mes travaux n’apparaissent-ils pas sur l’annexe 5 ?¶

Plusieurs causes possibles :

L’opération a été créée mais les appels de fonds correspondants n’ont pas été réalisés (écritures 702x non passées).
→ Vérifiez dans Exercice comptable > Appels de fonds que l’appel relatif aux travaux a bien le statut « Réalisé ».
Les dépenses de travaux n’ont pas été comptabilisées (pas de facture passée sur le compte 672x dédié).
→ Saisissez les factures en affectant le bon compte de travaux (672x) et la bonne clé de répartition.
L’opération a été clôturée (statut « Clôturé »).
→ Seules les opérations ouvertes apparaissent sur l’annexe 5.
→ Si les travaux ne sont pas terminés, rouvrez l’opération.
L’opération a été créée après la clôture provisoire ou vous avez modifié des écritures sans relancer la clôture.
→ Après toute modification, annulez la clôture provisoire et relancez‑la.
Dans le cadre d’une reprise, les écritures de reconstitution (section 7.2) n’ont pas été passées.
→ Vérifiez que les comptes 702x et 672x sont bien alimentés (ils doivent apparaître dans la balance avec des soldes non nuls).

8. Erreurs fréquentes¶

Enregistrer des travaux dans le budget général
Oublier de rattacher une clé de répartition
Modifier le montant après appels de fonds
Ne pas renseigner la date d’AG
Laisser une opération ouverte inutilement
Ne pas cliquer sur Enregistrer après la saisie des échéances → montant non pris en compte

9. À retenir¶

Les travaux et opérations exceptionnelles sont hors budget courant.
Ils sont votés spécifiquement en AG.
Ils disposent d’un suivi comptable dédié.
Leur bonne saisie et l’enregistrement des appels garantissent une répartition juste et transparente.