Assemblée générale¶

La section Assemblée générale (AG) permet de préparer tous les documents nécessaires à une AG ainsi que de gérer la tenue de l’assemblée (feuille de présence, votes, résultats) dans le respect de la loi du 10 juillet 1965.

1. Objectifs¶

Cette fonctionnalité permet de :

Générer la convocation à partir de près de 70 modèles de résolutions adaptés aux différents points à voter (approbation des comptes, budget, travaux, nomination du conseil syndical, etc.)
Créer et imprimer les Pouvoirs pour les copropriétaires qui donnent pouvoir à un tiers
Préparer le vote par correspondance pour les copropriétaires absents
Établir la feuille de présence, avec calcul automatique des tantièmes représentés
Gérer en temps réel les présences, mandats, votes et résultats de l’AG

💡 Tous les documents sont liés à l’exercice comptable et aux budgets concernés, garantissant cohérence et traçabilité.

2. Création d’une assemblée générale¶

Pour préparer une AG dans le logiciel :

Accédez à Tableau de bord > Budget général & clôture > Assemblée générale
Cliquez sur Nouvelle assemblée générale
Renseignez les informations suivantes :
- Type d’AG : ordinaire ou extraordinaire
- Exercice comptable concerné
- Date de l’AG (pour mention sur la convocation et documents)
- Date d’envoi de la convocation
- Ordre du jour (choix parmi les modèles de résolutions)
Enregistrez pour générer automatiquement les documents liés.

3. États et actions préalables¶

L’application distingue trois états pour une assemblée :

État	Description
Programmée	La convocation a été créée, mais l’AG n’a pas encore commencé.
Démarrée	L’AG a commencé (une heure réelle de début a été saisie).
Terminée	L’AG est finie (une heure réelle de fin a été saisie).

3.1 Accès à la liste des assemblées¶

Depuis le module « Budget général & clôture », cliquez sur « Assemblée générale ».
Un tableau affiche toutes les assemblées avec les colonnes : date, début réel, fin réelle, statut, type, lieu, actions.

3.2 Actions possibles avant l’AG (état Programmée)¶

Éditer la convocation (date, heure, lieu, ordre du jour, résolutions) – via le menu « Convocation ».
Démarrer l’AG – via le menu « Statut » : cliquez sur « Démarrer ». Une fenêtre vous demande l’heure réelle de début (préremplie avec l’heure courante). L’AG passe à l’état Démarrée ; le compte‑rendu (feuille de présence, votes) est créé.

⚠️ Tant que l’AG est programmée, l’accès direct à la feuille de présence (lien « Réunion ») est désactivé.

3.3 Actions pendant l’AG (état Démarrée)¶

Une fois l’AG commencée, vous pouvez :

Accéder à la feuille de présence : cliquez sur le lien « Réunion » (il devient actif).
Mettre l’AG en pause (par exemple pour une suspension de séance) : bouton « Arrêter ».
Cela réinitialise l’heure de début réelle. Au redémarrage, vous devrez saisir une nouvelle heure avec « Redémarrer ».
Terminer l’AG : bouton « Terminer ». Une fenêtre demande l’heure réelle de fin (préremplie avec l’heure courante). L’AG passe à l’état Terminée.

3.4 Actions après l’AG (état Terminée) ou pour corriger¶

Redémarrer une AG terminée : bouton « Redémarrer » – permet de rouvrir l’AG pour corriger des données (présences, votes). Une nouvelle heure de début est demandée.
Réinitialiser complètement le rapport : bouton « Réinitialiser » (disponible lorsque l’AG est programmée ou terminée). Supprime les heures réelles, les présences et les votes. L’AG redevient Programmée.
Supprimer définitivement l’AG : bouton « Supprimer » (toujours disponible, selon vos droits).

4. Feuille de présence¶

4.1 Accès et affichage¶

Dans l’écran de suivi de l’AG (après l’avoir démarrée), cliquez sur l’onglet « Feuille de présence ».
Vous voyez la liste des copropriétaires, leurs lots, le nombre de tantièmes (parts), leur statut actuel et la personne qui les représente éventuellement.

4.2 Changer le statut d’un copropriétaire¶

Cliquez sur le menu déroulant dans la colonne « Statut ».
Choisissez l’une des options :
Présent : il participe en personne.
Absent : il ne participe pas (peut être représenté).
Représenté : il est représenté par quelqu’un d’autre.
VPC : il a envoyé son vote par correspondance.

⚠️ Lorsqu’un copropriétaire passe de Présent à un autre statut, tous les mandats qu’il détenait sont automatiquement révoqués.

4.3 Gérer les mandats (représentation)¶

Pour un copropriétaire absent ou représenté, vous devez choisir qui le représente.
Dans la colonne « Représenté par » :
Représentant interne (copropriétaire présent) : sélectionnez son nom dans la liste déroulante.
Le système vérifie la règle légale : un mandataire ne peut recevoir plus de 3 mandats si son total de voix (les siennes + celles de ses mandants) dépasse 10 % du total des tantièmes. En dessous, pas de limite.
Représentant externe (tiers) : choisissez un nom dans la liste des « tiers » pré‑enregistrés.
Si le nom n’existe pas, cliquez sur le bouton « Gérer les mandataires externes » (en haut à droite) pour ajouter, modifier ou supprimer des tiers.

4.4 Enregistrer les heures d’arrivée / départ¶

Pour les copropriétaires présents, vous pouvez saisir l’heure d’arrivée et l’heure de départ dans les champs prévus.

4.5 Sauvegarder¶

Un bouton « Enregistrer » (icône 💾) à chaque ligne permet de sauvegarder les modifications d’un seul participant.
Le bouton « Enregistrer toutes les modifications » en bas de page enregistre l’ensemble des changements.

5. Votes par correspondance (VPC)¶

5.1 Ouvrir la boîte de dialogue¶

Dans la feuille de présence, repérez le copropriétaire dont le statut est VPC.
Cliquez sur l’icône ⚙️ (roue crantée) à côté de son statut.

5.2 Saisir les votes¶

Une fenêtre s’ouvre avec toutes les résolutions de l’ordre du jour.
Pour chaque résolution, sélectionnez son vote : Pour, Contre, Abstention ou Ne vote pas.
Vous pouvez utiliser les boutons « Tous Pour », « Tous Contre », etc. pour appliquer la même option à toutes les résolutions en un clic.

5.3 Enregistrer¶

Cliquez sur « Enregistrer les votes ». Ces votes seront pris en compte dans les résultats de l’AG.

6. Ordre du jour et résolutions¶

6.1 Accès¶

Cliquez sur l’onglet « Ordre du jour ».

6.2 Lire une résolution¶

Vous y trouvez :

Le texte de la résolution.
Le type de majorité requis (article 24, 25, 26, unanimité, passerelle).
Les totaux des votes (Pour, Contre, Abstention, Non‑votants) et des barres de progression colorées.
Le résultat calculé automatiquement (ADOPTÉE ou REJETÉE) et le texte de la décision.

6.3 Modifier les votes d’une résolution (si votable)¶

Cliquez sur le bouton « Modifier le résultat ».
Une fenêtre s’ouvre avec deux onglets :
- Votes individuels : tableau de tous les copropriétaires avec leur vote. Vous pouvez filtrer par nom, paginer, et utiliser les boutons « Tous Pour », « Tous Contre », « Tous Abstention », « Tous Non votants » pour modifier en masse.
- Décision et texte : vous pouvez y modifier l’heure d’enregistrement et le texte officiel de la décision.
Cliquez sur « Appliquer les modifications » pour sauvegarder.

6.4 Modifier une décision sans vote¶

Si la résolution n’est pas votable, le même bouton ouvre une fenêtre simplifiée pour changer uniquement l’heure et le texte de la décision.

6.5 Gérer les résolutions de « passerelle » (article 25‑1 ou 26‑1)¶

Pour certaines résolutions (majorité 25 ou 26), si la majorité n’est pas atteinte, vous pouvez ajouter une résolution de passerelle.

Cliquez sur « Ajouter la résolution de la passerelle ».

Une nouvelle carte s’affiche sous la résolution originale, avec la majorité simplifiée correspondante.

Vous pouvez ensuite modifier cette passerelle comme n’importe quelle autre résolution (votes, texte, etc.).

Si la passerelle n’est plus nécessaire, cliquez sur « Supprimer la résolution de la passerelle ».

6.6 Clôturer l’assemblée¶

Une fois tous les votes traités, vous pouvez clôturer l’AG depuis l’onglet Agenda ou depuis la liste des assemblées. Le bouton « Clôturer l’assemblée » ouvre une fenêtre pour saisir l’heure de fin. Après clôture, plus aucune modification n’est possible (sauf à utiliser « Redémarrer »). Le bouton « Exporter le procès‑verbal » devient actif.

7. Indicateur de participation¶

En haut de l’écran (dans l’onglet Timesheet), un bandeau indique la participation à l’AG :
Participation : X / Y tantièmes (Z %)
Ce taux correspond aux copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Il se met à jour automatiquement à chaque changement de statut.

8. Conseils pratiques¶

Filtres : dans l’onglet Timesheet, utilisez les filtres (Nom, Statut, Représenté par) pour trouver rapidement un copropriétaire. Cliquez sur « Réinitialiser » pour annuler les filtres.
Pagination : le tableau est paginé (10, 20, 50 lignes par page). Utilisez les flèches pour naviguer.
Sauvegarde régulière : pensez à cliquer sur « Enregistrer toutes les modifications » après chaque série de changements.
Vérification des mandats : le système bloque automatiquement les mandats qui dépasseraient la limite légale (3 mandats si plus de 10 % des voix). Un message vous avertit en cas de refus.

9. Documents générés¶

Convocation : générée à partir des modèles de résolutions et prête à l’envoi par courrier recommandé, électronique ou remise contre récépissé
Pouvoirs : formulaires standards pour déléguer son vote à un autre copropriétaire
Vote par correspondance : formulaires préparés automatiquement, avec suivi des réponses
Feuille de présence : liste des copropriétaires avec les tantièmes, utilisée pour le calcul du quorum
Procès-verbal : exportable après clôture de l’AG

10. Calcul des voix en assemblée générale – Règle de l’article 22¶

Il est important de distinguer les tantièmes de propriété (qui servent à la répartition des charges) et les voix en assemblée générale (qui permettent de voter les résolutions).

10.1 Principe général¶

En assemblée générale, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix égal à ses tantièmes de propriété (généralement exprimés en millièmes). Toutefois, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit une règle particulière :

« Lorsqu’un copropriétaire possède plus de la moitié des voix, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. »

Cette disposition vise à limiter le poids disproportionné d’un copropriétaire majoritaire dans les décisions collectives.

10.2 Application pratique¶

Exemple : Une copropriété ne compte que deux copropriétaires :

Copropriétaire	Tantièmes de propriété	Voix brutes (avant correction)
A	798	798
B	202	202
Total	1000	1000

Lors de l’assemblée, les voix de A sont réduites au niveau de celles de B (202), car A détient plus de la moitié des voix. Les voix de B restent à 202.

Copropriétaire	Voix corrigées (article 22)
A	202
B	202
Total	404 (base de vote)

💡 Le total des voix pour le calcul des majorités n’est donc plus 1000 mais 404 dans ce cas. Les résolutions sont adoptées ou rejetées sur cette base.

10.3 Pourquoi l’interface affiche‑t‑elle ces chiffres ?¶

Le logiciel applique automatiquement cette règle légale. Si vous constatez que les voix affichées ne correspondent pas aux tantièmes de propriété, ce n’est pas une erreur : c’est la prise en compte de l’article 22.

Cette correction s’applique :

à toutes les résolutions (sauf exceptions prévues par la loi, notamment pour certaines décisions où la règle ne s’applique pas – par exemple les décisions concernant l’aliénation de biens communs, où l’unanimité peut être requise) ;
dès que la situation de majorité est constatée (nombre de copropriétaires présents ou représentés ≤ 2).

Cas où la règle ne s’applique pas

La limitation des voix de l’article 22 ne s’applique pas pour certaines résolutions particulières (ex. décisions nécessitant l’unanimité, ou lorsqu’un copropriétaire agit comme mandataire d’un autre). Le logiciel gère ces exceptions automatiquement ; en cas de doute, reportez‑vous à la loi ou à un conseil juridique.

10.4 Bonnes pratiques¶

Vérifiez toujours la base de vote affichée dans les résultats : elle peut être inférieure au total des tantièmes.
Expliquez aux copropriétaires que cette réduction est une application de la loi, et non une erreur de répartition.

11. Bonnes pratiques¶

Préparez toujours la convocation (ordre du jour, résolutions) avant le jour de l’AG.
Au moment du démarrage réel, cliquez sur « Démarrer » et saisissez l’heure exacte.
Pendant une pause (déjeuner, etc.), utilisez « Arrêter ». Au retour, faites « Redémarrer » avec la nouvelle heure.
En fin de séance, utilisez « Terminer » avec l’heure de fin.
Pour corriger une AG terminée, utilisez « Décloturer », modifiez les données, puis refermez avec « Terminer ».
Vérifier que tous les copropriétaires figurent dans la base avant génération des documents
Choisir le modèle de résolution approprié pour chaque point à voter
Préparer à l’avance les Pouvoirs et votes par correspondance