Saisir les Copropriétaires¶

L'étape finale du paramétrage initial est d'associer un propriétaire à un ou plusieurs lots.
Cette étape est essentielle car elle conditionne le calcul des appels de fonds et des régularisations.

1. Procédure d'ajout d'un copropriétaire¶

Accédez à la section Copropriétaires.
Cliquez sur Ajouter un copropriétaire.
Saisissez les coordonnées du copropriétaire.
Attribuez un ou plusieurs lot(s) que ce copropriétaire possède.
Définissez la date d'entrée du copropriétaire dans le lot :
- Cette date détermine à partir de quand le copropriétaire est redevable des appels de fonds et des éventuelles régularisations.
Répétez l'opération pour chaque copropriétaire.

⚠️ Une erreur dans la date d'entrée peut entraîner des appels de fonds incorrects ou des régularisations manquantes.

2. Modification des informations d’un copropriétaire¶

2.1 Modifier les coordonnées générales (téléphone, adresse, e-mail de contact)¶

Allez dans Menu Copropriété > Propriétaires.
Ouvrez la fiche du copropriétaire concerné.
Cliquez sur l’onglet Profil.
Modifiez les champs souhaités : numéro de téléphone, adresse e-mail (celle utilisée pour les communications, non liée à l’extranet), adresse postale, etc.
Enregistrez les modifications.

Ces informations sont utilisées pour les documents générés (appels de fonds, annexes) et pour les envois ponctuels.

2.2 Modifier l’adresse e-mail pour l’accès extranet¶

Si le copropriétaire dispose déjà d’un accès extranet et souhaite changer l’adresse e-mail associée à cet accès, il n’est pas possible de modifier directement l’e-mail dans la fiche existante. La procédure est la suivante :

Allez dans Menu Copropriété > Propriétaires.
Ouvrez la fiche du copropriétaire.
Cliquez sur l’onglet Extranet.
Supprimez l’accès extranet existant (bouton « Supprimer »).
Recréez un accès extranet en renseignant la nouvelle adresse e-mail (voir section 3.1).
Enregistrez.

Le copropriétaire recevra une nouvelle invitation sur sa nouvelle adresse e-mail. Son compte extranet sera alors associé à cette nouvelle adresse.

Important

La suppression d’un accès extranet n’efface pas l’historique des documents et appels de fonds du copropriétaire. Seul le moyen de connexion est supprimé.
Si vous souhaitez simplement mettre à jour l’adresse e-mail de contact (sans incidence sur l’extranet), utilisez l’onglet Profil (section 2.1).

3. Accès à l'extranet pour les copropriétaires¶

Chaque copropriétaire peut disposer d'un accès personnel à l'extranet lui permettant de consulter sa situation comptable, ses appels de fonds et les documents qui lui sont destinés.

3.1 Création d'un accès extranet¶

Allez dans Menu Copropriété > Propriétaires.
Ouvrez la fiche du copropriétaire concerné.
Cliquez sur l'onglet Extranet.
Renseignez son adresse e-mail (c'est sur cette adresse que seront envoyées les invitations et les notifications).
Enregistrez la fiche.

Activation du compte

Le copropriétaire reçoit automatiquement un e-mail d'invitation contenant un lien lui permettant de :

Créer son mot de passe personnel
Accéder à son espace dédié

Aucun code d'accès provisoire n'est généré dans l'interface – tout se fait par l'e-mail d'invitation.

3.2 Ce que le copropriétaire peut voir¶

Une fois connecté, le copropriétaire a accès à :

ses appels de fonds (historique et documents PDF) ;
sa situation comptable (solde du compte 450) ;
les documents mis à disposition par le syndic ;
les informations générales de la copropriété.

3.3 Tester l’extranet soi-même¶

Pour visualiser exactement ce que reçoit un copropriétaire, vous pouvez vous créer un accès en tant que copropriétaire avec votre propre compte.

Ajoutez votre compte en tant que copropriétaire
- Allez dans Menu Copropriété > Propriétaires.
- Ouvrez votre propre fiche (vous devez exister en tant que copropriétaire).
- Cliquez sur l’onglet Extranet et renseignez votre adresse e-mail (si ce n’est déjà fait).
Connectez-vous en mode copropriétaire
- Après connexion, rendez-vous dans Mon compte (en haut à droite) → Mes copropriétés.
- Sur le bouton « Accéder » de la copropriété concernée, cliquez sur la flèche déroulante.
- Choisissez le rôle « Copropriétaire ».
Basculez entre les rôles
- Un même utilisateur peut avoir plusieurs rôles (gestionnaire, copropriétaire, conseil syndical).
- Utilisez le même menu déroulant pour revenir à votre rôle de gestionnaire.

Utilité

Ce test permet de voir exactement l’interface et les documents accessibles aux copropriétaires.

3.4 Envoi des emails d’invitation¶

Expéditeur : l’e-mail d’invitation est envoyé depuis l’adresse @copriciel.com (avec comme expéditeur l'adresse email du gestionnaire de la copropriété).
Objet : typiquement « Bienvenue > Copriciel ».
Spam : Il peut arriver que l’e-mail soit classé en courriers indésirables.

Si après quelques minutes le copropriétaire n’a rien reçu, vous pouvez :

Supprimer le compte et le recrÉer pour renouveler l'invitation (dans l’onglet Extranet de sa fiche).
Vérifier que l’adresse e-mail est correcte (aucune faute de frappe).

3.5 Bonnes pratiques¶

✅ Vérifiez toujours l'adresse e-mail saisie – une erreur empêche la réception de l'invitation.
✅ Si le copropriétaire ne reçoit pas l'e-mail, vérifiez ses spams avant de demander un renvoi.
✅ Utilisez le test avec votre propre compte pour contrôler l’expérience utilisateur.

Attention

L'accès extranet est personnel.
Ne communiquez jamais votre mot de passe à un copropriétaire, et invitez-les à ne pas partager leurs identifiants.

3.6 Basculer entre les rôles (Gestionnaire, Conseiller syndical, Copropriétaire)¶

Un même utilisateur peut disposer de plusieurs rôles sur la même copropriété (par exemple, être à la fois syndic bénévole et copropriétaire). Dans ce cas, il peut basculer d’un rôle à l’autre selon l’action qu’il souhaite effectuer.

Comment basculer d’un rôle à l’autre ?¶

Depuis la liste de vos copropriétés (Mon compte → Mes copropriétés), repérez la copropriété concernée.
Sur le bouton d’accès à cette copropriété (intitulé « Accéder » ), cliquez sur la flèche vers le bas (menu déroulant).
Une liste des rôles disponibles s’affiche : Gestionnaire, Conseiller syndical, Copropriétaire.
Sélectionnez le rôle souhaité pour accéder à l’espace avec les droits correspondants.

Exemple

M. Dupont est à la fois syndic bénévole (rôle Gestionnaire) et propriétaire d’un lot (rôle Copropriétaire).

S’il clique sur la flèche et choisit Gestionnaire, il pourra paramétrer les budgets, générer des appels de fonds, saisir des factures, etc.
S’il choisit Copropriétaire, il ne verra que ses propres lots, sa situation comptable et ses appels de fonds, sans pouvoir modifier la comptabilité.

Important

Si vous avez modifié votre adresse e-mail et que vous ne parvenez plus à accéder aux fonctions de gestion, vérifiez que vous vous êtes bien connecté avec le rôle Gestionnaire.
Si le rôle Gestionnaire n’apparaît pas dans la liste déroulante, c’est que votre compte n’est pas habilité pour ce rôle sur cette copropriété. Dans ce cas, contactez le gestionnaire du compte principal ou le support.

4. Points importants¶

La cohérence entre lots, tantièmes et copropriétaires est indispensable pour le calcul automatique des charges.
La modification d'un lot ou de sa date d'entrée après saisie des appels de fonds peut nécessiter de recalculer les appels ou relancer la clôture.
Assurez-vous que chaque lot est affecté à exactement un copropriétaire ou un groupe de copropriétaires.
L'accès extranet est facultatif : un copropriétaire peut ne jamais s'y connecter et continuer à recevoir ses documents par e-mail ou courrier.

Note importante

Même sans accès extranet, le copropriétaire reste redevable de ses charges.
L'extranet est un service supplémentaire de transparence et de simplification, pas une obligation légale.

5. Gestion des lots en indivision¶

Un lot en indivision est un lot détenu par plusieurs personnes (indivisaires) sans qu’il y ait de partage matériel. Du point de vue comptable de la copropriété, le lot reste unique : les tantièmes et les charges sont rattachés au lot, et non à chaque indivisaire.

5.1 Principe¶

Le lot est créé une seule fois avec ses tantièmes complets pour chaque clé de répartition (charges générales, bâtiment B, ascenseur, etc.).
Un copropriétaire de type indivision est créé (une seule entité représentant l’indivision).
Le lot est affecté à ce copropriétaire indivision.

5.2 Procédure pas à pas¶

Étape 1 – Créer le lot (si ce n’est pas déjà fait)¶

Allez dans Paramétrage > Lots.
Ajoutez le lot avec son numéro, sa désignation.
Saisissez les millième(s) pour chaque clé de répartition (copropriété, bâtiment B, etc.). Le total des tantièmes du lot sur une clé donnée doit correspondre à ce qui est prévu par l’état descriptif de division.

Étape 2 – Créer un copropriétaire de type « Indivision »¶

Allez dans Menu Copropriété > Propriétaires.
Cliquez sur Ajouter un copropriétaire.
Dans le champ Type, sélectionnez « Indivision » (ou équivalent selon l’interface).
Renseignez un libellé (ex: « Indivision Famille Martin »).
Vous pouvez éventuellement ajouter les noms des indivisaires dans le champ « Composition de l’indivision » (information à titre indicatif, non obligatoire pour les calculs).
Enregistrez.

Étape 3 – Rattacher le lot à l’indivision¶

Ouvrez la fiche du copropriétaire Indivision que vous venez de créer.
Dans l’onglet Lots, cliquez sur Attribuer un lot.
Sélectionnez le lot concerné.
Définissez la date d’entrée (généralement la date d’acquisition par l’indivision).
Enregistrez.

5.3 Ce que le système gère automatiquement¶

Les appels de fonds seront adressés à l’indivision (un seul avis pour le lot).
Les tantièmes complets du lot seront utilisés pour calculer la quote‑part de l’indivision dans les charges.
L’indivision est responsable du paiement ; la répartition interne entre indivisaires relève de leur seule responsabilité (convention d’indivision).

Important

Les tantièmes sont rattachés au lot, pas aux personnes.
Un lot en indivision ne bloque pas le calcul des millièmes. Il suffit de respecter la règle : un lot unique attaché à un copropriétaire unique (l’indivision).

Si vous tentez de créer plusieurs copropriétaires distincts pour le même lot, vous obtiendrez une erreur de calcul. Ce n’est pas nécessaire : l’indivision est le débiteur unique vis‑à‑vis du syndicat.

5.4 Répartition interne entre indivisaires¶

Le syndic n’a pas à gérer la quote‑part de chaque indivisaire dans les charges. Les indivisaires se répartissent eux‑mêmes la somme qui leur est réclamée par la copropriété, conformément aux règles de l’indivision (parts égales, proportions fixées par l’acte, etc.).