Clés de répartition¶

Les clés de répartition définissent les règles de calcul pour répartir les charges entre les lots. Elles sont essentielles pour assurer une ventilation correcte des dépenses (charges générales, eau, ascenseur, etc.) conformément au règlement de copropriété.

1. Rôle des clés de répartition¶

Une clé de répartition est une grille de coefficients (appelés tantièmes) qui détermine la part de chaque lot dans une catégorie de charges.
Chaque lot se voit attribuer un nombre de tantièmes pour chaque clé. Le total des tantièmes d’une clé (par exemple 1 000 ou 100 000) constitue la base de répartition.

Clé générale : c’est celle qui s’applique par défaut aux dépenses courantes (assurance, entretien, électricité des parties communes…). Ses tantièmes sont généralement ceux définis dans l’état descriptif de division (souvent basés sur la surface ou la valeur relative).
Clés spécifiques (ou charges spéciales) : elles sont utilisées pour des services qui ne concernent qu’une partie des lots (ascenseur, eau froide, chauffage collectif, jardin privatif…). Chaque lot peut avoir des tantièmes différents pour ces clés, voire zéro s’il n’est pas desservi.

Exemple :
Pour la clé Charges générales d’une copropriété, les tantièmes attribués aux lots sont les suivants :

Lot	Tantièmes (base 1 000)
30	930
21	31
…	…
Total	1 000

Si la facture d’assurance s’élève à 1 151 €, la quote‑part du lot 30 sera :

(930 / 1 000) × 1 151 € = 1 070,43 €

Celle du lot 21 sera :

(31 / 1 000) × 1 151 € = 35,68 €

👉 Le tantième est donc bien le coefficient individuel, et la clé de répartition est l’ensemble de ces coefficients pour tous les lots.

2. Accéder à la gestion des clés¶

Allez dans Paramétrage > Clés de répartition.
La liste affiche toutes les clés existantes avec :
- Libellé (nom de la clé) ;
- Clé de répartition générale ? (case à cocher indiquant si c'est la clé par défaut pour les charges courantes) ;
- Millièmes distribués (total calculé automatiquement par le logiciel) ;
- Actions (modifier, supprimer).

💡 Le total des millièmes est calculé à partir des valeurs affectées à chaque lot. Vous ne pouvez pas le saisir manuellement – cette automatisation évite les erreurs de cohérence.

3. Créer une nouvelle clé¶

Cliquez sur Ajouter une clé de répartition. Remplissez les champs :

Est-ce la clé de répartition générale ?
Cochez cette case si cette clé doit être utilisée par défaut pour les charges courantes (généralement une seule clé est marquée comme générale).
Libellé
Donnez un nom explicite, par exemple : Charges générales, Eau, Ascenseur, Bâtiment A.

Validez. La clé apparaît dans la liste avec un total de millièmes à zéro tant qu'aucun lot ne lui est rattaché.

4. Affecter des tantièmes aux lots¶

La répartition proprement dite se fait au niveau de chaque lot :

Allez dans Paramétrage > Lots.
Ouvrez la fiche d’un lot.
Pour chaque clé, saisissez le nombre de tantièmes attribué à ce lot (généralement exprimé en millièmes, pour un total de 1 000 ou 100 000 selon la base de votre copropriété).

Le logiciel additionne automatiquement les tantièmes de tous les lots pour chaque clé et affiche le total dans la colonne Millièmes distribués de la liste des clés.

Important

Le total des tantièmes d’une clé doit correspondre à la base votée (1 000, 100 000, etc.).

5. Modification et suppression¶

Modifier une clé : vous pouvez changer son libellé ou son statut de clé générale. La modification n’affecte pas les tantièmes déjà attribués.
Supprimer une clé : cela n’est possible que si elle n’est utilisée dans aucune facture, aucun appel de fonds et aucun lot. Si elle est déjà employée, vous devez d’abord réaffecter les lots concernés.

6. Bonnes pratiques¶

Créez une clé par nature de charges distincte (générale, eau, chauffage, etc.) ;
Vérifiez que les totaux par clé correspondent aux bases légales (règlement de copropriété) ;
Ne pas confondre clé générale et clés spécifiques : une facture doit utiliser la clé adaptée à la dépense ;
Pour les clés basées sur des compteurs (eau, chauffage individuel), la répartition est automatique via le module Compteurs/Relevés.

7. Questions fréquentes¶

Q : Pourquoi ne puis-je pas saisir le total des tantièmes dans la clé ?

R : Le logiciel calcule ce total dynamiquement à partir des valeurs attribuées à chaque lot. Cela garantit que la répartition est toujours cohérente avec les données des lots, sans risque d’erreur de saisie globale.

Q : Que faire si le total affiché ne correspond pas à celui attendu ?

R : Vérifiez les tantièmes de chaque lot pour cette clé. Vous pouvez utiliser l’export ou la vue détaillée pour identifier d’éventuelles anomalies.

Q : Une clé peut-elle être utilisée pour plusieurs types de charges ?

R : Oui, par exemple la clé "Charges générales" peut servir pour l’entretien, l’électricité des parties communes, etc. Il n’est pas nécessaire de créer une clé distincte pour chaque poste de dépense si la répartition est identique.

Q : Qu’est‑ce que la clé de répartition générale ?

R : C’est la clé utilisée par défaut lors de la création d’une facture. Elle correspond généralement aux tantièmes généraux du règlement de copropriété (souvent basés sur la surface). Si votre copropriété possède une seule clé pour les charges courantes, cochez la case "Est-ce la clé de répartition générale ?" lors de sa création.

Q : Quand faut‑il utiliser des charges spéciales (clés spécifiques) ?

R : Dès qu’une dépense ne doit pas être répartie selon la clé générale.
Exemples : - Ascenseur : seuls les lots desservis paient (les lots du rez‑de‑chaussée peuvent avoir 0 tantième pour cette clé). - Eau : la répartition se fait par compteurs individuels (via le module Compteurs/Relevés), ce qui génère automatiquement une clé spécifique. - Chauffage collectif : si certains lots sont équipés de compteurs individuels, la clé sera basée sur les consommations réelles. - Jardin / espaces verts : seuls les lots bénéficiant du jardin peuvent être concernés.

Q : Comment calculer la quote‑part d’un lot pour une charge donnée ?

R : La formule est :
(Tantièmes du lot pour la clé concernée / Total des tantièmes de la clé) × Montant total de la charge Le logiciel effectue ce calcul automatiquement. Vous n’avez qu’à sélectionner la bonne clé lors de la saisie de la facture.