Relevés de compteurs d'eau¶

Les relevés de compteurs d'eau permettent de répartir les factures d'eau sur la base des consommations réelles de chaque lot, plutôt que sur des tantièmes forfaitaires.

Il s'agit d'un système de répartition proportionnelle qui assure l'équité entre copropriétaires en fonction de leur consommation réelle.

1. À quoi servent les relevés de compteurs d'eau ?¶

Les relevés de compteurs d'eau permettent de :

Répartir équitablement les factures d'eau selon la consommation réelle
Calculer automatiquement les quotes-parts de chaque lot
Générer les provisions pour l'année suivante
Produire les régularisations en fin d'exercice
Identifier les dérives ou fuites d'eau

Point clé

La répartition se fait proportionnellement aux m³ consommés
et non plus selon les tantièmes généraux.

2. Principe fondamental (à comprendre absolument)¶

Le système repose sur une règle mathématique simple :

Chaque m³ d'eau consommé = 1 tantième d'eau

Exemple concret :¶

Consommation totale de la copropriété : 500 m³
Facture annuelle d'eau : 1 500 €
Lot A a consommé : 75 m³

Calcul :

Quote-part du Lot A = 75 m³ / 500 m³ = 15%
Montant dû par le Lot A = 1 500 € × 15% = 225 €

Ce que vous avez à faire

Vous n'avez pas à calculer les pourcentages.
Le logiciel le fait automatiquement à partir des indices relevés.

3. Prérequis avant toute saisie¶

Avant de pouvoir saisir des relevés, vous devez avoir configuré :

✅ Vérifications obligatoires :¶

Exercice comptable ouvert pour l'année concernée
Lots créés dans la copropriété
Copropriétaires associés aux lots
Compteurs généraux paramétrés (au moins "Eau froide")
Compteurs individuels ajoutés pour chaque lot concerné

Ordre logique

Ne tentez pas de saisir des relevés avant d'avoir :

Paramétré les compteurs généraux
Ajouté les compteurs individuels
Associé chaque compteur individuel à un lot

4. Paramétrage étape par étape¶

4.1 Étape 1 : Créer le compteur général¶

Allez dans Exercice comptable > Compteurs/Relevés
Cliquez sur Configurer les compteurs
Cliquez sur + Nouveau compteur général

Paramètres à renseigner :

Paramètre	Valeur type	Commentaire
Type de compteur	`Eau froide`	Doit correspondre au fluide mesuré
Clé de répartition	`Eau Froide`	Générée automatiquement
Identifiant	`compteur_general_eau`	Libellé explicite

Important

La création du compteur général génère automatiquement la clé de répartition "Eau Froide".
Ne modifiez pas cette clé - elle est utilisée pour tous les calculs.

4.2 Étape 2 : Ajouter les compteurs individuels¶

Dans la liste des compteurs généraux, cliquez sur Action
Sélectionnez Modifier les compteurs individuels
Pour chaque lot, cliquez sur + Ajouter un compteur individuel

Paramètres par compteur individuel :

Paramètre	Valeur type
Lot associé	Sélectionnez le lot dans la liste
Numéro de compteur	`27`, `28`, etc. ou numéro physique
Dernier index connu	Laissez 1 si premier relevé

Cas pratique : copropriété de 10 lots

Pour une copropriété standard :

Créez 1 compteur général "Eau froide"
Ajoutez 10 compteurs individuels (1 par lot)
Associez chaque compteur individuel à son lot
Si disponible, saisissez le dernier index connu (sinon laissez 1)

Résultat attendu : 1 compteur général lié à 10 compteurs individuels.

5. Saisie des relevés (procédure complète)¶

5.1 Quand effectuer les relevés ?¶

Relevé annuel obligatoire : en fin d'exercice comptable (généralement 31/12)
Relevé intermédiaire facultatif : mi-année pour suivi
À dates fixes : toujours la même date chaque année

5.2 Matériel nécessaire :¶

Feuille de relevé papier
Stylo
Lampe de poche (pour les compteurs en cave)
Appareil photo (recommandé pour preuve)

5.3 Procédure de relevé physique :¶

Relevez d'abord le compteur général (cave, local technique)
Notez : date, index, éventuellement une photo
Relevez chaque compteur individuel (dans chaque lot ou palier)
Vérifiez la lisibilité de chaque index

Bonne pratique

Photographiez systématiquement :

Le compteur général avec son index
Chaque compteur individuel avec son index
Conservez les photos 3 ans minimum

5.4 Saisie dans le logiciel : Relevé général¶

Allez dans Exercice comptable > Compteurs/Relevés
Cliquez sur Ajouter un relevé général
Renseignez le formulaire :

Champ	Exemple de valeur	Règle
Compteur	`Eau froide`	Sélection dans liste
Budget concerné	`Budget eau 2024`	Ligne budgétaire eau
Date du relevé	`31/12/2024`	Date réelle du relevé
Index relevé	`12548`	Index lu sur le compteur général
Date précédente	`31/12/2023`	Date du précédent relevé
Index précédent	`12048`	Index précédent du compteur général

Calcul automatique

Le système calcule :

Consommation générale = 12548 - 12048 = 500 m³
Période couverte : 365 jours
Consommation moyenne journalière : 1,37 m³/jour

5.5 Saisie dans le logiciel : Relevés individuels¶

Dans le relevé général créé, cliquez sur Modifier les relevés individuels
Pour chaque lot, saisissez :

Lot	Date relevé	Index relevé	Index précédent (auto)	Consommation (auto)
Lot A	31/12/2024	1542	1447	95 m³
Lot B	31/12/2024	892	827	65 m³
Lot C	31/12/2024	2031	1918	113 m³
...	...	...	...	...

Colonnes calculées automatiquement :

Consommation = Index relevé - Index précédent
% de consommation = Consommation lot / Total consommations individuelles
Différence = Consommation générale - Somme des consommations individuelles

6. Contrôle qualité des relevés¶

6.1 Vérification de l'écart¶

Après saisie, vérifiez la colonne "Différence de consommation" :

Écart	Interprétation	Action
0-2%	Excellent	Valider
2-5%	Normal (pertes techniques)	Valider avec note
5-10%	À investiguer	Vérifier les relevés
>10%	Problème sérieux	Ne pas valider

6.2 Causes courantes d'écarts :¶

Fuite sur le réseau commun : eau qui s'écoule sans passer par les compteurs individuels
Compteur défectueux : sous-compte ou ne tourne plus
Erreur de relevé : mauvaise lecture ou saisie
Parties communes : arrosage espaces verts, nettoyage
Vol ou branchement sauvage (rare mais possible)

Règle professionnelle

Ne validez jamais un relevé avec un écart > 10% sans investigation.
Un écart important peut masquer une fuite coûteuse.

6.3 Procédure d'investigation :¶

Revérifier tous les index (erreur de saisie ?)
Contrôler le compteur général sur 24h (fuite ?)
Vérifier les parties communes (robinets, arrosage)
Estimer l'écart acceptable (ex: 3% pour une copropriété standard)
Documenter les causes identifiées

7. Facturation et répartition automatique¶

7.1 Provisions d'eau (appels de fonds)¶

Base de calcul : consommation N-1 (année précédente)
Principe : chaque lot paie à l'avance sa consommation estimée
Clé utilisée : Eau Froide (automatique)

Exemple :

En 2023, Lot A a consommé 95 m³ (sur 500 m³ totaux = 19%)
Budget eau 2024 prévu : 1 600 €
Provision Lot A 2024 : 1 600 € × 19% = 304 €
Cette provision est intégrée aux appels de fonds trimestriels

Attention : mise à jour après modification des lots ou des compteurs

Les appels de fonds sont figés au moment de leur réalisation. Si vous modifiez la structure des lots (ajout, suppression, scission) ou les compteurs individuels (nouveau compteur, correction d'index), les appels déjà émis ne seront pas mis à jour automatiquement.

Pour prendre en compte les changements :

Après toute modification des lots ou des compteurs, annulez les écritures des appels de fonds déjà réalisés (depuis la liste des appels, action "Annuler les écritures").
Recréez les appels (via le bouton "Générer les appels" ou "Recalculer").
Réalisez à nouveau les appels pour générer les écritures.

Exemple concret : Un nouveau lot n°28 est créé avec son compteur individuel. Si vous ne recréez pas les appels après cette création, ce lot ne figurera pas dans les provisions d'eau. Annulez les appels en cours, recréez-les : le lot 28 sera alors inclus dans le calcul des quotes-parts.

7.2 Facture du fournisseur d'eau¶

Une facture d'eau comporte généralement deux composantes distinctes :

Les consommations : volume d'eau réellement consommé, à répartir selon les relevés individuels.
L'abonnement : part fixe (location du compteur, abonnement annuel), indépendante de la consommation.

✅ Règle de répartition¶

Composante	Clé de répartition à utiliser
Consommations	`Eau Froide` (clé générée automatiquement par le compteur général)
Abonnement	Généralement `Charges générales` (sauf décision contraire de l'AG)

Important

Ne pas confondre :
La clé Eau Froide est créée automatiquement lors de la configuration du compteur général.
C'est cette clé qu'il faut utiliser pour la partie consommation, pas la clé générale.

Pour l'abonnement, en l'absence de règle spécifique, il est réparti en charges générales (tantièmes).

📥 Saisie de la facture dans Copriciel¶

Accédez à Comptabilité > Factures.
Cliquez sur Nouvelle facture.
Renseignez les informations générales (fournisseur, date, numéro, montant total).
Dans la zone de répartition :
- Première ligne (consommations) :
  - Montant = part variable (consommation totale × prix du m³)
  - Clé = Eau Froide
- Cliquez sur + Ajouter une répartition
- Deuxième ligne (abonnement) :
  - Montant = abonnement (et éventuelles taxes fixes)
  - Clé = Charges générales (ou clé spécifique si décision d'AG)
Validez la facture.

Exemple concret

Facture d'eau reçue :

Montant total : 1 200 €
Détail : abonnement 200 € + consommation 1 000 €
Consommation totale facturée : 500 m³
Relevés individuaux : somme des consommations = 480 m³

Saisie :

Ligne 1 : montant 1 000 € avec clé Eau Froide
Ligne 2 : montant 200 € avec clé Charges générales

Le système répartit automatiquement la ligne 1 selon les consommations réelles de chaque lot.

Cas particulier : lot sans consommation

Si un lot n'a pas consommé d'eau (compteur à zéro), il ne paiera que sa part d'abonnement via la clé générale.
Il n'est pas nécessaire de créer une facture séparée pour l'abonnement, la méthode des deux répartitions sur la même facture suffit.

8. Gestion des écarts de consommation¶

8.1 Comprendre l'origine des écarts¶

Lorsque vous disposez à la fois :

de la facture du fournisseur d'eau (basée sur le relevé du compteur général),
et des relevés individuels des lots,

il est normal de constater un écart entre :

la consommation totale facturée (volume relevé au compteur général),
et la somme des consommations individuelles relevées sur les lots.

Causes possibles de l'écart

Consommations communes : arrosage des espaces verts, nettoyage des parties communes, lavage des sols, etc.
Pertes techniques : fuites sur le réseau avant les compteurs individuels, purges, etc.
Défaut de comptage : compteur général moins précis que la somme des compteurs individuels, ou inversement.
Décalage de dates : les relevés individuels et la date de facturation peuvent ne pas coïncider parfaitement.

8.2 Traitement comptable du différentiel¶

Le différentiel ne peut pas être imputé arbitrairement sur la clé "Eau", car il ne correspond pas à une consommation individuelle identifiée.
Il doit être traité comme une charge générale de la copropriété.

Règle à appliquer :

La part individuelle (consommation réelle de chaque lot) est répartie selon la clé "Eau".
Le différentiel (montant restant) est réparti selon la clé générale (tantièmes).

8.3 Procédure pas à pas¶

Étape 1 : Calculer le prix unitaire de l'eau¶

Sur la facture du fournisseur, identifiez :

Le volume total facturé (en m³) – correspond à la consommation du compteur général.
Le montant total HT de la facture (hors abonnement et taxes éventuelles).

Calculez le prix unitaire du m³ : Prix unitaire = Montant total HT / Volume total facturé

Attention

Si la facture inclut un abonnement ou des taxes fixes, il est préférable de les isoler.
L'abonnement est généralement réparti en charges générales, tandis que la consommation variable suit la clé eau.

Étape 2 : Calculer la part individuelle pour l'ensemble des lots¶

Calculez le montant dû au titre de la consommation réelle de tous les lots : Montant des lots = Consommation de tous les lots (m³) × Prix unitaire

Elle représente la somme du total des consommations individuelles.

Étape 3 : Calculer le différentiel¶

Différentiel = Montant total de la facture - Total des consommations individuelles

Ce différentiel correspond aux consommations communes et aux pertes.

Étape 4 : Saisie dans Copriciel¶

Vous devez créer deux factures (ou deux lignes sur une même facture) :

Une facture (ou ligne) pour la part individuelle :
- Montant = total des consommations individuelles
- Clé de répartition = "Eau"
- Le système répartira automatiquement ce montant entre les lots proportionnellement à leur consommation réelle.
Une facture (ou ligne) pour le différentiel :
- Montant = différentiel calculé
- Clé de répartition = "Générale" (ou toute autre clé votée en AG pour les charges communes)
- Ce montant sera réparti selon les tantièmes.

Exemple concret

Situation :

Facture d'eau 2025 : 1 800 € TTC pour 900 m³ facturés.
Relevés individuels 2025 (effectués en janvier 2026) :
- Lot A : 120 m³
- Lot B : 80 m³
- Lot C : 60 m³
- Lot D : 40 m³
Total consommations individuelles : 300 m³
Abonnement annuel : 120 € (inclus dans la facture)

Calculs :

Consommation variable facturée = 1 800 - 120 = 1 680 €
Prix unitaire du m³ = 1 680 / 900 = 1,8667 €/m³
Montant consommation individuelle = 300 m³ × 1,8667 = 560 €
Différentiel (consommations communes) = 1 800 - 560 = 1 240 €

Saisie dans Copriciel :

Facture n°1 (ou ligne 1) : 560 € avec clé "Eau"
Facture n°2 (ou ligne 2) : 1 240 € avec clé "Générale"

8.4 Justification et transparence¶

Cette méthode est parfaitement conforme aux règles comptables et doit être expliquée aux copropriétaires, notamment lors de la présentation des comptes en assemblée générale.

Communication recommandée

Dans l'annexe comptable ou lors de l'AG, précisez :

Le volume total facturé (relevé général)
La somme des volumes individuels relevés
L'écart constaté (consommations communes + pertes)
La répartition adoptée : part individuelle en clé eau, différentiel en clé générale

8.5 Cas particulier : absence de relevés individuels pour certains lots¶

Si certains lots n'ont pas pu être relevés (accès impossible, compteur défectueux), vous devez estimer leur consommation (ex: moyenne des années précédentes, ou consommation forfaitaire) et le mentionner explicitement. Le différentiel intégrera alors également l'incertitude liée à ces estimations.

Recommandation

L'estimation doit être documentée et, si possible, régularisée l'année suivante lorsque le relevé réel sera disponible.

9. Checklist de validation¶

Avant de valider définitivement les relevés :

✅ Vérifications techniques :¶

Tous les lots ont un relevé (ou une estimation documentée)
Les index sont cohérents (toujours croissants)
L'écart général < 5% (ou expliqué)
Dates identiques pour tous les relevés

✅ Vérifications administratives :¶

Photos des compteurs archivées
Feuille de relevé papier complétée
Anomalies documentées
Prochain relevé programmé

✅ Vérifications comptables :¶

Compteur général correctement saisi
Clé "Eau Froide" active et utilisée
Provisions N+1 calculées
Facture d'eau associée à la bonne clé

10. Bonnes pratiques professionnelles¶

Avant le relevé :¶

Prévenez les copropriétaires 1 semaine à l'avance
Planifiez les accès aux lots
Préparez le matériel (feuilles, stylos, lampe, appareil photo)

Pendant le relevé :¶

Commencez par le compteur général
Photographiez systématiquement
Notez les anomalies immédiatement
Vérifiez la cohérence des index (toujours > précédent)

Après le relevé :¶

Saisissez dans les 48h (mémoire fraîche)
Contrôlez l'écart avant validation
Archivez les supports originaux
Programmez le prochain relevé

Conseil expert

Optimisez votre processus :

Utilisez l'application mobile pour photographier + noter
Saisissez directement sur tablette sur place
Impliquez un membre du conseil syndical
Standardisez la date annuelle (ex: premier samedi de décembre)

13. En résumé¶

Paramétrage unique : Compteur général → compteurs individuels
Relevé physique : Date fixe + photos systématiques
Saisie contrôlée : Vérification des écarts (< 5%)
Répartition automatique : Via la clé "Eau Froide"
Régularisation intégrée : Dans la clôture comptable
Documentation complète : Pour AG et archives

Résultat : Une répartition équitable, transparente et incontestable des charges d'eau.

Rappel final

Les relevés d'eau ne sont pas une formalité administrative, mais un outil de gestion active qui :

Réduit les conflits entre copropriétaires
Détecte les problèmes techniques (fuites)
Optimise les budgets prévisionnels
Valorise votre travail de syndic