Créer un exercice comptable et saisir le budget¶

La création d’un exercice comptable est une étape obligatoire avant toute saisie comptable : budget, appels de fonds, factures ou règlements.
Un exercice définit une période de référence unique sur laquelle l’ensemble des opérations de la copropriété est enregistré.

1. Comprendre la logique comptable en copropriété¶

Il est crucial de comprendre que la comptabilité de copropriété repose sur une séparation stricte entre les recettes (produits) et les dépenses (charges).

Indépendance des appels de fonds et des dépenses¶

Contrairement à une comptabilité de trésorerie simple, les appels de fonds ne dépendent pas des dépenses réelles au fil de l'eau.

Les Recettes (Appels de fonds) : Elles sont établies sur la base du budget prévisionnel voté en Assemblée Générale. Le montant appelé auprès des copropriétaires est fixe et ne varie pas selon les dépenses réelles du syndic durant l'année.
Les Charges (Dépenses courantes) : Elles sont saisies au fur et à mesure de la réception des factures. Ces dépenses n'ont aucun impact immédiat sur les appels de fonds de l'exercice en cours.
La Régularisation : Après la clôture de l'exercice et l'approbation des comptes (année N+1), on compare le réel (charges) et le prévisionnel (appels). L'écart est alors régularisé sur les comptes des copropriétaires.

💡 En résumé : On appelle l'argent dont on pense avoir besoin (budget), on dépense ce qui est nécessaire (factures), et on fait les comptes à la fin (régularisation).

2. Dépenses courantes vs opérations exceptionnelles (point clé)¶

Toutes les dépenses ne relèvent pas du budget courant.

2.1 Dépenses courantes¶

Elles sont récurrentes ou prévisibles, intégrées au budget prévisionnel, appelées via les appels de fonds classiques.

Exemples : entretien, électricité, assurance, honoraires de gestion.

2.2 Opérations exceptionnelles (hors budget courant)¶

Certaines dépenses sont ponctuelles, non récurrentes, non intégrées au budget prévisionnel courant.

👉 Elles doivent être traitées comme des opérations exceptionnelles, avec un financement distinct.

Exemple typique : le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique)
Le DPE :

n’est pas une charge courante annuelle,
ne doit pas être intégré comme une ligne classique du budget général,
constitue une dépense exceptionnelle hors budget courant.

3. Comment traiter correctement une dépense exceptionnelle (ex : DPE)¶

Pour une dépense comme le DPE, deux cas existent :

3.1 La copropriété dispose de trésorerie suffisante¶

La facture est comptabilisée comme charge exceptionnelle en utilisant le compte 62220000 Prestations particulières
Elle sera régularisée lors de la clôture annuelle.
Aucun appel immédiat n’est obligatoire.

3.2 La copropriété doit financer la dépense¶

Il faut alors :

Créer une ligne spécifique dédiée à l’opération exceptionnelle.
Utiliser une clé de répartition adaptée (charges générales ou clé spécifique).
Générer un appel de fonds exceptionnel distinct du budget courant.

⚠️ Le financement d’une opération exceptionnelle ne passe pas par une ligne de budget courant, même si la dépense concerne tous les copropriétaires.

4. Configuration de l'exercice (Budget général)¶

Lors de la création, renseignez les éléments suivants :

Date de début : Début de la période budgétaire (ex: 01/01/2026).
Date de fin : Fin de l’exercice (ex: 31/12/2026).
Libellé : Utilisez un nom explicite (ex: Charges générales 2026).

5. Saisir le budget prévisionnel¶

Dans l'exercice, cliquez sur Ajouter une ligne de budget.
Renseignez : Intitulé, Montant annuel prévisionnel et la Clé de répartition.

⚠️ Une erreur sur la clé de répartition faussera le calcul de la quote-part de chaque copropriétaire.

6. Création par duplication¶

Méthode recommandée :

Ouvrez Tableau de bord > Budget général & clôture
Sur l’exercice précédent : Actions > Dupliquer

La structure budgétaire et les clés de répartition sont reprises.

7. Principe des appels de fonds¶

Les appels de fonds permettent de porter les montants votés sur les comptes individuels des copropriétaires.

Tant qu’un appel n’est pas réalisé, aucune écriture comptable n’est générée : ce sont des échéances théoriques.
Une fois réalisé, l’appel impacte directement les comptes copropriétaires, la balance et les états financiers.

⚠️ Les modalités (dates, fréquences) se définissent dans l'onglet Appels de fonds, et non au niveau des lignes de budget.

7.1 Appel de fonds exceptionnel pour un seul copropriétaire / lot¶

Si la copropriété ne peut pas avancer le règlement d’une facture spécifique et que le coût doit être supporté par un seul copropriétaire, procédez ainsi :

Créez une clé de répartition spécifique au nom du copropriétaire concerné.
Attribuez 1 millième à ce seul lot.
Ajoutez une ligne au budget avec cette clé spécifique.
Enregistrez toute facture concernant ce lot en utilisant cette clé de répartition.

💡 Cette méthode permet d’appeler des fonds exceptionnels pour un seul lot, sans impacter le reste de la copropriété.

8. Accéder et réaliser les appels de fonds¶

Accédez à la section Exercice comptable.
Ouvrez l’onglet Appels de fonds. La liste affiche tous les appels définis.

8.2 Lecture de la liste¶

Chaque ligne indique la date, le budget concerné, le montant appelé vs comptabilisé, et le statut. * Exemple : Si "Montant comptabilisé" est à 0,00 €, l'appel n'est pas encore validé.

8.3 Statut des appels¶

Non réalisé : Le montant n'est pas dû. Aucune écriture n'existe.
Réalisé : Les écritures sont générées. Les montants deviennent exigibles.

⚠️ Pour modifier un appel déjà Réalisé, vous devez impérativement annuler les écritures correspondantes au préalable.

9. Bonnes pratiques¶

Vérification : Comparez le total saisi avec le PV d'AG avant de valider le premier appel.
Modification : Si vous modifiez le budget après avoir réalisé des appels, vous devrez annuler ces appels et les recalculer.
Indépendance : Vos dépenses réelles (factures) ne font pas baisser votre budget prévisionnel (enveloppe de recettes).

10. FAQ / Erreurs fréquentes¶

Puis-je modifier un poste de budget après génération des appels ?
Oui, mais il faut annuler les écritures d’appels existantes et recalculer les montants.
Que faire si un exercice est fermé avant toutes les saisies ?
Déclôturez l’exercice, saisissez les opérations manquantes, puis reclôturez.

11. Étape suivante¶

Définissez les dates d'échéances dans Modalités d'appels de fonds.
Générez votre premier appel dans Réaliser les appels de fonds.