Procédure de clôture annuelle¶

La clôture annuelle permet de finaliser l’exercice comptable et d’opérer les régularisations nécessaires conformément au régime juridique et comptable de la copropriété.
Elle intervient après enregistrement de toutes les dépenses réelles, indépendamment des montants budgétés, et après réalisation des appels de fonds nécessaires à la trésorerie.

Le budget prévisionnel constitue une autorisation de dépense, pas un plafond comptable.

1. Objectif de la clôture¶

La clôture permet de :

figer les comptes de l’exercice ;
constater les charges et produits réellement engagés ;
régulariser les charges et avances via les comptes provisoires 489x ;
préparer les annexes comptables et l’arrêté des comptes pour l’assemblée générale ;
sécuriser le passage vers le nouvel exercice.

2. Dépenses supérieures au budget voté (point clé à comprendre)¶

Lorsqu’une dépense réelle dépasse le budget voté :

la dépense est intégralement comptabilisée sur l’exercice concerné ;
il n’existe aucun report automatique sur l’exercice suivant ;
le dépassement apparaît lors de la régularisation annuelle.

À la clôture :

la clé de répartition concernée peut devenir déficitaire ;
ce déficit est réparti entre les copropriétaires concernés ;
cette répartition génère un solde débiteur sur leurs comptes individuels.

👉 Ce n’est pas un appel de fonds exceptionnel qui crée la dette, mais la régularisation de fin d’exercice.

Un appel de fonds complémentaire n’est requis uniquement si la trésorerie est insuffisante pour payer la facture avant la clôture.

3. Solde des comptes 489x¶

Les comptes 489x sont des comptes provisoires utilisés lors de la clôture provisoire.
Ils centralisent les régularisations de charges, travaux et avances avant leur affectation définitive.
Les comptes 489x sont automatiquement soldés lors de la clôture définitive.
Les soldes sont alors transférés vers les comptes copropriétaires 450x.

Aucune écriture manuelle n’est attendue à ce stade.

4. Lancer une clôture provisoire¶

Lorsqu’une clôture provisoire est déclenchée, l’application :

calcule une régularisation provisoire des charges sur les comptes 489x ;
permet de sélectionner les travaux terminés à intégrer dans l’exercice.

⚠️ Les montants visibles après clôture provisoire sont strictement provisoires.
Aucune écriture n’est encore portée sur les comptes copropriétaires (450x). La répartition définitive ne sera appliquée qu’au moment de la clôture définitive, validée par l’assemblée générale.

5. Clôture des travaux¶

La sélection des travaux à clôturer se fait uniquement lors de la clôture provisoire.
Seuls les travaux réellement achevés sur l’exercice doivent être sélectionnés.
Cette sélection conditionne leur intégration dans la régularisation annuelle.

Les travaux non terminés restent hors clôture et poursuivent leur suivi sur l’exercice suivant.

6. Régularisation des comptes et charges¶

Le calcul de régularisation est effectué à la validation de la clôture provisoire.
À ce stade :
- seuls les comptes 489x sont impactés ;
- les comptes copropriétaires 450x ne sont pas encore modifiés.
Lors de la clôture définitive :
- les soldes 489x sont appliqués aux comptes 450x ;
- les copropriétaires deviennent définitivement créditeurs ou débiteurs.

La date comptable retenue est celle de l’assemblée générale validant les comptes.

Attention

Modification après clôture provisoire¶

Toute modification comptable (facture, écriture, travaux) après une clôture provisoire impose :

l’annulation de la clôture provisoire ;
la relance complète de la clôture provisoire.

Sinon, les montants de régularisation seront inexacts.

6.1 Régularisation automatique des charges¶

Lors de la clôture de l’exercice :

Copriciel effectue une régularisation automatique sur toutes les dépenses réelles, qu’elles soient supérieures ou inférieures au prévisionnel.
Les comptes copropriétaires (450x) sont ajustés uniquement pour la différence entre :
- les provisions ou appels de fonds effectués, et
- les dépenses réellement engagées.
Si les dépenses ont été inférieures au prévisionnel, les copropriétaires ne paient que ce qui reste effectivement à leur charge.
Si les dépenses ont été supérieures au prévisionnel, la régularisation répartit le dépassement selon la clé de répartition applicable.

⚠️ Il n’est pas nécessaire de réajuster manuellement chaque dépense avant la clôture. La régularisation automatique garantit que les soldes des copropriétaires reflètent fidèlement la situation réelle.

7. Gestion des exercices clôturés¶

Un exercice clôturé ne peut plus être modifié en comptabilité générale.
Pour modifier une écriture, un appel de fonds ou une régularisation, l’exercice doit être déclôturé (depuis l’onglet Budget).
Toute modification impacte directement :
- le résultat de l’exercice ;
- les soldes copropriétaires ;
- les annexes comptables.

⚠️ La déclôture n’est pas une opération neutre : elle invalide les résultats précédents.

8. Clôture définitive¶

La clôture définitive ne doit jamais être effectuée avant l’assemblée générale.
Avant l’AG :
- les états sont préparatoires ;
- les soldes sont indicatifs.
Après validation par l’AG :
- la clôture définitive applique les régularisations ;
- les soldes deviennent définitifs sur les comptes copropriétaires ;
- l’impact se retrouve dans le prochain appel de fonds.

9. Date de clôture de l’exercice comptable¶

Conformément à l’article 14-3 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 :

« Le syndic établit les comptes du syndicat, le budget prévisionnel et les annexes dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice comptable. »

La clôture définitive doit intervenir dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice.
Cette date est utilisée pour appliquer les régularisations sur les comptes copropriétaires et générer les annexes comptables pour l’assemblée générale.

10. Bonnes pratiques¶

Ne jamais raisonner en « report de dépassement » sur l’exercice suivant.
Saisir toutes les dépenses réelles, même hors budget.
Utiliser les appels de fonds uniquement pour la gestion de trésorerie, pas pour corriger les charges.
Vérifier les régularisations avant l’AG.
Clôturer définitivement uniquement après validation des comptes.