Réaliser les appels de fonds¶

Les appels de fonds permettent de porter les montants votés (budgets, avances, travaux) sur les comptes individuels des copropriétaires.
Tant qu’un appel de fonds n’est pas réalisé, aucune écriture comptable n’est générée et aucune somme n’est exigible.

1. Principe général¶

Les appels de fonds sont définis à partir des budgets (budget général, travaux, avances).
Ils existent d’abord comme des échéances théoriques.
Ils ne deviennent effectifs qu’après génération des écritures comptables.
Chaque appel impacte directement :
- les comptes copropriétaires ;
- la balance ;
- les états financiers.

À noter :
Un bordereau d’appel de fonds à une date donnée reflète uniquement les écritures comptables enregistrées jusqu’à cette date. Les paiements enregistrés ultérieurement n’apparaîtront que sur le bordereau suivant.

En comptabilité, les régularisations utilisent tous les éléments de résultat (charges via factures et avances via appels de fonds) indépendamment de la date réelle de règlement, même si celui-ci intervient sur un exercice ultérieur.

2. Accéder aux appels de fonds¶

Accédez à Exercice comptable
Ouvrez l’onglet Appels de fonds

La liste affiche l’ensemble des appels définis sur l’exercice.

3. Lecture de la liste des appels de fonds¶

Pour chaque appel, les informations suivantes sont visibles :

Date de l’appel
Budget concerné
Montant appelé
Montant comptabilisé
Statut
Actions disponibles

Exemple : - Budget : Charges générales 01/01/2026 – 31/12/2026 - Montant total prévu : 1 500 € - Montant comptabilisé : 0,00 € → appel non encore réalisé

4. Statut des appels de fonds¶

4.1 Appel non réalisé¶

Le montant n’est pas encore porté sur les comptes copropriétaires
Aucune écriture comptable n’existe
Aucune somme n’est exigible

C’est l’état initial par défaut.

4.2 Appel réalisé¶

Les écritures comptables sont générées
Les montants sont répartis selon les clés de répartition
Les comptes copropriétaires sont débités
L’appel devient exigible

⚠️ Cette opération a un impact comptable immédiat.

4.3 Effet irréversible des écritures d’appels de fonds¶

⚠️ Une fois les écritures comptables d’un appel de fonds passées, les montants sont figés.

Concrètement :

la répartition par lots est calculée à l’instant du passage des écritures ;
toute modification ultérieure du budget, des lots ou des clés de répartition n’a aucun impact sur les appels déjà réalisés ;
les bordereaux individuels et les comptes copropriétaires conservent la répartition initiale.

Copriciel ne recalcule jamais automatiquement des écritures comptables déjà passées. Ce fonctionnement garantit la cohérence comptable et la traçabilité légale.

5. Réaliser un appel de fonds¶

Pour réaliser un appel :

Sélectionnez la ligne de l’appel concerné
Cliquez sur le bouton Passer les écritures comptables
Vérifiez :
la date
le montant
Confirmez l’action

Un message de confirmation s’affiche :

Cette action ajoutera les écritures comptables pour cet appel de fonds.

Après validation : - les écritures sont créées ; - l’appel passe à l’état réalisé.

6. Modifier une répartition ou budget après passage des écritures¶

Si vous avez modifié ou ajouté un budget, des lots, une clé de répartition après avoir réalisé un ou plusieurs appels de fonds, la procédure est la suivante :

Annuler les écritures d’appels de fonds concernées depuis la liste des appels ;
Vérifier et corriger :
- les budgets,
- les lots,
- les clés de répartition ;
Réenregistrer les modalités d’appels de fonds depuis les onglets des budgets respectifs;
Repasser les écritures comptables depuis la liste des appels.

⚠️ Tant que les écritures existantes ne sont pas annulées,
les montants affichés sur les comptes copropriétaires resteront inchangés.

7. Supprimer un appel de fonds réalisé¶

Il est possible d’annuler un appel.

L’action de suppression :

supprime les écritures comptables associées ;
remet l’appel à l’état non réalisé.

⚠️ Si l’exercice est clôturé, pour supprimer l'appel de fonds il faut déclôturer l'exercice.

8. Règles essentielles à respecter¶

Ne jamais modifier les clés de répartition après réalisation des appels sans recalcul complet.
Vérifier systématiquement :
- l’exercice actif ;
- le budget concerné ;
- les montants.
Les appels doivent respecter les modalités votées en assemblée générale.

9. Bonnes pratiques¶

Réaliser les appels à la date prévue, pas en avance.
Vérifier la cohérence entre :
- budget voté ;
- échéancier ;
- montants appelés.
Documenter toute annulation ou correction.
Réaliser les appels avant émission des avis d’échéance.

10. Erreurs fréquentes¶

Confondre appel défini et appel réalisé.
Passer un appel sur le mauvais exercice.
Modifier un budget après avoir réalisé des appels.
Supprimer un appel déjà partiellement réglé.
Oublier de réenregistrer les modalités après modification de clé ou de budget.

11. À retenir¶

Un appel de fonds n’est effectif qu’après passage des écritures.
Il impacte immédiatement la comptabilité.
Toute modification d’appel déjà réalisé nécessite annulation, réenregistrement et repassage des écritures.
Le bordereau montre l’état figé des écritures à une date donnée, mais la comptabilité et les régularisations utilisent l’ensemble des éléments de résultat, indépendamment de la date réelle des paiements.