Relevé de compteur¶

Les relevés de compteurs permettent de répartir des charges de consommation (eau, gaz, électricité, etc.) sur la base de consommations réelles plutôt que sur des tantièmes forfaitaires.

Ils sont utilisés pour :

ventiler précisément les factures de fluides ;
produire des régularisations justes ;
assurer la traçabilité des consommations générales et individuelles.

1. Principe général¶

Le fonctionnement repose sur trois éléments :

Un compteur général
- mesure la consommation globale d’un fluide ;
Des compteurs individuels
- rattachés aux lots ou copropriétaires ;
Une clé de répartition
- basée sur les consommations relevées.

La différence entre la consommation générale et la somme des consommations individuelles permet d’identifier :

les consommations communes ;
les pertes éventuelles ;
les écarts de relevé.

2. Paramétrer les compteurs généraux¶

2.1 Accès¶

Allez dans Exercice comptable
Ouvrez Compteurs / Relevés
Cliquez sur Configurer les compteurs

2.2 Informations à renseigner¶

Pour chaque compteur général :

Type de compteur
Nature du fluide (ex. : Eau froide, Eau chaude, Gaz, Électricité)
Clé de répartition
Clé utilisée pour répartir les charges liées à ce fluide
→ souvent nommée comme le type de compteur (ex. : Eau Froide)
Identifiant / numéro de compteur
Numéro physique ou libellé unique pour l’identification

💡 Pour le fluide Eau, la création du compteur général génère automatiquement la clé de répartition Eau Froide, utilisée pour répartir la facture d’eau.

2.3 Bonnes pratiques¶

Créer un compteur général par fluide et par zone si nécessaire
Utiliser des libellés clairs et cohérents
Vérifier que chaque compteur général dispose d’une clé de répartition dédiée

3. Paramétrer les compteurs individuels¶

Une fois le compteur général créé, il est nécessaire d’ajouter les compteurs individuels.

3.1 Accès¶

Depuis la liste des compteurs généraux, cliquez sur Action
Accédez à Modifier les compteurs individuels

3.2 Association aux lots¶

Pour chaque compteur individuel :

Lot / Copropriétaire associé
Numéro de compteur
Dernière consommation connue (si disponible)

Chaque compteur individuel est rattaché :

à un lot ;
indirectement à un copropriétaire ;
au compteur général correspondant.

3.3 Règles importantes¶

Un lot ne peut avoir qu’un compteur individuel par type de fluide
Les compteurs doivent être créés avant la saisie des relevés
Toute modification ultérieure impacte les calculs de consommation

4. Saisir un relevé de compteur général¶

4.1 Accès¶

Allez dans Exercice comptable
Ouvrez Compteurs / Relevés
Cliquez sur Ajouter un relevé général

4.2 Champs à renseigner¶

Compteur
Budget concerné
Date du relevé
Index relevé
Date précédente
Index précédent

La consommation générale est calculée automatiquement : Index relevé - Index précédent

5. Saisir les relevés des compteurs individuels¶

Après la saisie du relevé général :

Cliquez sur Modifier les relevés individuels dans la colonne Action du relevé général.
Pour chaque lot :
saisissez l’index relevé ou une estimation ;
vérifiez la date ;
validez la consommation calculée.

Le système calcule automatiquement :

la consommation individuelle ;
la somme des consommations ;
l’écart avec la consommation générale.

6. Facturation et répartition de l’eau¶

Le module consommation d’eau permet de gérer la facturation aux copropriétaires disposant d’un compteur individuel, ainsi que la prise en compte des acomptes versés au fournisseur d’eau.

6.1 Intégration avec les appels de fonds¶

Les provisions d’eau sont toujours calculées sur la base des consommations réelles de l’exercice précédent (N‑1) pour les appels de fonds de l’exercice en cours (N).
La consommation d’eau est répartie sur les appels de fonds en utilisant :
- la ligne de budget d’eau créée lors du paramétrage du budget ;
- la clé de répartition générée automatiquement pour le compteur général.
Lors de la facturation d’une consommation d’eau :
- utilisez la clé de répartition Eau (issue du compteur général) ;
- ne pas utiliser la clé générale de charges.

💡 Les montants prévisionnels pour les appels de fonds sont donc des estimations basées sur N‑1 et seront régularisés à la clôture de l’exercice.

6.2 Répartition sur les copropriétaires¶

La répartition se fait sur la base des relevés individuels :
- la consommation totale du compteur général est comparée à la somme des consommations individuelles ;
- le logiciel répartit les écarts et les consommations communes automatiquement.
Il n’est pas nécessaire de créer une refacturation manuelle : tout se fait automatiquement via la clé de répartition Eau.

6.3 Acomptes fournisseur d’eau¶

Les acomptes versés au fournisseur d’eau peuvent être saisis comme n’importe quelle facture.
La répartition sur les copropriétaires se fait via la clé Eau, proportionnellement à leur consommation individuelle.

6.4 Clôture et régularisation¶

Lors de la clôture de l’exercice, le logiciel :
- transpose les consommations d’eau sur la clé de répartition correspondante ;
- calcule les régularisations éventuelles comme pour toute autre dépense ;
- met à jour les comptes des copropriétaires en fonction de leurs relevés individuels.
Les consommations d’eau sont alors visibles sur l’annexe comptable de relevé individuel de chaque copropriétaire.
⚠️ Cette régularisation est essentielle car toute dépense, y compris l’eau, doit être approuvée en assemblée générale.

6.5 Exemple de calcul de quote-part¶

Dans le logiciel, chaque m³ consommé fonctionne comme un tantième :

Si un lot a consommé 29 m³ sur un total de 100 m³, il obtient 29 unités sur 100.
Consommation totale : 100 m³ → facture : 100 €
Lot ayant consommé 29 m³ → quote-part = 29 / 100
Montant à régler = 100 € × 29 / 100 = 29 €

Une quote-part de consommation d’eau de 29 m³ sur 100 m³ est équivalente à 29 tantièmes sur 100.

6.6 Bonnes pratiques¶

Vérifier que chaque compteur individuel est correctement associé à un lot et au compteur général.
Avant la génération des appels de fonds, ajuster la consommation d'eau prévisionnelle pour chaque lot principal si nécessaire.
Toute modification après clôture nécessite une déclôture de l’exercice pour recalculer correctement les régularisations.
S’assurer que la clé Eau Froide est utilisée pour tous les calculs et factures.

7. Contrôle des écarts de consommation¶

La colonne Différence de consommation permet d’identifier :

les consommations communes ;
les pertes techniques ;
les erreurs de relevé ou d’index.

⚠️ Un écart important doit toujours être analysé avant validation.

8. Modification d’un relevé¶

Il est possible de modifier un relevé tant que :

les charges associées n’ont pas été régularisées ;
l’exercice n’est pas clôturé.

Lors d’une modification : - les consommations sont recalculées ; - les répartitions sont mises à jour.

9. Bonnes pratiques¶

Relever les compteurs à dates fixes chaque année
Conserver les relevés physiques ou photos
Éviter les estimations si possible
Vérifier systématiquement les index précédents
Ne pas modifier les relevés après régularisation

10. Erreurs fréquentes¶

Oublier de créer les compteurs avant les relevés
Saisir un mauvais index précédent
Associer un compteur individuel au mauvais lot
Valider un relevé avec un écart inexpliqué
Ne pas utiliser la clé de répartition automatique pour la facturation d’eau
Confondre provisions prévisionnelles et consommation réelle

11. À retenir¶

Les relevés conditionnent la répartition des charges de fluides
La cohérence entre compteur général et individuels est essentielle
Toute erreur se répercute directement sur les comptes copropriétaires
Pour l’eau, la clé Eau Froide automatise la répartition des factures
Les provisions d’eau sont basées sur N‑1 et régularisées à la clôture de l’exercice