Travaux / opérations exceptionnelles¶

Certaines dépenses ne relèvent pas du budget courant de fonctionnement.
Il peut s’agir de travaux, d’opérations exceptionnelles ou du financement d’études techniques.
Ces dépenses font l’objet d’un vote spécifique en assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) et donnent lieu à un ou plusieurs appels de fonds dédiés.

1. Principe général¶

Les travaux et opérations exceptionnelles permettent de :

financer des dépenses non récurrentes ;
distinguer clairement ces montants du budget de fonctionnement ;
assurer une répartition conforme aux décisions d’assemblée générale ;
suivre précisément l’avancement financier d’un projet.

Chaque opération est indépendante du budget général et possède son propre suivi comptable.

2. Cas de figure prévus en copropriété¶

Copriciel distingue trois types d’opérations exceptionnelles, conformément aux usages comptables en copropriété.

2.1 Travaux votés¶

Il s’agit de travaux d’entretien, de rénovation ou d’amélioration votés en assemblée générale.

Exemples :

ravalement de façade ;
réfection de toiture ;
remplacement de chaudière ;
travaux d’accessibilité.

Ces opérations sont généralement imputées sur des comptes de type 671x.

2.2 Travaux urgents / opérations exceptionnelles¶

Ce cas couvre les dépenses engagées sans attendre le vote préalable, ou liées à une situation exceptionnelle.

Exemples :

travaux urgents suite à un sinistre ;
procédure judiciaire ;
mise en sécurité immédiate de l’immeuble.

Ces opérations doivent être ratifiées en assemblée générale a posteriori.

2.3 Études techniques¶

Il s’agit du financement d’études préalables ou d’expertises.

Exemples :

diagnostic technique global (DTG) ;
audit énergétique ;
étude structurelle ;
étude préalable à des travaux.

Ces études peuvent être suivies indépendamment ou liées à des travaux futurs.

3. Accéder à la section¶

Accédez à Exercice comptable
Sélectionnez Travaux / opérations exceptionnelles

Vous visualisez alors la liste des opérations existantes, avec leur type, statut et libellé.

4. Ajouter des travaux ou opérations exceptionnelles¶

Pour créer une nouvelle opération :

Cliquez sur Ajouter des travaux ou opérations exceptionnels
Renseignez les champs suivants :

4.1 Type¶

Sélectionnez le type d’opération :

Travaux votés (671x)
Travaux urgents / opération exceptionnelle
Étude technique

Ce choix détermine la logique comptable associée.

4.2 Libellé¶

Libellé clair et explicite de l’opération.

Exemples :

Ravalement façade – Bâtiment A
Procédure judiciaire – Lot 12
Audit énergétique global
Diagnostic DPE 3PT

Le libellé est utilisé dans :

les appels de fonds ;
les documents comptables ;
les annexes.

4.3 Clé de répartition¶

Indique la clé de répartition applicable à l’opération.

Exemple :

Charges générales propriétaires
Clé spécifique travaux
Clé bâtiment / ascenseur / parking

⚠️ La clé doit être conforme à la décision votée en assemblée générale.

4.4 Montant¶

Montant total voté pour l’opération
Exprimé en euros

Ce montant servira de base pour :

les appels de fonds ;
le suivi des dépenses ;
les régularisations éventuelles.

4.5 Date d’assemblée générale¶

Date du vote de l’opération en AG
Format : JJ/MM/AAAA

Cette date permet de justifier la légitimité de l’opération et de tracer la décision collective.

5. Statut de l’opération¶

Chaque opération dispose d’un statut :

Ouvert : opération en cours, appels de fonds possibles
Clôturé : opération terminée, plus aucune modification possible

Le statut conditionne les actions disponibles.

6. Appels de fonds liés aux travaux¶

Les travaux et opérations exceptionnelles donnent lieu à :

un appel unique ;
ou plusieurs appels échelonnés.

6.1 Procédure pour inclure une opération exceptionnelle dans les appels de fonds¶

Pour que l’opération (ex. Diagnostic DPE) soit correctement incluse dans les appels de fonds :

Saisissez l’opération dans Travaux / opérations exceptionnelles, avec le montant total et le nombre d’échéances prévues.
Vérifiez que le tableau affiche bien :
- le montant total ;
- toutes les échéances planifiées (ex. : 01/01, 01/04, 01/07, 01/10).
Enregistrez les modalités d’appels en cliquant sur le bouton Enregistrer.
⚠️ Tant que cette étape n’est pas réalisée, les montants ne sont pas pris en compte dans le suivi comptable ni dans la répartition aux copropriétaires.
Ensuite, pour que ces montants soient effectivement portés sur les comptes des copropriétaires, il faut réaliser l’appel de fonds :

Accéder aux appels de fonds¶

Accédez à Exercice comptable > Appels de fonds La liste affiche l’ensemble des appels définis sur l’exercice.

Réaliser un appel de fonds¶

Sélectionnez la ligne de l’appel concerné.
Cliquez sur le bouton Passer les écritures comptables.
Vérifiez :
- la date
- le montant
Confirmez l’action.

Un message de confirmation s’affiche :

Cette action ajoutera les écritures comptables pour cet appel de fonds.

Après validation :

les écritures sont créées ;
l’appel passe à l’état réalisé.

Ainsi, le montant de l’opération exceptionnelle est correctement imputé aux copropriétaires et suivi dans la comptabilité.

6.2 Modification d’une opération ou d’un appel déjà saisi¶

Si vous avez fait une erreur dans la saisie de l’opération ou dans les modalités d’appels :

L’exercice doit être déclôturé.
Allez dans Comptabilité > Écritures comptables.
Sélectionnez le journal AN.
Supprimez l’écriture de reprise ou d’appel erronée.
Revenez dans Paramétrage > Travaux / opérations exceptionnelles et refaites la saisie ou enregistrez à nouveau les appels.

7. Bonnes pratiques¶

Toujours créer une opération distincte par projet ;
Utiliser un libellé précis et daté ;
Respecter strictement les décisions d’AG ;
Ne pas mélanger travaux et charges courantes ;
Clôturer l’opération une fois toutes les dépenses enregistrées ;
Vérifier que chaque échéance est bien enregistrée avant de générer l’appel de fonds.

8. Erreurs fréquentes¶

Enregistrer des travaux dans le budget général
Oublier de rattacher une clé de répartition
Modifier le montant après appels de fonds
Ne pas renseigner la date d’AG
Laisser une opération ouverte inutilement
Ne pas cliquer sur Enregistrer après la saisie des échéances → montant non pris en compte

9. À retenir¶

Les travaux et opérations exceptionnelles sont hors budget courant.
Ils sont votés spécifiquement en AG.
Ils disposent d’un suivi comptable dédié.
Leur bonne saisie et l’enregistrement des appels garantissent une répartition juste et transparente.