Comptabilité des copropriétaires¶
La section Comptabilité > Copropriétaires permet de suivre, analyser et justifier la situation financière individuelle de chaque copropriétaire.
Elle constitue le cœur du suivi des créances et des règlements du syndicat.
1. Objectifs¶
Cette section permet de :
- Visualiser la situation comptable globale de tous les copropriétaires ;
- Consulter le détail du compte individuel (450x) de chaque copropriétaire ;
- Identifier rapidement les soldes débiteurs ou créditeurs ;
- Enregistrer les règlements (virements, chèques, espèces) ;
- Justifier les soldes en cas de contestation ou de contrôle.
2. Vue d’ensemble des copropriétaires¶
L’écran principal affiche la situation comptable à une date donnée.
Colonnes affichées¶
- Compte : compte comptable individuel du copropriétaire (450xxxxx)
- Débit : sommes dues par le copropriétaire (appels de fonds, régularisations, charges)
- Crédit : règlements effectués par le copropriétaire
- Balance :
- Solde négatif → copropriétaire débiteur
- Solde positif → copropriétaire créditeur
- Actions : accès au détail du compte et aux opérations possibles
💡 La balance correspond strictement au solde comptable du compte 450x.
3. Détail du compte copropriétaire¶
En cliquant sur un copropriétaire, vous accédez à son grand livre individuel.
Informations affichées¶
Pour chaque écriture :
- Date
- Libellé
- Débit (charges appelées)
- Crédit (règlements, avoirs)
- Solde cumulatif
Types d’écritures courantes¶
- Appels de fonds (budget général, travaux, avances)
- Régularisations de charges
- Reports à nouveau
- Règlements (virements, chèques, espèces)
⚠️ Le solde affiché est chronologique et cumulatif : toute écriture impacte directement la dette ou l’avoir du copropriétaire.
4. Ajouter un règlement¶
Les règlements permettent de créditer le compte copropriétaire et de réduire sa dette.
Procédure¶
- Accédez au compte du copropriétaire concerné
- Cliquez sur Ajouter un règlement
- Renseignez :
- Copropriétaire
- Type de règlement :
- Virement / Espèces
- Chèque
- Date du règlement
- Description (référence, numéro de chèque, etc.)
- Montant
- Compte bancaire (512x)
- Enregistrez
L’écriture est automatiquement générée :
- Crédit du compte 450x
- Débit du compte bancaire 512x
5. Supprimer ou modifier un règlement¶
Si vous devez réinitialiser la situation d’un copropriétaire ou corriger un règlement saisi par erreur :
Procédure¶
- Accédez à Comptabilité > Écritures comptables
- Filtrez sur le compte du copropriétaire concerné
- Identifiez la ligne correspondant au règlement à supprimer ou modifier
- Selon le cas :
- Supprimer la ligne : le solde du copropriétaire est recalculé automatiquement
- Modifier la ligne : ajustez le montant, la date ou la référence
- Validez l’opération
⚠️ Toute suppression ou modification impacte directement :
- le solde du copropriétaire
- les annexes comptables
- les régularisations de fin d’exercice
6. Règles comptables importantes¶
- Les comptes copropriétaires sont des comptes de tiers (classe 4).
- Un copropriétaire peut être :
- débiteur sur un exercice ;
- créditeur suite à un trop-perçu ou une avance.
- Les soldes doivent être justifiables à tout moment par le détail des écritures.
- Toute modification rétroactive impacte :
- les soldes individuels ;
- les annexes comptables ;
- les régularisations.
7. Bonnes pratiques¶
- Saisir les règlements à la date réelle d’encaissement
- Toujours vérifier le compte bancaire utilisé (512x)
- Utiliser des libellés explicites pour faciliter les contrôles
- Ne jamais modifier ou supprimer une écriture validée sans justification comptable
- S’appuyer sur le détail du compte en cas de contestation d’un copropriétaire
8. Erreurs fréquentes¶
- Confondre débit et crédit du compte copropriétaire
- Enregistrer un règlement sur le mauvais copropriétaire
- Oublier d’affecter un règlement au bon compte bancaire
- Corriger un solde sans comprendre l’origine des écritures
9. Lien avec les autres modules¶
La comptabilité des copropriétaires est alimentée par :
- les appels de fonds
- les travaux et opérations exceptionnelles
- les avances de trésorerie
- les régularisations de charges en fin d’exercice
➡️ Toute anomalie constatée ici doit être analysée à la source (budget, appels, répartition)