Factures¶
La section Factures permet d’enregistrer, suivre et comptabiliser l’ensemble des dépenses de la copropriété.
Elle constitue le cœur de la comptabilité d’engagement : une facture impacte les charges dès sa saisie, indépendamment de son paiement.
1. Objectifs¶
La gestion des factures permet de :
- Enregistrer les dépenses fournisseurs de manière conforme ;
- Affecter chaque dépense au bon compte de charges et à la bonne clé de répartition ;
- Distinguer les charges récupérables des charges non récupérables ;
- Suivre les montants dus, payés et les soldes fournisseurs ;
- Alimenter automatiquement les annexes comptables et la régularisation des charges.
2. Liste des factures¶
L’écran principal affiche l’ensemble des factures de la copropriété avec :
- filtres par date, libellé, fournisseur, compte, clé de répartition et montant ;
- vision immédiate :
- du montant total,
- du montant payé,
- du solde restant dû.
Chaque ligne correspond à une facture comptabilisée.
3. Créer une nouvelle facture¶
3.1 Accès¶
- Accédez à Tableau de bord > Factures
- Cliquez sur Nouvelle facture
3.2 Informations à renseigner¶
Date¶
- Date de comptabilisation de la facture
- Elle détermine l’exercice comptable impacté
Libellé¶
- Description explicite de la dépense
- Exemple : Eau 2, Peinture parties communes
Compte fournisseur (401x)¶
- Sélectionnez un fournisseur existant
- Ou créez-le directement si nécessaire
Échéance (facultatif)¶
- Date limite de paiement fournisseur
Référence (facultatif)¶
- Numéro de facture fournisseur
3.3 Répartition de la dépense¶
Chaque facture doit obligatoirement être ventilée :
-
Compte de charges (6xxx)
Exemple :- 60100000 – Eau
- 60400000 – Achats produits d’entretien
-
Clé de répartition
Exemple :- Charges générales
- Charges bâtiment B
-
Montant TTC
- Montant de TVA
- Montant récupérable sur locataires (le cas échéant)
💡 Une facture peut comporter plusieurs lignes de répartition si nécessaire.
4. Comptabilisation automatique¶
À l’enregistrement :
- la facture génère automatiquement les écritures comptables :
- débit du compte de charges,
- crédit du compte fournisseur (401x) ;
- elle impacte immédiatement :
- les charges de l’exercice,
- les futures régularisations,
- les annexes comptables.
Aucun paiement n’est effectué à ce stade.
5. Paiement d’une facture¶
Chaque facture dispose d’un onglet Paiements. Trois modes sont possibles :
5.1 Paiement classique¶
- Le paiement est effectué par la copropriété via le compte bancaire.
- La facture passe de montant dû à montant payé.
- Les écritures de règlement sont générées automatiquement.
5.2 Paiement affecté à un copropriétaire¶
- La dépense est intégralement imputée au copropriétaire, sans passer par la copropriété.
- Utile pour les factures ou frais spécifiques à un lot.
5.3 Paiement pour la copropriété par un copropriétaire¶
- Le copropriétaire avance le paiement, mais la charge reste au nom de la copropriété.
- Utile lorsque le copropriétaire règle une facture générale de copropriété à la place du syndic.
💡 Le logiciel conserve la trace du mode de paiement choisi pour faciliter le suivi et la justification des règlements.
6. Saisie d’un avoir fournisseur¶
Un avoir fournisseur est un document émis par un fournisseur pour annuler ou réduire une facture déjà reçue (ex. retour de marchandise, remise, erreur de facturation).
Il doit être saisi comme une écriture comptable spécifique.
6.1 Accès¶
- Accédez à Tableau de bord > Écritures comptables > Nouvelle écriture comptable
6.2 Créer l’écriture d’avoir¶
- Identifiez l’avoir :
- montant de l’avoir
- date de l’avoir
- référence fournisseur
- Saisissez l’écriture comptable :
| Compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 401xxx | Avoir fournisseur | Montant | - |
| 6xxx | Achat | - | Montant |
⚠️ Les comptes débités/crédités dépendent du type de facture initiale (charges, TVA, etc.).
Cette écriture réduit le solde fournisseur et ajuste les charges correspondantes.
7. Suivi et consultation¶
Pour chaque facture ou avoir, vous pouvez consulter :
- le détail des montants (TTC, TVA, récupérable) ;
- l’historique des paiements et avoirs ;
- les écritures comptables associées ;
- le solde restant dû du fournisseur.
8. Bonnes pratiques¶
- Toujours vérifier le compte de charges avant validation ;
- Utiliser une clé de répartition cohérente avec la nature de la dépense ;
- Séparer charges récupérables et non récupérables ;
- Ne jamais modifier une facture ou un avoir après clôture de l’exercice ;
- Préférer un libellé clair et normalisé.
9. Erreurs fréquentes¶
- Utiliser une mauvaise clé de répartition ;
- Oublier la TVA ou la part récupérable ;
- Saisir une facture ou avoir sur le mauvais exercice ;
- Confondre saisie de facture et paiement ;
- Ne pas sélectionner le copropriétaire lors d’un paiement via copropriétaire.
10. Étape suivante¶
Une fois les factures et avoirs fournisseurs saisis :
- procéder aux règlements fournisseurs ;
- gérer les paiements directs par copropriétaires si nécessaire ;
- préparer les régularisations de charges ;
- éditer les annexes comptables de fin d’exercice.
➡️ Voir la section Comptabilité > Écritures comptables pour la suite du processus comptable.