Lots & tantièmes¶

Cette section explique comment saisir les lots de copropriété et leurs tantièmes dans Copriciel. Ces informations sont essentielles pour le calcul des charges, la répartition des budgets et la production des documents officiels.

Attention

Une fois l’exercice en cours ouvert, ces données ne doivent pas être modifiées sous peine de devoir relancer les enregistrements d’appels de fonds ou les clôtures pour recalculer correctement la répartition.

1. Qu’est-ce qu’un lot ?¶

Un lot représente une unité appartenant à un ou plusieurs copropriétaires :

appartement, parking, cave, local commercial, etc.
propriété individuelle ou en indivision
chaque lot peut être associé à un ou plusieurs propriétaires

Chaque lot est identifié dans l’état descriptif de division du règlement de copropriété.

À savoir

Dans Copriciel, chaque lot possède un identifiant unique et peut être historisé (entrée / sortie) pour suivre les modifications dans le temps.

2. Qu’est-ce qu’un tantième ?¶

Le tantième est la fraction représentant la part d’un lot dans les charges générales de la copropriété.

Exprimé en millièmes ou centièmes
Sert à calculer la part de chaque copropriétaire pour les dépenses communes
Peut exister plusieurs types de clés de répartition :
générales ou spécifiques
par bâtiment, parking, eau…

Exemple :

Appartement : 50/1000 tantièmes
Parking : 10/1000 tantièmes

Attention

Une modification de tantièmes ou de structure des lots doit être historisée pour préserver la cohérence des calculs et de l’audit comptable.

3. Saisie des lots dans Copriciel¶

3.1 Informations à renseigner pour chaque lot¶

Nom ou numéro du lot : identifier le lot facilement
Type de lot : appartement, parking, cave, local, etc.
Tantième(s) : saisir la valeur correspondante selon le type de clé de répartition
Date d’entrée / sortie (optionnelle mais recommandée) : permet de gérer l’historique des lots et leur répartition sur plusieurs exercices

3.2 Conseils pratiques¶

Renseigner tous les lots dès la création de la copropriété
Vérifier les tantièmes figurant dans l’état descriptif de division
Utiliser les bons types de lots pour faciliter les exports et documents officiels
Historiser tout changement de quote-part ou de structure de lot (division, réunion, suppression)

4. Modification et suppression¶

Un lot peut être modifié si des erreurs sont détectées
La suppression d’un lot est possible uniquement si aucun document ou écriture comptable ne lui est associé
Pour un lot existant avec des écritures comptables, il faut d’abord ajuster ou clôturer les opérations avant suppression
Les changements de quotes-parts ou de structure de lot doivent créer un nouvel état historisé, jamais écraser l’existant

Astuce

La gestion historisée permet de calculer automatiquement les totaux à différents instants et de produire des états cohérents même après modification des lots.

5. Modification des tantièmes suite à un modificatif du Règlement de Copropriété¶

Lorsqu’un modificatif du règlement de copropriété (RC) change les tantièmes ou la structure des lots :

5.1 Principes clés¶

Les tantièmes appartiennent aux lots, pas aux copropriétaires.
Un modificatif de RC doit être appliqué aux lots avec une date d’effet précise.
L’historique des lots doit être conservé :
- anciens lots → date de sortie = date du modificatif
- nouveaux lots ou quotes-parts → date d’entrée = date du modificatif
- Le total des tantièmes est recalculé automatiquement à partir des quotes-parts des lots à chaque instant.

5.2 Méthode recommandée dans Copriciel¶

Pour appliquer un modificatif du RC qui change les tantièmes (ex. total 966 au lieu de 1000) :

Figer l’ancien état
- Pour chaque lot existant avant le modificatif, définir une date de sortie correspondant à la date d’effet du modificatif.
- Depuis la liste des copropriétaires, pour chaque lot, éditer le lot et définir la date de sortie (date du modificatif - 1).
- Les quotes-parts précédentes restent inchangées jusqu’à cette date.
Créer le nouvel état
- Créer de nouveaux lots pour représenter l’état après le modificatif.
- Pour chaque lot :
  - Saisir la date d’entrée = date du modificatif
  - Saisir les nouvelles quotes-parts
  - Conserver la même clé de répartition (ex. “Charges générales”)
  - Attribuer les nouveaux lots aux copropriétaires correspondants
Vérifier la cohérence
- Contrôler que le total des tantièmes correspond bien au RC modifié.
- Vérifier que toutes les écritures comptables antérieures restent correctes.

Attention

Ne modifiez jamais les quotes-parts d’un lot existant sans historisation. Sinon, vous écrasez l’état précédent et compromettez la cohérence comptable et juridique.

5.3 Convention de nommage des lots historisés¶

Principe : conserver le numéro officiel du lot pour les documents actuels et distinguer les anciens lots par l’année de modification ou de création par exemple. Le tout c'est de se trouver une convention de nommage pour distinguer les anciens lots et les nouveaux, chacun avec leur quote part associée. Ceci doit être appliqué uniquement pour les lots dont la répartition a changé.

Ancien lot : ajouter _AAAA → Lot X_2025
AAAA = année de création ou année du dernier modificatif
Nouveau lot : garder le numéro officiel → Lot X

Exemple pratique :

Lot	Avant (19/01/2026)	Après (19/01/2026)
Lot 1_2025	500 / 1000	Lot 1 : 480 / 966
Lot 2_2025	300 / 1000	Lot 2 : 300 / 966
Lot 3_2025	200 / 1000	Lot 3 : 186 / 966
Total	1000	966

Cette convention permet de retrouver rapidement l’historique, de trier facilement les lots et d’éviter toute confusion avec les nouveaux lots.

5.4 Cas particuliers¶

Situation	Action recommandée
Division d’un lot	Créer de nouveaux lots avec quotes-parts historisées et date d’entrée → ancienne quote-part figée
Réunion de lots	Créer un nouveau lot, anciens lots figés → nouvelles quotes-parts
Renommage pur de lot	Modifier seulement le libellé / numéro → aucune nouvelle quote-part nécessaire

Astuce

Cette méthode permet de gérer prospectivement toutes les modifications de RC, de conserver un historique complet et de maintenir la cohérence des totaux sans créer de nouvelle clé inutile.

6. Erreurs fréquentes¶

Ne pas saisir tous les lots présents dans la copropriété
Saisir des tantièmes incorrects ou incomplets
Confondre plusieurs types de clés de répartition
Omettre de lier correctement le lot à son ou ses propriétaire(s)
Ne pas historiser les modifications → risque de désynchronisation des totaux

7. Vérification¶

Après saisie de tous les lots et tantièmes :

Vérifier le total des tantièmes par clé de répartition → correspond au total défini dans le règlement de copropriété
Contrôler la cohérence entre lots, propriétaires et clés de répartition
Vérifier les dates d’entrée / sortie si des modifications ont été effectuées

Attention

La cohérence des lots et tantièmes est cruciale pour le calcul automatique des charges et des budgets.