Reprise comptable¶

La reprise comptable est une étape structurante du paramétrage initial. Elle intervient principalement lors d’un changement de syndic, d’une migration depuis un autre logiciel, ou lorsque l'on récupère une comptabilité existante.

Attention

Cette opération doit impérativement être réalisée depuis la page Paramétrage > Reprise comptable.
Une reprise mal effectuée provoque des déséquilibres comptables persistants (alertes de balance, erreurs de clôture, appels de fonds incohérents).

1. Quand faut-il effectuer une reprise comptable ?¶

Une reprise comptable est requise dans les cas suivants :

changement de syndic voté en assemblée générale ;
migration depuis un autre logiciel de gestion ;
récupération d'une comptabilité existante fournie par un tiers ;
reprise d'une copropriété existante avec historique comptable.

Astuce

Une copropriété neuve ou sans historique comptable ne nécessite pas de reprise.

2. Cadre légal (changement de syndic)¶

Le changement de syndic est encadré par la loi du 10 juillet 1965, article 18-2.

Délais de transmission imposés à l'ancien syndic¶

À compter de la fin de son mandat :

15 jours : transmission des fonds disponibles et documents essentiels ;
1 mois : transmission des archives administratives et techniques ;
2 mois : transmission des documents comptables définitifs (soldes, balances, comptes copropriétaires, banque).

Important

Le non-respect de ces délais peut donner lieu à mise en demeure et astreinte judiciaire.

3. Objectifs de la reprise comptable¶

La reprise vise à :

assurer la continuité comptable ;
repartir sur des soldes justifiés ;
garantir l'équilibre du bilan d'ouverture ;
permettre une gestion correcte :
- des budgets,
- des appels de fonds,
- des régularisations,
- des clôtures.

4. Sources utilisables pour la reprise¶

4.1 Documents complets (idéal)¶

balance générale d'ouverture ;
journal d'ouverture ou grand livre ;
états bancaires rapprochés ;
annexes comptables ;
décomptes individuels des copropriétaires.

4.2 Documents minimaux (reprise simplifiée)¶

À défaut d'historique détaillé :

Annexe 1 (ou équivalent) ;
soldes des principaux comptes de bilan.

Comptes généralement repris :

103x – Avances
105x – Provisions travaux
401x – Fournisseurs
450x – Copropriétaires
512x – Banque

Conseil

Même en reprise simplifiée, l'écriture doit être globalement équilibrée. Sur la balance le solde des comptes 110x et 119x doivent être égaux.

5. Principe fondamental : l'équilibre comptable¶

Toute reprise repose sur une règle non négociable :

Total des débits = total des crédits

Exemple de reprise équilibrée¶

Compte	Libellé	Débit (€)	Crédit (€)
45000001	Copropriétaire DUPONT	965,45
45000002	Copropriétaire DURAND	525,30
51200001	Banque	8 500,00
40100001	Fournisseur Nettoyage		1 450,00
10300001	Avances de trésorerie		3 000,00
10500001	Provisions travaux		4 000,00
47200000	Compte d'attente		341,25
TOTAL		9 991,25	9 991,25

6. Reprise pratique des soldes¶

Pour effectuer une reprise comptable fiable, il est recommandé de suivre ces étapes concrètes.

6.1 Reprendre les comptes de bilan (classes 1 à 5)¶

Les comptes de classe 1 à 5 représentent les éléments du bilan. Ils doivent systématiquement être repris pour assurer un équilibre comptable correct.

Étapes :

Identifier les soldes sur l'Annexe 1 ou document équivalent fourni par l'ancien syndic. Les comptes à surveiller incluent :
- 1xxx – Provisions
- 4xxx – Tiers (fournisseurs, copropriétaires)
- 5xxx – Banques
Vérifier les valeurs disponibles dans l'Annexe 1.
- Ces informations permettent de préparer les écritures de reprise pour tous les comptes sauf certains comptes détaillés de tiers.

Limite de l'Annexe 1

L'Annexe 1 ne fournit pas le détail des comptes de copropriétaires (45xxx) ni des fournisseurs (401xxx). Pour ces comptes, il est indispensable de consulter le grand livre.

6.2 Attention particulière : les travaux collectés sur les comptes 120x¶

⚠️ Situation fréquente d'erreur

Lors de la reprise, il est essentiel de vérifier tous les soldes liés aux opérations de travaux, y compris ceux collectés sur les exercices antérieurs.

Cas concret

Exemple d'erreur courante :

Budget travaux voté en AG : 4 235 €
Appel de fonds réalisé en juin : 2 000 €
Solde restant financé par l'exercice précédent : 2 235 €

Si les 2 235 € collectés l'année précédente ne sont pas repris via le compte 120x, l'exercice courant apparaîtra en déficit de 2 000 €, car les travaux seront comptabilisés en dépenses sans la ressource correspondante.

Principe comptable des travaux collectés antérieurement¶

Les sommes collectées pour des travaux votés sur un exercice précédent mais non encore engagées doivent apparaître :

En fin d'exercice N-1 :

Elles figurent au compte 120x (solde en attente sur travaux)
Ce compte est créditeur du montant collecté

En ouverture de l'exercice N :

Il faut reconstituer l'écriture de reprise pour ces travaux

L'écriture doit comprendre :

Débit   120x – solde en attente sur travaux
Crédit  702x – Travaux (en produits)

ET pour les travaux à réaliser :

Débit   67x – Opérations exceptionnelles (travaux)
Crédit  120x – solde en attente sur travaux

Vérification à effectuer lors de la reprise¶

Consulter le grand livre de l'exercice précédent
Identifier les soldes créditeurs sur les comptes 120x
Vérifier leur origine (travaux votés, opérations exceptionnelles)
Les reprendre systématiquement dans l'écriture d'ouverture

Conséquence d'un oubli : Un déficit artificiel apparaîtra sur l'exercice en cours, car les dépenses de travaux seront comptabilisées sans la ressource préalablement collectée.

6.3 Reprendre les comptes copropriétaires et fournisseurs¶

Pour ces comptes, il est indispensable d'utiliser le grand livre plutôt que l'Annexe 1.

Méthode :

Ouvrir le grand livre de la copropriété.
Identifier les écritures de reprise ou report de solde :
- Chercher les libellés comme "Reprise de solde" ou "Report de solde".
- Repérer les montants correspondants à chaque compte fournisseur ou copropriétaire.
Reporter ces montants lors de la reprise comptable dans Copriciel :
- Chaque solde débiteur ou créditeur doit avoir une contrepartie comptable (banque, fonds, charges ou provisions).
- Ne jamais ajouter de comptes 45 ou 401 isolément.

Important

Ajouter des comptes 45 ou 401 isolément entraîne une balance déséquilibrée et des incohérences comptables.

6.4 Vérifications après reprise¶

Assurez-vous que l'écriture est équilibrée : total des débits = total des crédits.
Tous les comptes 45 et 401 sont correctement imputés avec contrepartie.
Vérifiez spécialement les comptes 120x pour les travaux collectés antérieurement.
Utiliser le compte d'attente (472xxx) uniquement pour les écarts non identifiables.

Bonne pratique

Avant toute autre saisie ou génération d'appels de fonds, vérifiez systématiquement la balance après la reprise et contrôlez spécifiquement les soldes des comptes 120x.

💡 Résumé pratique

Étape	Document source	Compte concerné	Vérification spéciale
1	Annexe 1	Classes 1 à 5	Reprendre les soldes directement
2	Grand livre	Comptes 120x	Travaux collectés antérieurement
3	Grand livre	Copropriétaires (45xxx)	Identifier les lignes "Reprise de solde"
4	Grand livre	Fournisseurs (401xxx)	Même méthode que pour les copropriétaires
5	Paramétrage > Reprise comptable	Tous	Vérifier équilibre et contreparties

7. Cas particulier : soldes débiteurs des copropriétaires (comptes 45)¶

⚠️ Erreur fréquente à éviter absolument

Une reprise comptable ne consiste pas à ressaisir uniquement des soldes de copropriétaires (comptes 45x).

Un compte copropriétaire ne peut jamais exister seul.

Chaque solde débiteur d'un copropriétaire est la contrepartie comptable obligatoire de l'un des éléments suivants :

une trésorerie (banque ou caisse) ;
une dette fournisseur ;
des charges déjà comptabilisées ;
un fonds ou une avance.

👉 Ajouter uniquement des comptes 45x revient à dire que des copropriétaires doivent de l'argent sans origine comptable.
C'est comptablement impossible et conduit mécaniquement à une balance déséquilibrée.

Règle impérative

Une seule écriture de reprise globale doit inclure tous les comptes concernés, y compris les contreparties.
❌ Jamais ressaisir isolément des dettes de copropriétaires.

8. Gestion des écarts de reprise¶

Des écarts peuvent exister :

erreurs historiques ;
factures mal affectées ;
rapprochements bancaires incomplets.

8.1 Compte d'attente (472)¶

Les écarts non expliqués peuvent être inscrits temporairement dans un compte d'attente (472xxx).

⚠️ Ce compte :

est transitoire par nature ;
ne doit pas rester soldé durablement ;
doit faire l'objet soit d'une identification précise, soit d'une décision d'assemblée générale.

9. Cas spécifique : solde créditeur non identifié du compte 472¶

Il arrive qu'à l'issue d'une reprise, le compte 472 présente un solde créditeur correspondant à un trop-perçu non attribuable (ex. anciens règlements, écritures de reprise incomplètes, historique lacunaire).

Principe¶

Si l'origine du solde peut être identifiée → il doit être réaffecté correctement (copropriétaire, fournisseur, fonds, charge).
Si l'origine ne peut pas être identifiée malgré les recherches, il est juridiquement et comptablement incorrect de solder ce compte par approximation.

Dans ce cas, le solde correspond à un trop-perçu collectif.

Traitement recommandé¶

Constater l'impossibilité d'identification (documents analysés, balances, relevés).
Faire valider en assemblée générale :
- le constat,
- le principe d'une restitution collective.
- Passer l'écriture suivante :

Débit   472 – Compte d'attente
Crédit  716 – Produits exceptionnels

Effet de cette écriture¶

Le compte 472 est soldé.
Le produit exceptionnel est restitué aux copropriétaires lors de la prochaine régularisation de charges, en diminution des charges générales, au prorata des tantièmes.

⚠️ Cette écriture ne doit jamais être passée sans décision d'assemblée générale.

9.1 Cas alternatif : affectation du solde créditeur du compte 472 en fonds de travaux (105x)¶

Dans certaines situations, l'assemblée générale peut décider de ne pas restituer un solde créditeur non identifié du compte d'attente (472xxx), et de l'affecter à un fonds, notamment au fonds de travaux (105xxx).

Cette option constitue une décision de gestion, distincte du traitement standard par restitution.

Conditions préalables¶

Cette solution est envisageable uniquement si :

l'origine du solde créditeur du 472 est réellement non identifiable, malgré des recherches documentées ;
le caractère de trop-perçu collectif est établi ;
la décision est expressément votée en assemblée générale.

⚠️ En l'absence de décision d'AG, cette affectation est irrégulière.

Principe comptable¶

Le compte 472 étant un compte d'attente, il doit être soldé.
L'affectation en fonds se fait en deux étapes comptables successives :

1. Sortie du compte d'attente¶

Débit   472 – Compte d'attente  
Crédit  716 – Produits exceptionnels

2. Affectation du produit exceptionnel au fonds de travaux¶

Débit   716 – Produits exceptionnels  
Crédit  105xxx – Fonds de travaux

10. Vérification de la balance et alertes¶

Après la reprise, Copriciel contrôle l'équilibre.

Exemple d'alerte :

Votre balance comptable est déséquilibrée, car le total de l'actif ne correspond pas au passif.

Vérifications à effectuer :

La reprise est-elle globale et équilibrée ?
Des comptes 45 ont-ils été ajoutés isolément ?
Les comptes 120x sont-ils correctement repris (travaux collectés antérieurement) ?
Existe-t-il des écritures manuelles incohérentes (OD) ?
Tous les appels de fonds ont-ils bien été générés ?
Des modifications de budget ou de clés ont-elles été faites après passage des écritures ?

11. Modification d'une reprise comptable erronée¶

Si la reprise est incorrecte :

Déclôturez l'exercice concerné
⚠️ Une reprise ne peut être modifiée que sur un exercice non clôturé.
Allez dans Comptabilité > Écritures comptables
Sélectionnez le journal AN
Supprimez l'écriture de reprise
Retournez dans Paramétrage > Reprise comptable
Recréez une reprise complète et équilibrée

👉 Ne jamais corriger une reprise en ajoutant des écritures isolées.

12. Bonnes pratiques dans Copriciel¶

Faire la reprise avant toute autre saisie
Utiliser exclusivement Paramétrage > Reprise comptable
Travailler à partir de documents comptables fiables
Vérifier systématiquement les comptes 120x pour les travaux antérieurs
Vérifier systématiquement la balance
Documenter chaque solde repris
Limiter strictement l'usage du compte d'attente
Ne jamais solder un 472 sans justification ou décision d'AG

13. Erreurs fréquentes¶

Ajouter des comptes copropriétaires seuls
Oublier de reprendre les soldes des comptes 120x (travaux collectés)
Refaire une reprise par déduction ou approximation
Démarrer les appels de fonds sans reprise valide
Modifier des budgets après écritures
Laisser un compte d'attente non soldé
Transformer un 472 en charge ou produit sans AG

14. Étape suivante¶

Une fois la reprise validée :

Ouvrir ou créer l'exercice comptable
Saisir le budget prévisionnel
Générer les appels de fonds
Démarrer la gestion courante

➡️ Voir la section Exercice comptable.