Transfert d’un lot (vente)¶

Le transfert de lot permet de gérer correctement la vente d’un lot de copropriété, en assurant la continuité comptable entre le copropriétaire vendeur et le copropriétaire acquéreur.

Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir :

une répartition correcte des appels de fonds ;
une traçabilité comptable conforme ;
des soldes exacts pour chaque copropriétaire.

⚠️ Un transfert de lot n'est pas une suppression de lot.

1. Principe fondamental : ce qui est transféré et pourquoi¶

Lors d'un transfert de lot, la situation comptable exacte du lot à la date du transfert est transmise de l'ancien au nouveau propriétaire. Cela inclut :

Les provisions pour charges (comptes 7x) dues ou créditrices
Les avances de trésorerie (comptes 10x)
Le solde de l'ensemble des comptes du lot à l'instant T

Règle d'or : Immutabilité après transfert

Après avoir effectué un transfert de lot :

Ne modifiez pas les appels de fonds antérieurs au transfert
Ne modifiez pas le budget de l'exercice en cours
Ne rectifiez pas les régularisations déjà comptabilisées

Toute modification postérieure fausse les soldes transférés et rend la situation comptable incohérente.

Conséquence importante : Si vous modifiez des appels de fonds ou le budget après un transfert, les soldes transmis à l'acquéreur deviennent incorrects. Dans ce cas, reportez-vous à la section 6 : Que faire en cas d'erreur ? pour connaître la procédure complète de rectification.

2. Prérequis avant transfert¶

Avant de procéder au transfert, assurez-vous que :

Le budget de l'exercice est définitif et ne sera plus modifié
Tous les appels de fonds jusqu'à la date de transfert sont créés et comptabilisés
Les régularisations sont effectuées jusqu'à la date du transfert
Le copropriétaire acquéreur existe dans l'application

Création du copropriétaire acquéreur¶

Accédez à Copropriétaires → Nouveau copropriétaire
Renseignez toutes les coordonnées obligatoires
Enregistrez la fiche

3. Comment effectuer le transfert¶

Étape 1 : Accéder au transfert¶

Allez dans Copropriétaires / Propriétaires
Sélectionnez le copropriétaire vendeur
Ouvrez l'onglet Lots
Cochez les lots à transférer
Cliquez sur Transfert en haut à gauche

Étape 2 : Renseigner les informations¶

Date de transfert : Date de l'acte authentique de vente (ex: 04/01/2026)
Nouveau propriétaire : Sélectionnez l'acquéreur dans la liste

Étape 3 : Validation¶

Vérifiez le récapitulatif des soldes transférés
Validez le transfert

4. Ce qui se passe exactement lors du transfert¶

Transfert immédiat des lots et des soldes¶

Une fois le transfert validé :

Le lot est retiré du profil du vendeur.
Le lot apparaît dans le profil de l'acquéreur.
Aucune écriture comptable passée n'est modifiée ou supprimée.

Capture et transfert des soldes¶

Le système prend un instantané (snapshot) de tous les soldes du lot à la date de transfert et les transmet à l'acquéreur :

Type de compte	Ce qui est transféré	Exemple concret
Provisions pour charges (comptes 7x)	Solde exact versé par le vendeur à la date de transfert.	`1 200,00 €` transféré
Avances de trésorerie (comptes 10x)	Solde exact des avances du vendeur.	`450,00 €` transféré

Schéma : Transfert des provisions et avances lors d'une vente¶

Lot	Date d'entrée initiale	Date de transfert	Vendeur (avant transfert)	Acquéreur (après transfert)
3	01/07/2024	04/01/2026	Provisions (7x) : 1 000 € Avances (10x) : 200 €	Provisions (7x) : 1 000 € Avances (10x) : 200 €

Répartition automatique des charges futures¶

La date de transfert sert de pivot pour tous les appels de fonds futurs :

Avant la date de transfert → Tous les appels sont imputées au vendeur.
Après la date de transfert → Tous les appels sont automatiquement imputées à l'acquéreur.

Règles importantes à retenir

Les écritures antérieures à la date de transfert restent définitivement imputées au vendeur.
Les appels de fonds futurs sont automatiquement affectés à l'acquéreur.
Toute modification des appels de fonds, du budget ou des régularisations pour la période antérieure au transfert rendra le solde transféré incohérent.
La date de transfert doit impérativement correspondre à la date de l'acte notarié.

Rappel fondamental : Cette mécanique garantit que les soldes utilisés par le notaire pour le calcul de la soulte correspondent à la réalité comptable exacte au jour de la vente.

5. Contexte légal : pourquoi cette rigueur est nécessaire¶

Article 6-2 du décret du 17 mars 1967¶

"Le paiement des provisions et soldes de régularisation incombe au propriétaire en place à la date d'exigibilité."

Conséquence pratique¶

Le notaire utilise les soldes exacts à la date de vente pour calculer la soulte entre vendeur et acquéreur. Toute modification ultérieure fausse ce calcul.

6. Que faire en cas d'erreur ?¶

Si vous avez modifié des appels de fonds ou le budget après un transfert, les soldes transférés sont devenus incorrects. Voici la procédure de correction :

Procédure de rectification complète¶

Annuler la clôture provisoire
- Allez dans Exercice comptable → Clôture provisoire
- Cliquez sur Annuler la clôture
Annuler les transferts incorrects
- Accédez à la liste des lots de l'acquéreur
- Supprimer chaque lot transféré en cliquant sur le bouton supprimer (il sera automatiquement réassigné au vendeur)
Supprimer les écritures de transfert
- Allez dans Exercice comptable → Écritures
- Recherchez les écritures liées au transfert
  - nature : "transfert"
  - libéllé : "transfert"
- Supprimez-la
Effectuer à nouveau le transfert
- Retournez sur la fiche du vendeur
- Sélectionnez les lots
- Cliquez sur Transfert
- Renseignez la date et le nouvel acquéreur
Relancer la clôture provisoire
- Vérifiez que tous les soldes sont corrects
- Relancez la clôture provisoire

Prévention des erreurs : le bon réflexe

Pour éviter d'avoir à rectifier un transfert :

Finalisez la comptabilité : Vérifiez que le budget et tous les appels de fonds jusqu'à la date du transfert sont définitifs et ne nécessitent plus de modification.
Planifiez : Effectuez les transferts en fin de journée ou de semaine, une fois toutes les saisies du jour validées.
Verrouillez : Informez votre équipe qu'un transfert a eu lieu pour éviter toute modification ultérieure sur la période concernée.

7. Cas particuliers et pièges à éviter¶

❌ Ne jamais utiliser la "Date de sortie"¶

La fonction "Date de sortie" est réservée aux cas où le lot n'existe plus physiquement : - Fusion de lots - Scission - Démolition - Erreur de création initiale

✅ Toujours utiliser "Transfert de lot" pour une vente¶

Gestion des appels de fonds futurs¶

Les appels émis après le transfert sont automatiquement adressés à l'acquéreur
Aucun prorata n'est calculé par le système (c'est le rôle du notaire)

8. Vérifications après transfert¶

Pour le vendeur¶

Vérifiez que son solde est à zéro pour le lot transféré
Confirmez qu'il ne reçoit plus d'appels de fonds pour ce lot

Pour l'acquéreur¶

Vérifiez que le lot apparaît bien dans sa fiche
Confirmez que les soldes transférés correspondent aux états notariés
Testez la création d'un appel de fonds pour ce lot

9. FAQ - Questions fréquentes¶

Q : Puis-je modifier un appel de fonds antérieur après transfert ?

R : Non. Cela rendrait les soldes transférés incorrects. Si c'est absolument nécessaire, suivez la procédure de rectification complète (section 6).

Q : Que faire si la date de l'acte notarié change après le transfert ?

R : Annulez le transfert (section 6) et refaites-le avec la bonne date.

Q : Comment gérer les transferts en cours d'exercice ?

R : Attendez que tous les appels de fonds de l'exercice soient créés avant de transférer. Si c'est urgent, transférez puis ne modifiez plus rien antérieurement.

10. Résumé des points critiques¶

Capture instantanée : Le transfert prend un instantané des soldes à la date T
Immutabilité : Ne rien modifier après le transfert
Date exacte : Utiliser la date de l'acte authentique
Procédure de correction : Savoir annuler et refaire si besoin
Communication : Informer l'équipe des transferts effectués

En bref

Transfert = Photo des soldes à un instant T
Une photo ne change pas quand la réalité change.
C'est pourquoi on ne modifie plus rien après.